Ofte i forretnings- og personlige prosjekter, er en liste nødvendig. Så en detaljert liste er nødvendig, som blir et diagram eller en tabell. Så en tabell blir et system, eller flere sider med interaktive data, og du bestemmer deg for hva du trenger er en matrise eller et regneark. Enten du bruker begrepet listen, diagram, bord, regneark eller matrise, er Microsoft Excel mest sannsynlig til å være den beste snarveien for å skrive inn data i datamaskinen, oppdatere informasjon, og for å skrive det i et attraktivt format. Når du legger inn noen innledende informasjon mal i kolonner og rader, vil du finne deg selv å gjenbruke det opprinnelige oppsettet mange ganger, og samtidig produsere mange varianter som trengs for anledningen. Når du bruker Microsoft Excel for å håndtere eventuelle ikke-prosa data, som tall, uttrykk, navn eller lister, vil du finne at dine data er tilpasningsdyktig til mange situasjoner.
Microsoft Excel brukes ofte for numeriske data, men det er også nyttig for setninger og navn, der et diagram kan bestå hovedsakelig av tekst i stedet for tall. For eksempel, min tidligere sjef hadde en komplisert estate planlegging situasjon, hvor hver av et dusin kontoer ble guidet av ulike juridiske dokumenter. Diagrammet jeg forberedt for henne hadde ingen numeriske data, men de fire setninger som brukes, for eksempel "guidet av Lewellyn Trust," ble gjentatt i ulike former over hele siden. Microsoft Excel-diagram leser som en spørsmål og svar-side, og det ble ofte brukt som en hurtigreferanse.
List Manager funksjon av Microsoft Excel dukker opp automatisk når du forbereder en tabell som dette. List Manager hjelper ved å gjenta viktige setninger i tabellen, slik at å måtte skrive det samme uttrykket flere ganger ikke er nødvendig. Kolonneoverskriftene øverst på siden inkludert "kontonavn", "advokat navn," osv og noen datoer ble vist slik at den nyeste skrivingen av et dokument ble inkludert i listen. Å ha denne listen som kontoen ble styrt av som juridisk dokument trolig reddet henne en mint i konsulenthonorarer, fordi hun var i stand til å slå opp de grunnleggende egenskapene til hennes eiendom plan, uten å grave gjennom stabler av gamle filer og lange dokumenter. Det er praktisk å huske at en Microsoft Excel-regneark format med hovedsakelig tekstdata kan tjene som en "kort" guide.
Kanskje du trenger en mer data-orientert liste, inkludert ligninger. I så fall vil bruke Microsoft Excel spare mye tid og forhindre mange hodepine. Noen mennesker opplever at de trenger å skissere et bord, eller i det minste en liste med kolonneoverskrifter på papir, før du skriver, og dette kan være svært nyttig. Tenk på kolonneoverskriftene som etiketter for hver kategori. For eksempel, en finansiell bord jeg forberedt for flere år siden alltid har fire måneder med kontoverdiene øverst på siden, slik at overskriftene i løpet av første kvartal vil lyde: januar, februar, mars og april. Den venstre kolonnen har et bredere format, slik at navnet på kontoen har plass til å ha skrevet inn. Den høyre kolonnen beregner prosentvis endring fra forrige måned til denne måneden, ved hjelp av en ligning i Microsoft Excel.
Innledende satt opp av denne tabellen var inngang for flere år siden, men jeg har brukt det hver måned, og forbedret den med farger, fylle, fotnoter og flere andre alternativer, som årene gikk. Når sjefen hadde et øye kirurgi, forstørret jeg det ved å endre skriverinnstillingene. Når regnskapet ble stengt, kan en rad bli slettet, med en fotnote lagt om hvor midlene ble flyttet. Den samme grunnleggende tabell i Microsoft Excel har tjent denne funksjonen gjennom den enkle filmenyen kommandoen "Lagre som" med navnet på neste måned inn som filnavnet. For eksempel, for neste måned, er kolonnen januar slettet, og en kolonne for mai er satt inn, ved siden april. En liten endring i "prosentvis endring" formelen er input, slik at kontoverdiene May-er i forhold til april er stedet for mars-tallet. Så malen er klar for neste måned, slik at når våre kontoutskrifter er mottatt, er skjelettet arket allerede primet for bruk.
Månedskontoer verdi tabellen som er beskrevet ovenfor har automatiske summer nederst i hver kolonne. Disse er enkelt programmeres inn i Microsoft Excel, bare ved å skrive "+" tegn. En redigeringsboks kommer opp på skjermen når forbokstavene bruker første plusstegnet, deretter Excel hjelper brukeren i å legge inn en rekke celler som summen vil bli beregnet. Du kan skrive inn celleadressen, eller bare klikk på den, og formelen redigere hjelperen vil gi signaler. For eksempel, er i januar data i "B" kolonnen, som starter med celle B2 og slutter med celle B34. Celle B35 inneholder ligningen "SUM B2 gjennom B34." Du kan legge inn denne formelen ved å klikke med musen på området som skal legges til, eller ved å skrive celleadresser som skal legges. Trykk enter når du er ferdig med å redigere formelen, og du går tilbake til vanlig skrivemodus
celle som inneholder summen viser vanligvis resultatet av ligningen -. Et tall - men ikke viser ligningen, bortsett fra når brukeren er i modus ligningen-redigering. Den numeriske summen av ligningen eller formel programmeres enkelt ved hjelp av disse prinsippene, summere opp alle kontoverdiene for januar. Klikk på bunnen av kolonnen februar, skriver plusstegnet, kan du bruke den samme ligningen, og gjenta disse trinnene for de andre månedene også. For å unngå uhell sletter dine programmerte celler hvor formler gjemmer, jeg foreslår at du bruker mobil beskyttelse innstillingen på disse stedene av tabellen. I Microsoft Excel, kan formelceller også vises i farget typen til å minne brukeren hvor ikke å legge inn data på toppen av en ligning.
