Stardate 2002: På ,
kaptein på romskipet Enterprise
trofast gjør daglige oppføringer i stjerneloggen. Kapteinen registrerer informasjon om planeter mannskapet har utforsket, aliens de har kjempet, og bisarre fenomener de har observert ute i verdensrommet, hvor ingen mann (eller kvinne) har gått før!
Nå er det din tur. Akkurat som kaptein på Enterprise,
du kan registrere din daglige interaksjon med merkelige vesener i bisarre miljøer under stressende omstendigheter, selv om den merkelige vesener er alle i ditt eget kontor. Outlook Journal er din stjerne loggen.
Ingen tvil om de høye muck-a-mucks av galaksen bruke kapteinens logg for veldig viktige ting, men din Journal tjener du mer direkte. Noen ganger, når du trenger å finne et dokument eller en registrering av en samtale, du husker ikke hva du heter dokumentet eller hvor du lagret det, men du husker når
du opprettet eller mottatt varen. I dette tilfellet, kan du gå til Journal og sjekke datoen når du husker å gjøre med elementet og finne det du trenger å vite.
Å få god bruk fra Journal skjønt, må du bruke den. Du kan stille inn Outlook til å lage bilag for nesten alt du gjør, eller du kan stenge Journal helt av og gjør ingen oppføringer i den. Hvis du putter noe i tidsskriftet, får du ingenting ut.
Hva er den enkleste måten å gjøre oppføringer i Journal? Gjør ingenting. The Journal registrerer automatisk alle dokumenter du opprette, redigere eller skrive ut i alle Office XP-program. The Journal sporer også automatisk e-postmeldinger, møteinnkallelser og svar, og oppgaveforespørsler og svar. Et par andre enn Microsoft Office-programmer programmer har også muligheten til å lage oppføringer i journalen, men denne funksjonen er oftest brukt med Office XP-programmer
Det er en hake. Du må fortelle Outlook du ønsker automatisk Journal opptak skrudd på. (Ok, så du trenger ikke å gjøre noe.) Heldigvis, hvis du ikke har aktivert Journal automatiske opptaksfunksjonen, Outlook 2002 blir spurt om du vil aktivere funksjonen hver gang du klikker Journal ikonet.
For å slå på Journal automatiske opptaksfunksjonen, gjør du følgende:
1. Velg T
ools -..> O
ptions
dialogboksen Alternativer vises
2. Klikk på J
knappen dreibart opplagret alternativer.
Avis dialogboksen Alternativer vises, som vist i figur 1, med boksene for alle typer aktiviteter som du kan ta opp automatisk og navnene på alle de menneskene for hvem du kan automatisk registrere transaksjoner, for eksempel e-mail |
figur 1:.. The Journal dialogboksen alternativer
tre. Klikk for å plassere et merke i boksen for disse elementene og filer du vil automatisk registrere og for kontaktene om hvem du vil at informasjonen registreres.
Liste over personer i for disse C
ontacts boksen er det samme som listen over personer i kontaktlisten. Du kan manuelt opprette Bilag for folk som ikke er i kontaktlisten; se neste avsnitt "Ta et Outlook-element i journalen manuelt."
Når du legger til navn i kontaktlisten i Kontakter-modul, er disse navnene ikke satt for automatisk opptak i journalen. Du enten må sjekke navnet i Journal dialogboksen Alternativer eller åpne kontaktpost, klikk på fanen Journal, og sjekk automatisk registrere loggoppføringer for disse kontaktene.
4. Klikk på OK.
Journal registrerer automatisk disse elementene og filene du har valgt for kontaktene du heter.
Opptak et Outlook-element i journalen manuelt
Hvis du ikke ønsker å rot Journal ved å ta opp alt automatisk kan du legge inn valgte elementer manuelt - bare dra dem til Journal ikonet. For eksempel kan du ikke ønsker å ta opp hver transaksjon med en potensiell klient til du er sikker på at du gjør forretninger med denne kunden. Du kan dra relevante e-postmeldinger til Journal og beholde en registrering av seriøse henvendelser. Når du faktisk begynne å gjøre forretninger med en ny klient, kan du sette opp automatisk opptak
Til manuelt registrere elementer i journalen, gjør du følgende:.
1. Dra elementet som du vil ta opp (for eksempel en e-postmelding) til Journal ikonet.
Bilagsregistrering skjemaet vises (se figur 2). På bunnen av skjemaet er et ikon som representerer elementet som du tar opp, sammen med elementets navn
Figur 2:. En bilagsregistrering med en snarvei til en e-postmelding vedlagt i tekstboksen .
to. Fyll inn informasjon som du ønsker å ta opp.
Du trenger ikke å ta opp noe, skjønt. Teksten boksen nederst på skjermen gir deg plass til å lage et notat til deg selv, hvis du ønsker å bruke den.
3. Klikk S
ave og lukk.
Elementet du registrert legges inn i journalen.
Spille inn et dokument i Journal
Hvis din favoritt program, for eksempel en tegning eller Desktop publisering program, vises ikke i listen over programmer som kan gjøre automatiske oppføringer i Journal, alt er ikke tapt - du kan dra dokumenter fra Outlook mappen Min datamaskin til Journal mappe for å opprette Journal oppføringer for disse programmene filer, også. Fordi Journal kan holde styr på mange typer informasjon om en annen person enn dato og tid (som klient, emne, og noen notater) dokumentet, kan du bruke Journal for å holde styr på filene du oppretter i programmer som ikke er en del Microsoft Office. Hvis du velger å la Outlook skape Bilag automatisk for Office XP-programmer, trenger du ikke å gjøre oppføringer for Office XP-dokumenter
For å ta opp et dokument i journalen, gjør du følgende:.
1. Klikk på andre snarveier skillelinjen i Outlook-feltet.
Ikonene i andre snarveier gruppen vises, inkludert ikonet Min datamaskin.
2. Klikk på ikonet Min datamaskin i Outlook-feltet
din liste over stasjoner vises (se figur 3)
Figur 3:... En liste over stasjoner i Min datamaskin
tre. Finn dokumentet du ønsker å ta opp.
Dobbeltklikk stasjonen som inneholder dokumentet du ønsker å ta opp. Deretter dobbeltklikker du mappen der du lagrer dokumenter for å finne dokumentet du ønsker å ta opp. Markere det.
4. Klikk Outlook Snarveier skillelinjen i Outlook-feltet.
Ikonene i Outlook Snarveier gruppen vises, inkludert Journal ikonet.
5. Flytt dokumentet til Journal ikonet.
Bilagsregistrering skjemaet vises med et ikon i tekstboksen som representerer filen som du tar opp.
6. Klikk S
ave og lukk.
Dokumentet er registrert i journalen.
Stor fordel for overføring av dokumenter i Journal er det faktum at Posteringer er egentlig snarveier til selve dokumentene. Når du skriver et dokument i Journal, har du rask tilgang til informasjonen du har lagret om dokumentet, og du er bare ett klikk unna selve dokumentet. Så hvis du bruker et ikke-Office XP-program som lager filer som ikke holder styr på mye informasjon om seg selv, er det Journal en svært sentral beliggenhet for å holde styr på dokumentinformasjon. For eksempel, hvis du sparer bilder fra et tegneprogram på datamaskinen din, kan det være lurt å spare mer informasjon om hvert bilde enn bare filnavnet. Hvis du oppretter Bilag for hver fil, kan du holde notater om hvert bilde i journalen. Når du finner Journal oppføring for det bildet du vil, bare å dobbeltklikke på ikonet for bildet. Programmet du bruker til å se bildet åpnes.