Top spørsmål stilte Under PowerPoint Training

Når jeg gjør PowerPoint trening, får jeg en rekke spørsmål. Mange av dem er knyttet til temaene organisering av presentasjonen, og legger til lyd, skape et tilpasset utseende, og dele sine presentasjoner. Jeg håper disse vanlige spørsmål kan gi deg svar på en som du har ønsket å vite.

Organisere PresentationI vet at jeg blir litt overveldet når man ser på en enorm mengde informasjon som må pakkes inn i en PowerPoint. Først, jeg sliter med hvordan å gjøre det arbeidet uten å bli for mye for publikum. Min første trinnet er å dele alt i seksjoner. Ved å bryte det ned i mindre biter, kan jeg se hvor jeg kan kutte litt, og hvordan du gjør hele presentasjonen flyte lettere.

Starten i PowerPoint 2010, kan du nå bruke en funksjon som heter "Profiler". Det hjelper deg til å gruppere lysbilder sammen, noe som kan være viktig hvis du har flere foredragsholdere. Se figur 1 for et eksempel på hva en del ser ut i vanlig visning i Slides ruten.
Figur 1

I Lysbildesortering av PowerPoint, her er et eksempel på hvordan det ser ut. Se figur 2. Jeg finner dette synet å være lettere å først kategorisere og sortere mine lysbilder i seksjoner.
Figur 2

For å legge til og navngi et avsnitt, kan du bare høyreklikke mellom noen av skinnene og velger å legge Section. Se figur 3 for høyreklikkmenyen. Du vil ha en untitled seksjon markør vises.
Figur 3

Deretter høyreklikker du på markøren delen og velger å Rename avsnitt. Du kan legge inn en kort kategorinavnet for gruppen av lysbilder. Se figur 4 for høyreklikkmenyen.
Figur 4

Du vil merke fra Figur 4 som du kan slette markeringen delen, fjerne lysbilder i denne delen, og flytte hele gruppen av lysbilder i at avsnitt, også. Du kan kollapse og ekspandere seksjonene for å kunne se på en skisse av lysbildet lett.

Opprett et tilpasset utseende

Et annet spørsmål jeg hører ofte i PowerPoint er i ferd med å sette opp en standard font , fargevalg, etc. for å være i stand til å passe med et aksjeselskap logo eller generelle utseende. Min løsning på dette er ofte å skape et tilpasset tema, som har vært tilgjengelig siden 2007-versjonen. De kan tilpasses av skrift, farge og effekt, også. Hver versjon har lagt til nye temaer, noe som gjør de valgene enda bedre.

I PowerPoint, gå til kategorien Design for å finne temaene. Se figur 5. Rett til høyre av temaene er de tilpasning alternativknapper for font, farge og effekt.
Figur 5

Hvis du ønsker å lage dine egne tema, sette alt slik du ønsker det. Deretter klikker du på mer knappen for å slippe ned galleriet av temaer og velg "Lagre gjeldende Theme". Se figur 5 ovenfor. Neste gang, når du velger Temaer, kan du velge den tilpassede tema. Det er enda flere temaer på nettet som du kan bla ved å klikke på Tema-knappen og velge "Browse for temaer".

Sett Audio tvers Slides

Jeg blir ofte spurt om hvordan å spille en lyd i ett eller flere lysbilder. Det virker som du setter inn lyd er skremmende for mange mennesker.

Som standard hvis du setter inn en lyd som går i flere sekunder eller minutter, vil den stoppe når du klikker på musen for å gå videre til neste lysbilde. Du kan endre innstillingene for å kjøre musikk /lyd om og om igjen gjennom hele presentasjonen.

Hvis du vil legge til en lyd, klikk på Insert lysbildet og velg Audio knappen fra Media-gruppen. Se figur 6.
Figur 6

Hvis lyden er fra en fil på datamaskinen, velger du Lyd fra fil fra rullegardinlisten under Audio. Hvis du trenger å spille inn din egen lyd, kan du gjøre det ved å klikke Record Audio fra rullegardinlisten under Audio.

Når du har satt din lydfil, vil du mest sannsynlig se en høyttalerikonet. Du kan velge å flytte denne et sted på lysbildet eller skjule det. Du vil ha to lydverktøy faner som vises når du klikker på lydikonet, med tittelen Format og avspilling. Se figur 7 som viser avspillings bånd
Figur 7

Det finnes flere alternativer for å tilpasse inkludert:. • Starter på klikk eller automatisk • Looping lyd inntil stoppet • Fading lyd inn og ut • Trimming enten slutten av lydsporet

Du kan også justere når lyden stopper ved å gå til fanen animasjoner. Klikk på rakett knappen på animasjonsgruppen. Bærerakett knappen er markert med gult og har en tooltip like nedenfor den i Figur 8.
Figur 8

I Play Audio dialogboksen som vises, klikker du på kategorien Effekter. Se figur 9. Du kan velge å slutte å spille etter gjeldende lysbilde eller etter et antall lysbilder du angir.
Figur 9

Del en presentasjon

For å komme i presentasjonen til å kringkaste, man har å ansette bruk av en kringkastingstjeneste. Hvis du har et Sharepoint-område satt opp med Microsoft Office Web Apps installert, kan du ha din administrator opprette en sending nettsted for deg og publikum medlemmer. Merk: publikummere skal kunne få tilgang til Sharepoint kringkasting området, også, for at det skal fungere riktig. Siden jeg ikke har et Sharepoint-område, jeg bruker PowerPoint Broadcast Service. Alle kan få en gratis Windows Live ID og deretter bruke den til å kringkaste sine PowerPoint.

Det er noen faktorer å vurdere når du setter opp PowerPoint for kringkasting. Først må du ha alle de publikummerne i stand til å bruke Internet Explorer, Firefox eller Safari for Mac-nettlesere for å koble til Internett. For det andre, noen av overganger, lyd og video kan måtte justeres. Alle overganger skal ha en fade effekt under sendingen. Lyd og videoer vil ikke vise eller spille for publikum. Så, kanskje du trenger å laste opp videoen til et eget område for å være i stand til å vise det til alle som ser presentasjonen.

Etter at ovennevnte endringer /justeringer, hvis det er nødvendig, er du klar til å kringkaste! Klikk på Lysbildefremvisning-fanen og deretter velge Kringkast lysbildefremvisning knappen (i Start Slide Show gruppe). Hvis du ønsker å bruke Broadcast tjenesten, klikk på "Start Broadcast" i Kringkast lysbildefremvisning dialogboksen. Se figur 10.
Figur 10

Hvis du bruker en annen Sharepoint service, så må du klikke på "Endre Broadcast Service". Du må da velge den tjenesten du ønsker å bruke til å kringkaste showet. Hvis du ikke kan se den tjenesten du ønsker å bruke, så må du velge "Legg til en ny tjeneste".

Etter å ha valgt Start Broadcast-knapp, en nettadresse (URL) vil bli opprettet for deg. Du kan sende den ut via e-post ved å kopiere og lime inn lenken i meldingen /kroppen av e-posten. Hver av deltakerne i sendingen vil da kunne klikke på den unike web-adresse i e-posten og se presentasjonen etter at du har valgt "Start Slide Show". Under presentasjonen kringkasting, vil du ha en "Broadcast" -kategorien som vil dukke opp med alternativer for deg under presentasjonen. Du kan avslutte showet ved å trykke på ESC for å avslutte PowerPoint-show og klikk "End Broadcast"

Bilde kreditt. Http://www.flickr.com/photos/dfid/