Andre ligningen eller formel i månedlige regnskap tabellen som er beskrevet ovenfor er den prosentvise endring kolonnen. Igjen, kan du tegne din hensikt med blyant og papir før du prøver dette, hvis det virker komplisert den første gangen du bruker Microsoft Excel. Du ønsker å vite på et øyeblikk hva endringen var i hver konto verdi, fra slutten av forrige måned (mars, dvs.) til slutten av inneværende måned, eller april. Denne ideen er også brukt for kvartalsvise tabeller, med forskjellige kolonneoverskriftene til gruppere måneder sammen. Du kan starte din ligning igjen ved å skrive på plusstegnet, og dermed går inn i Microsoft Excel ligningen-redigeringsfunksjon.
Deretter du vil skrive celle "E2", eller den øverste raden av data for kolonnen April, for å være trekkes av "D2" cellen. Dette er forskjellen mellom april og mars data, i et positivt tall for en gevinst i april, eller et negativt begrep om det var et tap. Ikke risiker forlegenhet ved å skrive inn ligningen bakover, slik at et tap viser som gevinst; alle er tilbøyelige til å gjøre denne feilen før eller senere. Det neste trinnet er å dele forskjellen ved den første måneden, eller mars, for å få en desimal eller prosentandel svar. Siden denne klassiske "delta" eller "change" ratio ligningen har to trinn, beregner det riktig når du skriver det med parentes, slik: + (E2-D2) /D2. Formelen du oppga er som en kommando som betyr i denne cellen, beregne forskjellen mellom april og mars, og dele det med verdien i mars, for å vise forholdet som et desimaltall, eller prosent.
Nå har du resultatet av den månedlige endringen beregningen vises i en celle i kolonnen til høyre. Hva med resten av cellene i kolonnen? Det er der bruk av Microsoft Excel tilbyr mange smarte snarveier. Du kan kopiere denne formelen, ved hjelp av musen, inn i neste celle ned, og den neste, og du vil se at formelen tilpasser hensiktsmessig å bruke data fra rad 3, rad 4, rad 5, etc. Ja, formler i Excel er relativ, slik at de vil tilpasse seg på denne måten, med mindre du spesifikt befale dem å være absolutt snarere enn relativ, som jeg vil spare til en annen leksjon. Ved hjelp av denne metoden i Microsoft Excel, kan du enkelt kopiere estimater for endring formel for å fylle alle cellene i høyre rad i denne tabellen.
Med disse grunnleggende formler av "sum" og "delta", mange grunnleggende finansielle lister kan lages og oppdateres regelmessig ved hjelp av Microsoft Excel. For å legge til attraktive formatering skjermfunksjoner kan du stille inn desimaler til null hvis du ønsker å avrunde til nærmeste dollar, eller hvis du vil komma for større tall. Bruk format menyen for å velge hvordan data vises i hver celle. For prosentvis endring kolonnen, må du bruke prosent format valg, men la desimaler for å vise, slik at kolonnen ikke tilfeldigvis rundt alt til null, siden prosentverdier tendens til å være mindre enn én.
Når du starter notering data og analysere den med regneark, kan du se en rekke bruksområder for Microsoft Excel. Fra en liste over navnene i et band, med sine ensartede størrelser, og betalt /ubetalt status, til et regneark der noen variabler er skrevet i og resten av cellene er formler, er det mange programmer som kan dra nytte av den korte kutt som tilbys av Microsoft Excel. Jeg har brukt Microsoft Excel for å lage en enkel liste over kjæledyr medisiner og deres utløpsdatoer, men jeg har også brukt den til å lage en komplisert database analysere aksjekurser. Husk, en ordrike listen kan være et bord, men så kan det tallknusing liste, som beskrevet i eksemplene ovenfor
Tenk på det på denne måten:. Alle data som du normalt ville finne på en kalkulator kan bli bedre vises som et diagram. Når flere ligninger er involvert, som projiserer hvordan en pris ville endre i en bestemt situasjon, kan du bruke den samme tabellen mal med forskjellige utgangsdata eller "variabler." Bare husk å holde sparer hvert scenario med et annet filnavn, hvis du ønsker å bruke den igjen senere. Når du flytter kolonner eller sette inn nye rader, gå tilbake og dobbeltsjekke formelen innhold og celleadresser regelmessig. Kopiering av formler er praktisk, men du kan få noen hikke hvis du har slettet kolonnene der formelen søker sine data. Det er gøy å finne bruksområder for Microsoft Excel som ingen andre har sett før, og alle kan justere Excel litt for å lage sin egen liste, matrise eller bord.