Det finnes utallige programvareløsninger som er tilgjengelig på markedet i dag for å lage en papirløse kontoret. Nå, husk at det er mange papirdokumenter i et kontor, og disse blir arkivert og brukes på ulike måter, også. De papirløse kontor programvareløsninger på markedet i dag kan klassifiseres i de ulike funksjonene de utfører. Her er noen av dem:
- Papirløse faks. Husk at faksmaskiner også generere papir som ofte bare ender opp i papirkurven. Papirløs faks programvare styrer innkommende og utgående faksmeldinger. Programvaren synkroniserer kontoret faksmaskinen til en tildelt datamaskin eller server. Innkommende meldinger mottas elektronisk akkurat som mottar en e-post. Det vil da avhenge av mottakeren om det er et behov for å skrive meldingen, eller ikke i det hele tatt.
For mindre bedrifter, kan oppgaven med å lage en papirløse kontoret bare innebærer det å ha programvare for å skanne dokumentet og konvertere den til en fil som kan leses og redigeres etter behov. Skanneprogramvare vanligvis kommer sammen når du kjøper en scanner. Å ha OCR programvare for å konvertere skannede dokumenter er også nødvendig. OCR betyr Optical Character Recognition. OCR-programvare konverterer en bildefil i maskinen redigerbar tekst. De fleste OCR-programvare konverterer bildefiler til brukervennlige formater som Microsoft Word og PDF. Last opp disse elektroniske dokumenter til kontoret maskinens harddisk for lagring og håndtering. Gjør det til en vane å ha back-up filer i tilfelle datamaskinen krasjer. Du kan også prøve å laste dem opp på nettet., En papirløse kontoret er å anse som kontoret for fremtiden. Miljøvernere støtte det fordi kutte ned på papirbruk betyr spare flere trær. Selskapets eiere kjøpe ideen fordi det vil til slutt få ned driftskostnadene. Med bruk av ny teknologi, oppnå en papirløse kontoret er ikke en drøm lenger.
Document Imaging. Dokument bildebehandlingsprogrammer i utgangspunktet tar et bilde av et dokument for lagring som en elektronisk fil. Du tror kanskje at du kan gjøre dette bare ved hjelp av en skanner alene og innlevering av elektroniske dokumenter i henhold til din egen stil. Men gjør dokument bildebehandlingsprogrammer så mye mer enn det. Elektroniske dokumenter er ofte nødvendig for å få tilgang til ulike teammedlemmer. Document Imaging-programvaren gir enklere tilgang til de andre medlemmene av organisasjonen. Noe programvare, faktisk, er nettleserbasert, noe som betyr at de elektroniske dokumenter er lastet opp på nettet. Derfor kan ansatte som gis tilgang til filen vise det elektroniske dokumentet hvor som helst så lenge de har en Internett-tilkobling.
Document Management. Document management software gjør mer enn å ta et bilde av et papirdokument og lagre det som en elektronisk fil. Lagrede elektroniske dokumenter vil være i eksistens så lenge selskapet er oppe og går. Uten dokument management software, riktig arkivering og indeksering av disse filene vil være umulig. Dette vil bare bety store tap som følge av den tid og energi brukt på å finne elektroniske dokumenter. Document management software svar på disse problemene.