Outlook 2010 e-post og kalender Tips

Har du noen gang truffet "Svar alle" til en e-post når du ikke mente å? Eller har du sendt en melding bare for å lære at e-postadressen er ugyldig? Microsoft Outlook 2010 har en ny funksjon kalt Mailtips som bruker Microsoft Exchange 2010. Denne funksjonen kan bidra til å forhindre feil og spare deg for tid.

Mailtips vil gi informasjon om e-mottakeren, for eksempel hvis de er ute av kontoret eller hvis mottakerens e-postadressen er ugyldig. Hvis du bruker Microsoft Exhange 2010, er Mailtips slått på som standard.

For å slå dem av (eller slå dem på igjen hvis du har dem slått av), bare gå til kategorien Fil, klikk Alternativer, Klikk på E-post, og klikk Mailtips alternativer. Hvis Mailtips er ikke tilgjengelig for deg å bruke, da denne delen ikke vises. I samme Mailtips alternativer område, kan du endre hvilke av Mailtips du ønsker å ha slått av /på.

Også innen Outlook 2010, kan det hende du trenger å dele kalenderen din. Du kan dele en kalender via e-post, ved hjelp av en Microsoft Exchange-konto, eller ved å publisere det på nettet. Hvis du bruker Exchange-server, kan du dele kalenderen eller se en annen persons kalender, hvis du har fått tillatelse. Hvis du ønsker å publisere kalenderen din til Internett, trenger du ikke å bruke Exchange Server. Personen ser på kalenderen trenger ikke det heller.

Når du deler en kalender via e-post, vil kalenderen vises i mottakerens innboks som e-postvedlegg, inkludert et øyeblikksbilde av kalenderen i kroppen av beskjed. Du kan redigere Calendar Snapshot før du sender den. For eksempel kan du markere eller endre formateringen av visse avtaler /hendelser.

For å sende en kalender via e-post, klikker du på kategorien Hjem og klikker deretter E-post Kalender. Deretter klikker du kalenderen som du vil sende (dette vil være i kalenderen boksen). Velg tidsperioden som du ønsker å inkludere for kalenderen i Date Range boksen. Til slutt velger du alternativene du ønsker, og klikk på OK. Hvis mottakeren har Outlook 2010 vil Calendar Snapshot åpne i Outlook.

Når du deler en kalender ved hjelp av en Microsoft Exchange Server-konto, vil kalenderen bare være i stand til å bli sett av dem som du har gitt tillatelse. Etter at du har sett på en delt kalender for første gang, vil det da bli lagt til delte kalendere listen i navigasjonsruten, noe som gjør det lett tilgjengelig. Hvis du vil dele kalenderen, klikker du på Del Kalender-knappen på kategorien Home (i Del-gruppen) og deretter skrive inn mottakerens informasjon i delingsinvitasjonen (akkurat som du ville gjort hvis du var å sende en epost-melding).

For å publisere kalenderen din til Internett (som ikke krever Microsoft Exchange 2010), kan du bruke Office.com og kontrollere hvem som har tilgang til den. For å gjøre dette, gå til kalenderen din og klikk på Publiser Online-knappen i kategorien Hjem. Deretter klikker du Publiser til Office.com.

Jeg håper disse tipsene hjelpe gjøre deg til en mer effektiv og produktiv bruker i Outlook!