En database er en metode for å lagre data, mye som et arkivskap som lagrer papirjournalen. Hele arkivskap er databasen. Filmappene er, sier de medisinske poster. Det er en rekord for hver person, for eksempel. Hver fil mappe inneholder de samme typer data. Eksempler på typer av data i dette eksempelet er Pasientens navn, adresse, Avtale dato, Avtale Info, etc. Disse typer data kalles felt i databasen. Dataene i feltene er lagret i tabeller, omtrent som et regneark. Postene er radene i tabellen og feltene er kolonnene.
Dataene i feltene er knyttet sammen med et spesielt felt, kalt en nøkkel. Nøkkelen inneholder unike data (vanligvis et tall) som identifiserer at navnet. Nøkkelen brukes til sortering av data og for lagring av repeterende data. Det kan være flere sentrale felt i databasen. En av de mest brukte databaseprogramvare er Microsoft Access. Det er en del av Microsoft Office Suite.
Data er lagt inn i databasen ved hjelp av et skjema. Skjemaet kan automatisk fylle ut noen opplysninger i saken for å gjenta typer data eller tilordne en bestemt nøkkel til de opplysninger som er registrert. For eksempel, når du velger John Smith da inn i en ny avtale dato, vil du være i stand til å søke etter og rapportere alle John Smiths informasjon avtale på et senere tidspunkt. Dette er fordi John Smiths unike nøkkel er tildelt data du skriver inn. Skjemaene er lett å lage i Microsoft Access. Du kan bruke en veiviser for å automatisk lage et skjema.
Kraften i databasen kommer når du trenger å rapportere data. Du kan velge å sortere dataene ved noen av feltene. Microsoft Access bruker veiviser til å utforme rapporter som er tilpasset dataene du vil. Du kan også lage skjemaer for å tillate deg å tilpasse rapporter fra de spesielle data som finnes i feltene. Du kan bruke Microsoft Access-veivisere for å tilpasse utseendet og felt av rapportene ved hjelp av maler, også.
Slutt kan du bruke Microsoft Access til å importere eksisterende data som er lagret i andre regneark. Det er en import veiviser som hjelper deg å gjøre dette. Hvert regneark blir sin egen tabell, og deretter kan du bruke dataene til å opprette egendefinerte rapporter. I tillegg kan du importere data som er lagret i en tekstfil atskilt med komma eller faner eller andre skilletegn. Anmeldelser