Mens andre synes Excel veldig enkelt å gjøre (som kanskje de har vært utsatt for programmet på grunn av arbeidets art), de fleste har problemer med å optimalisere bruken av Excel som en virkningsgrad verktøy for eksempel i å organisere og gi en referanse for å holde diverse kontakt for gjennom sin adressebok funksjon. Slik kommer du i gang:
Ta ut all kontaktinformasjon. Før du begynner å åpne den nye filen, ta ut din mobiltelefon, gamle adressebøker, telekort og andre kilder til informasjon som du nå har med deg som er nyttig for deg og at du ønsker å inkludere i filen.
< li> Begynn med å åpne programmet. Excel åpnes automatisk opp til en ny fil. Du kan lage en ny en, men det er best å bare klikke på "lagre som" tidlig og bruke et filnavn som er lett å kjenne igjen. Dette kan være så enkelt som bare å si navnet ditt etterfulgt av "adressebok" (eksempel "Noelle adresseboken").
Sett opp kolonner. Organisere kontaktene dine i kolonner og grupperinger. For eksempel, for Kolonne A i ark 1, skrive i kolonnen head "NAVN", og i hver rad nedenfor i, skrive alle dine kontakter navn som starter med etternavnet først. Bruk kolonne B til å identifisere "type kontakt", der du oppretter en merking for hver kontakt som vil hjelpe deg å enkelt filtrere dem senere. Den enkleste grupperinger er enten "personlig" eller "business" grupperinger.
Definer Kontaktinformasjon kolonner. Likevel skape flere grupperinger i kolonner som du går fra venstre til høyre, begynne å plassere den forespurte informasjonen du finner i et typisk adressebok som "hjemmeadresse", "forretningsadresse", "hjem telefonnummer", "business nummer" "mobil", "faksnummer", "e-postadresse", og så videre. Dagens kontakt media krever at du være i stand til å identifisere så mange kontakt kolonner som mulig. Du kan selv legge til "state", "land". Etc. Dette avhenger av hvor mange kontakter du har og hvor mye du ønsker å filtrere eller gruppere kontakter etter i fremtiden.
Begynn å fylle ut arkene. Du kan bruke forskjellige ark med excel for forskjellige bokstaver, mye i samme ånd av den tradisjonelle adresseboken. Hvert ark kan tilsvare den første bokstaven i etternavnet. På denne måten, uansett hvor mange flere kontakter du ender opp med å legge opp gjennom årene, din informasjon vil alltid være organisert.
Lær å bruke filter kommandoer. Dette vil hjelpe deg å gjøre raske søk eller gjøre grupperinger avhengig av hva dine behov er. For eksempel kan det være lurt å kaste en gjenforeningsfest for gamle skolekamerater i den kommende måneden. Siden du har filtre, da bare blir det en enkel sak å klikke på riktig kolonne, slik at bare "klassekamerat" kategorien viser, med alle de riktige kontaktene som tilsvarer at gruppering. Den filtrering systemet er en effektiv måte å umiddelbart gruppe sammen personene du trenger å kontakte for denne listen.
Undere Excel kan utforskes videre ved å verve i kortsiktig kurs for dette. Definitivt potensialet i dette programmet som en gruppering verktøyet vil være mer effektiv etterhvert å studere det og jobbe på den regelmessig.
