forbedre effektiviteten i Excel ved hjelp av makroer
Macros
I en av mine blogginnlegg, skrev jeg om en klasse der vi dekket lage makroer. En av studentene var så spent at hun ikke kunne vente til lunsjpausen for å kunne dele denne tidsbesparende funksjon med sine kolleger. Det var min samme svaret når jeg først så hvor nyttige makroer var i Word og Excel.
Makroer er essensielt å programmere dine skritt eller oppgaver i et program som Word eller Excel. Du kan klikke på en knapp eller bruke en tastatursnarvei for å kjøre makroer, slik at trinnene er automatisert. For eksempel, la oss si at du får et regneark hver dag som er trukket fra bedriftens database. Det kommer til deg helt uformatert med ekstra data som du ikke trenger. Så du ønsker å gjøre endringer som du sletter et par kolonner, formatering dato, endre størrelse kolonner, og legge til formatering i overskriftene.
Du kan ta skritt for å gjøre disse oppgavene, og da kan kjøre trinnene automatisk hver morgen når du mottar regnearket. Normal tid til å gjøre trinnene kan ta 10 minutter (eller mer, avhengig av hvor mye formatering du gjør), men makroen kjøres på mindre enn ett minutt. Så, hver dag, sparer du tid!
Eksempel Excel-fil
La oss si at du har en fil som du åpner som trenger samme type formatering og kolonne justeringer. Jeg har jobbet med mange bedrifter som kjører en rapport fra en database som distribueres daglig, månedlig, etc. I stedet for å måtte gå gjennom og gjøre alle trinnene hver gang, kan du spille inn en makro til å gjøre det for deg. Ved å gjøre det med en makro, vil du ikke glemme noen trinn, enten
Her er et eksempel Excel-fil. (Se figur 1)
Figur 1
Du bestemmer deg for å spille inn en makro for å fjerne kolonner E og F. Så, du ønsker å endre datoformatet i kolonne B, og gjøre en slags kolonne C for å bare se de Marketing ansatte. Kolonneoverskriftene må være formatert, så vel.
På dette punktet, har du sannsynligvis ønsker å lage en kopi av filen for å kunne kjøre makroen på etter at du har spilt det.
Vis den Developer Tab
Før du kan spille inn en makro, må du sørge for at du har den kategorien Utvikler på toppen av skjermen. Klikk på kategorien Fil, og klikk på Alternativer til venstre. En alternativer åpnes. (Se figur 2.) Klikk på Tilpass båndet på venstre side.
Figur 2
På listen på høyre side, vil du se en boksen ved til "Utvikler". Sørg for at boksen er merket, og klikk på OK-knappen. Du skal nå ha en Developer fanen helt til høyre side av resten av fanene øverst på skjermen. Se figur 3. "Makroer" -knappen vil være den andre knappen fra venstre på denne kategorien.
Figur 3
Fyll ut detaljene for Macro
Start opptak makroen ved å klikke på "Registrer makro" -knappen i kategorien Utvikler. En Registrer makro vindu åpnes, slik at du kan fylle ut detaljene om makroen du ønsker å ta opp. Se figur 4.
Figur 4
For dette eksempelet, heter jeg makroen "Format_Report". Du ønsker ikke å bruke blanke når navngi en makro. Du kan velge en hurtigtast for makroen. Hvis du velger å gjøre dette, sørg for at du ikke bruker et annet tastatursnarvei som allerede eksisterer. For eksempel er Ctrl + S lagre og Ctrl + B er fet. Du ønsker å gjøre noe sånt som bruker en Skift-tast og en bokstav. Jeg valgte å ikke gjøre en hurtigtast for dette eksemplet.
Hvis du vil være i stand til å ha makroen tilgjengelig i en fil på datamaskinen, velger å lagre makroen i Personlig Makro arbeidsbok. Utfylling en beskrivelse er helt valgfritt. Hvis noen andre trenger å bruke makro, kan det være nyttig å ha en beskrivelse.
Når du har fullført elementene på Registrer makro-vinduet, kan du klikke på OK-knappen. Du bare ønsker å huske at alt når du klikker på OK-knappen vil bli registrert som en del av makroen. Så, ikke klikk hvor som helst med mindre det er nødvendig for makro.
Record Makro
Når du klikker OK, vil du bli returnert til din Excel-regneark. For dette eksempelet, skal vi velge overskriften for kolonne E og Column F. Deretter høyreklikk og velg Slett på hurtigmenyen. Velg cellene med datoformat (cellene B2: B16 i dette eksempelet), og klikk på Number format nedtrekkslisten (i kategorien Hjem i Number gruppe). Velg Short Date.
Som du fortsette å registrere den makro, klikk på en av overskriftene i rad 1, som avdeling. Deretter klikker du på Sort & Filter-knappen (i kategorien Hjem i Redigering-gruppen) og velg Filter. Hvis du vil bruke et filter for å kun vise Marketing ansatte, klikker du på pil ned ved Institutt cellen og fjerne merket i boksene for alle avdelingene unntatt Marketing. Deretter klikker OK
Hvis du vil formatere overskriftene, markerer du cellene med teksten Ansattes navn, Utleie Dato, avdeling, og nivå. (Cellene A1: D1 i dette eksemplet). Klikk Fet-knappen og endre skriftstørrelsen til 14. Velg alle regnearket ved å bruke hurtigtasten Ctrl + A. Klikk på knappen Format (i kategorien Hjem i Celler-gruppen) og velg tilpassing av kolonnebredde å utvide kolonnene til passe all teksten. Klikk hvor som helst for å oppheve hele regnearket.
For å stoppe innspillingen makroen, klikker du kategorien Utvikler og deretter knappen Stopp innspilling (som har en firkant på den). Du vil også se at samme plassen nederst på skjermen din i statuslinjen. Det fungerer å klikke på denne firkanten for å stoppe opptaket, også.
Kjør Makro
Åpne en fil som har uformatert, originale data i den. Du kan kjøre makroen for å teste det ut. Hvis du lukker filen med makroen i det og få det neste vinduet vil du ønsker å klikke på Lagre-knappen slik at makroen vil være tilgjengelig for filene dine. Se figur 5.
Figur 5
For å kjøre makroen, klikk på Utvikle -fanen og deretter Makroer knappen. En Makroer vinduet vises. Se figur 6.
Figur 6
Velg makro fra listen. For vårt eksempel, vil jeg velge Format_Report og klikk deretter på Kjør-knappen. Makroen vil kjøre, og vil gjøre alt for formateringen for deg i løpet av få sekunder. Se figur 7 for det endelige resultatet.
Figur 7
Nå har du automatisk Excel-formatering oppgaven. Nyt tidsbesparelser og dele din kunnskap med andre for å bidra til å forbedre effektiviteten for hele organisasjonen!