I patologi, som er læren om sykdommer og hvordan de blir overført, er en kontakt med en person som går på en smittsom sykdom, men i Outlook, er en kontakt noen om hvem du holde informasjon. Informasjon om kontakter holdes i Kontakter-mappen. Denne mappen er en super-drevet adressebok. Det har plass til lagring av folks navn, adresser, telefonnumre, e-postadresser, nettsider, personsøker tall, bursdager, jubileer, kallenavn, og andre ting. Når du adresserer en e-postmelding, kan du få adressen rett fra Kontakter-mappen for å være sikker på at adressen er riktig skrevet.
A Kontakter-mappen er bare så god og så grundig som informasjon om kontakter som du legger i det. Disse sidene forklarer hvordan du skal legge inn informasjon om en kontakt og oppdatere informasjonen om det skjer for å endre.
Legge til en ny kontakt i Kontakter-mappen
For å plassere noen på listen, åpner Kontakter-mappen og start ved å gjøre ett av følgende:
Klikk på Ny kontakt knappen
Trykk Ctrl + N (i kontaktmappe vindu) eller. Ctrl + Shift + C
Velg Fil -.> New -.> Kontakt
Du ser kontaktskjemaet. På dette skjemaet er steder for å legge inn omtrent alt som er å vite om en person, bortsett fra hans eller hennes kjærlighetsliv og hemmelige laster. Skriv inn all informasjonen du har lyst til å ta opp, husk disse reglene i veien mens du går:
fullt navn, adresser og så videre:
Selv om du kan bli fristet til å bare inntasting av adresser, telefonnumre, navn, og så videre i tekstboksene, ikke gjør det! Klikk på Fullt navn-knappen på kategorien Generelt, for eksempel å skrive inn et navn. Klikk på Business eller Hjem-knappen for å angi en adresse i Check Adresse dialogboksen. Ved å klikke på knappene og legge inn data i dialogbokser, tillater du Outlook til å skille de forskjellige deler av navn, adresser og telefonnumre. Som sådan, kan Outlook sortere navn og adresser lettere, og den kan bruke navn og adresser som en kilde for masseutsendelser og masse e-utsendelser med Microsoft Word.
Når du legger inn informasjon om et selskap, ikke en person, la Fullt navn feltet stå tomt, og skriv selskapets navn i feltet Bedrift
Informasjon som er viktig for deg.
Hvis skjemaet ikke ser ut til å ha et sted for å legge inn en bestemt type informasjon, kan du prøve å klikke på en trekant knappen og velge en ny informasjons kategori fra lokalmenyen. Klikk på trekanten knappen ved siden av Business knappen og velge Home, for eksempel hvis du ønsker å legge inn en hjemmeadresse i stedet for en forretningsadresse
File As:.
Åpne fil som drop-down menyen og velg et alternativ for å sende inn kontakten i Kontakter-mappen. Kontakter er arkivert alfabetisk etter etternavn, fornavn, firmanavn, eller kombinasjoner av de tre. Velg det alternativet som best beskriver hvordan du forventer å finne kontakten i Kontakter-mappen
postadresser.
Hvis du holder mer enn én adresse for en kontakt, vise adressen du ønsker å sende e-post og velg This Is postadressen boksen
E-postadresser.
Du kan legge inn opp til tre e-postadresser for hver kontakt (klikk på trekanten knappen og velg E-post 2 eller E-post 3 for å angi en andre eller tredje adresse). I displayet som tekstboksen, viser Outlook du hva du vil linje av e-postmeldinger vil se ut når du sender e-post til en kontakt. Som standard viser til linje kontaktens navn etterfulgt av hans eller hennes e-postadresse i parentes. Men du kan skrive inn hva du ønsker i displayet som tekstboksen, og hvis du skriver inn noe annet hjelper deg å skille mellom e-postadresser, skriv noe annerledes. For eksempel skriver Lydia - Personlig, slik at du kan fortelle når du sender e-post til Lydia personlige adresse i motsetning til sin forretningsadresse
Bilder:
Til. sette et digitalt bilde på et kontaktskjema, klikk på Legg til kontakt Photo knappen og, i Legg Kontakt Picture dialogboksen velger et bilde og klikk på OK-knappen.
Husk å skrive noen ord på general fanen for å beskrive hvordan og hvor du møtte kontakten. Når den tid kommer til å luke ut kontakter i listen Kontakter-mappen, lese beskrivelsene kan hjelpe deg å avgjøre hvem som blir luket og hvem som ikke gjør det.
Når du er ferdig med å legge inn informasjon, klikker du Lagre og lukk-knappen . Hvis du er i en hast for å legge inn kontaktinformasjon, klikker du Lagre og Ny-knappen. . Gjør du det åpnes et tomt skjema slik at du kan registrere informasjon om en annen kontakt
Her er en rask måte å legge inn kontaktinformasjon for noen som har sendt deg en e-postmelding: Åpne meldingen, høyreklikk på avsenderens navn på Til-linjen, og velg Legg til Outlook-kontakter på hurtigmenyen. Du ser kontaktskjemaet. Inn mer informasjon om avsender hvis du kan, og klikk på Lagre og Lukk.
Importere e-post og adresser fra et annet program
Tenk deg at du har brukt Outlook Express, Eudora, eller Lotus Organizer til å håndtere e-post og kontaktadresser, men nå du ' har blitt en konvertitt til Outlook. Hva gjør du med de e-postmeldinger og navn og adresser i det andre programmet? Du kan ikke la dem bare sitte der. Du kan importere dem til Outlook og fortsette der du slapp
Hvis du vil importere e-post og kontaktadresser fra et annet program, start ved å velge Fil -.> Import og eksport. Du ser veiviseren for import og eksport. Hva du skal gjøre videre, avhenger av hvor du nå gjøre din e-post og adresse sporing:
Outlook Express:
Velg Importer e-post og adresser, og klikk på Neste. I Outlook Import Tool dialogboksen velger Outlook Express, velger du avmerkingsboksene for å bestemme hva du skal eksportere (E-post, adresser og /eller regler), og klikk på Neste-knappen igjen. I den neste dialogboksen velger alternativer for å bestemme hva du skal gjøre med doble oppføringer; klikk deretter på Fullfør
Eudora.
Velg Importer e-post og adresser, og klikk på Neste. I Outlook Import Tool dialogboksen velger Eudora, velger alternativer for å bestemme hva du skal gjøre med doble oppføringer, og klikk på Neste-knappen igjen. I Browser for dialog Folder boksen, velg filen der Eudora data blir bevart, og klikk på OK-knappen
Lotus Organizer.
Velg Importer fra et annet program eller fil, klikk på Neste-knappen, velge en Lotus Organizer versjon (4.x eller 5.x), og klikk på Neste-knappen igjen. Ved å klikke på Neste-knappen mens du går, blir du bedt om hvordan man skal håndtere like elementer, for å lokalisere Lotus Organizer datafil, og for å velge en Outlook-mappen til å sette dataene i.
Noen Import og eksportfiltre ikke installeres automatisk av Outlook. Outlook kan be deg om å sette inn Office-CDen, så det kan installere et filter.