trening Ansatte bruker e-post maler
En oppgave jeg tror nesten alle av oss gjør hver dag, uansett hva vår jobb, er å sjekke e-post. Ofte vi sende samme e-post til de samme personene en eller flere ganger i uken, men med oppdatert informasjon på det hver gang. Jeg vet at jeg sender et blogginnlegg eller to til de samme folkene hver uke, men med et annet innlegg inn. Ville det ikke vært flott å ha det alle skapt på forhånd og bare sette inn den nye informasjonen?
Vel, du er på hell. Hvis du bruker Outlook, så kan du lage dine egne e-post maler. Eller kanskje du har en standard som må lages i en organisasjon, eller selv i en så liten gruppe som et team. I disse tilfellene kan du sette opp en mal for forskjellige e-poster og distribuere dem for alle å bruke.
Jeg har sett i mange selskaper der jeg trener at de har satt logoer, skriftstiler, etc. Når du sender en e-post , er det fint for en leverandør eller kunde å få samme ser e-post fra hver person. Tenk deg å slippe å bekymre seg for at alle er på en viss distribusjonsliste for salget rapport hver uke. Du ville ikke trenger å bekymre deg hvis du hadde en epost mal satt opp for det!
Det tar bare litt tid, og du kan ha et helt bibliotek av e-postmaler for alle behov. Og, er det ganske enkelt å lage malen selv. (Merk: Du kan finne noen maler for å hjelpe deg ut på Microsofts Office nettsted for maler.) Hvis du har prøvd å lage skjemaer i tidlige versjoner av Outlook, jeg vet at du riste på hodet og forteller meg at jeg er gal. Ja, det pleide å være smertefullt å sette opp disse malene, men nå er det et blunk!
La oss gå tilbake til mitt eksempel med å sende ut en salgsrapport hver uke. Du ville sende den til de samme personene, og vil trolig inneholde en Word-fil, Excel-tabellen, eller PowerPoint-lysbilde. Du ville bare trenger å oppdatere informasjon /data hver uke.
For å opprette malen, klikker du bare å komponere e-post som du normalt ville gjort for din salgsrapport epost. Hvis du har samme gruppe mennesker til å sende til, gå videre og legge sin kontaktinformasjon i Til, cc, og /eller Blindkopi linjer. Deretter legger du et eksempel eller til de virkelige elementer som du normalt ville sette inn i selve e-posten. Legg din signatur eller andre stykker som du ønsker (inkludert en logo, bilde, etc.). Du kan også skrive inn tekst som minner deg på å oppdatere uke eller dato på den e-posten. Du kan sette ", salgsrapport for Uken".
Deretter klikker du kategorien Fil og velg Lagre som. Etter det, endre filtypen til Outlook-mal. Skriv inn et navn på malen og trykke Lagre. Nå har du en mal klar for neste salgsrapport!
For å bruke e-mal, går du til kategorien Hjem og klikker på Nye elementer (på venstre side av båndet). Velg delbetaling og deretter velge Form. Åpne Look I nedtrekkslisten øverst og velg "Bruker maler i filsystem". Velg mal fra listen, og klikk åpne. Endre /oppdatere informasjon i e-posten for denne uken og trykk send. Voila! Du er ferdig
Bilde kreditt: http://www.flickr.com/photos/cevincat/