Det tar ikke lang tid å samle flere e-postmeldinger enn du kan håndtere. Noen mennesker bare slette meldinger som de leser dem. Andre holde på gamle meldinger for referanseformål.

Problemet er, Outlook bremser ned når du lagrer massevis av e-postmeldinger. Dessuten er en stor samling av meldinger tungvint å administrere. Også, hvis du er på en bedrifts e-postsystem, systemadministratorer kan ikke la deg lagre mer enn en viss mengde e-post fordi det tetter opp systemet.

Arkivering er en funksjon bygget rett i Outlook for å hjelpe deg lagre meldinger og andre Outlook-elementer du ikke trenger å se på akkurat nå, men du likevel være lurt å referere til i fremtiden. Hvis du bruker Outlook på en Exchange-nettverket på jobben, gjør Arkivering det enkelt for deg å komme sammen med systemadministratorer ved slanking ned antallet meldinger du lagrer i e-postsystemet.

Selv om du ikke ønsker å bruke Arkivering funksjonen akkurat nå, kan det være lurt å forstå hvordan det fungerer. Outlook noen ganger arkiver elementer automatisk -. Som kan se til deg som om dine Outlook-elementer forsvinner
Hvis funksjonen for automatisk arkivering virker skremmende og komplisert for deg, prøv å ikke bekymre deg. Microsoft kan ikke ha gjort Arkiv funksjonen lett lesbare. Når du får taket på det, men AutoArchiving kan bli verdifull for deg

Selv om e-postmeldinger er hva folk arkivere oftest, kan alle Outlook-elementer sendes til arkivet -. Avtaler, oppgaver, alt . Folk vanligvis ikke arkivere kontakter og notater, men du kan også arkivere dem hvis du vil.

Sette opp automatisk arkivering

Du trenger ikke å gjøre noe for å få Outlook arkivere elementer; programmet er satt opp til å arkivere elementer automatisk. Hvis du ønsker å se hvordan Outlook er satt opp til å arkivere gamle elementer, eller endre måten Outlook gjør jobben, gjør du følgende:
1. Velg Verktøy -.> Alternativer
dialogboksen Alternativer vises
2.. Klikk kategorien Annet.
Andre alternativer siden vises
3.. Klikk på Automatisk arkivering knappen
automatisk arkivering dialogboks

Ikke gå brøyte gjennom automatisk arkivering dialogboksen endre ting willy-Bulle -.. I alle fall ikke før du ser til å se hva som allerede er satt opp. Fire viktige ting som automatisk arkivering dialogboksen vanligvis forteller deg er som følger:

Hvor ofte Outlook arkiver elementer

Hvor gammel elementer må være for Outlook til sende dem til arkivet

Navnet og plasseringen av arkivfilen

Om arkivering funksjonen er slått på
Når du først installere Outlook, programmet automatisk arkiver elementer hver 14 dager, sender varer over 6 måneder gammel til arkivfilen oppført i automatisk arkivering dialogboksen. For folk flest, vil disse innstillingene er helt fint. Noen foretrekker å slå av funksjonen for automatisk arkivering og kjøre Arkiv prosessen manuelt. Du kan slå av automatisk arkivering prosessen ved å klikke i boksen merket "Kjør automatisk arkivering hver 14. dag" på toppen av automatisk arkivering dialogboksen.

Aktivering Arkiv prosessen manuelt

Du kan arkivere meldinger når du vil ved å velge Fil -> Arkiv fra Outlook-menyen og følge anvisningene. Fordelen med å kjøre Arkiv prosessen manuelt er at du får litt bedre kontroll av prosessen; du kan gi Outlook en cutoff dato for arkivering av elementer, sier den første av året. Du kan også fortelle Outlook hvilke mapper til å arkivere og hvor du skal sende de arkiverte elementer. Du kan også arkivere ulike Outlook-mapper til ulike arkivfiler. Ulempen til all denne kontrollen er at det er mulig å foreta en uskyldig feil og sende arkiverte elementer til et sted du ikke kan finne igjen lett. Prøv å ikke endre navnet eller plasseringen av filene som dine arkiverte elementene er sendt, fordi det er overraskende lett å miste oversikten over hva som gikk der, og Outlook gir ikke mye hjelp med å holde styr på arkiverte filer.

Finne og vise arkivert elementer

Noen ganger automatisk arkivering virker som magi. Eldre elementer er mystisk arkivert bort uten noen handling fra din side. Er ikke så lett? Jada - helt til du plutselig trenger å finne
en av de elementene som flyttet magisk til arkivet. Deretter må du finne hvor det gikk og hvordan du får i gang igjen.

Når du ønsker å ta en ny titt på de elementene du har arkivert, åpne arkivmappe, som Outlook også refererer til som en < i> datafil

Hvis du vil åpne en datafil som inneholder arkiv elementer, gjør du følgende:.
1. Velg Fil -> Åpne -> vises Datafil for Outlook
åpne Outlook-datafil dialogboksen
2... Skriv inn navnet på filen du ønsker å åpne i boksen Filnavn.
Navnet du skriver inn, vises i boksen Filnavn.
3. Klikk på OK.
Navnet på datafilen du åpnet vises i mappen Banner i store bokstaver. Mappelisten vises også, viser to sett med mapper:. Normal og Arkiv

Enkelt nok, ikke sant? Ja, men det er en virtuell fly i den virtuelle salve. Du har sannsynligvis ikke vet navnet på arkivet filen du vil åpne, og det gjør vanligvis ikke opp i listen under Lag eller åpne Outlook-datafil dialogboksen.
For å finne ut navnet på arkivet fil åpen, velger du Fil - ". Arkiv Fil"> Arkiv og ser i boksen merket Vær forsiktig med å endre noe om informasjonen i Arkiv-boksen. Ellers kan Outlook begynne å sende dine arkiverte elementer et annet sted. Informasjonen i Arkiv Fil-boksen er vanligvis kompleks gobbledygook med kolon og flenger og alle slags ting som vanlige folk ikke kan huske.
En måte å fange et langt navn i en dialogboks er å kopiere informasjonen. Her er hva det ser ut i hurtig fremover: Klikk på navnet en gang, trykker Tab, trykker du Shift + Tab, trykker Ctrl + C, og klikk deretter på Avbryt. Når du har kopiert filnavnet, kan du følge trinnene gitt tidligere i denne artikkelen - limer inn navnet du vil inn i boksen Filnavn ved å trykke Ctrl + V, og glade over at du ikke trenger å huske det lenge, crazy filnavn .

Lukke Arkivfil

Du kan holde Arkiv fil åpen i listen Outlook-mappe så lenge du vil, men de fleste foretrekker å lukke den etter at de finner det de trenger. Outlook går litt raskere når du lukker alle unødvendige datafiler

Hvis du vil lukke en datafil, gjør du følgende:.
1. Med mappelisten åpen, høyreklikker du på navnet på Arkiv-mappen., En hurtigmenyen vises.
2. Velg Lukk mappe fra hurtigmenyen.
Din arkivmappe forsvinner fra mappelisten.

Måten mappene er navngitt i Outlook er merkelig. Du kan finne "personlige mapper" som vises flere ganger i mappelisten. For å gjøre Outlook kjøre så raskt som mulig, i nærheten så mange av dem som du kan. Din viktigste sett med mapper - settet du bruker hver dag - vil ikke tett, slik at du ikke trenger å bekymre deg for å stenge de mappene du bruker hver dag
.