En database med forretningsforbindelser er alltid i endring, men Outlook 2003 kan bidra til å holde orden. Enten det er kunder eller leverandører, folk kommer og går, telefonnumre endring, folk bli forfremmet, og så videre. Hold deg oppdatert kontaktlisten er en utfordring som forsterkes når du tar sted i betraktning. Ganske ofte, listen er delt opp mellom faktureringssystemet, innkjøpsavdelingen, og hver selger ulike arkiver (Rolodex, Pocket PC datamaskiner, og selv visittkortet glemt i den øverste skuffen). . Uten en oppdatert database, kan du ikke kommunisere godt med kundene

Her er noen mulige løsninger på dette problemet:

Bruk kontaktlisten som kunde og leverandører database.
Oppdater all informasjon som du mottar den, når du arbeider med deg selv.

Bruk en persons kontaktliste som selskapet listen.
Gjør dette et selskap regel: Alle nye oppdateringer som noen får (for eksempel et visittkort, en telefonsamtale med ny informasjon, eller en e-post) går til en sentral person for database oppdatering
Opprett en offentlig liste på Exchange-serveren og velge en person til å være på listen keeper.
Du kan bruke Business Contact Manager versjon 2.0, som er et gratis tilleggsprogram til Outlook i Office Professional og Small Business-utgavene. Du kan dele de forretningsforbindelser og regnskapet som en liste med resten av selskapet.

Du bør oppdatere adresseendringer og legge til ny kontaktinformasjon umiddelbart. Det første alternativet er bra når du jobber alene. Det andre alternativet fungerer når du ikke har en Exchange-server er tilgjengelig eller ikke bruker Business Contact Manager versjon 2.0. Det beste alternativet er den tredje, fordi kontaktlisten er tilgjengelig for hele teamet når som helst, hvor som helst med Outlook Web Access. Du bare skriver de nye kontakter i kontaktlisten, lagre det, og så sende den som et vCard til kontaktlisten keeper som følger:
1. Åpne lagret kontakt.
To. Velg Handlinger, Videresend som vCard., En ny e-post åpnes med vCard vedlagt.
3. Send det til kontaktlisten keeper.
Kontaktliste keeper mottar e-post og kan enkelt dra og slippe vCard fra e-post til kontaktlisten.

Legge til en kontakt på denne måten tar automatisk opp datoen kontakten ble opprettet (ved hjelp av feltnavnet laget) og opprettholder en siste endringsdato (ved hjelp av feltet modifisert). Du kan tilpasse kontaktene dine se å inkludere opprettes og endres feltene hvis du ønsker å holde styr på denne informasjonen.

Du er sannsynligvis å få kontaktinformasjon fra flere kilder, for eksempel den interne salgssystem, hver selger eller ledelsen. Knytte kontakt med den personen som genereres det forenkler sporing

Du kan bruke kategorier for å hjelpe deg med å spore denne informasjonen.
1. Opprett en ny kategori for hvert salgsteammedlem.
To. Sett inn en ny kontakt på listen.
Tre. Med kontakt åpen, klikker du på knappen kategorier.
Dialogboksen kategorier vises.
4. Velg Avsender Navn kategori og lagre kontakten.

Kontakten er assosiert med sin kilde.