gruppe Redigere og omtale i Word-dokumenter
Når du arbeider med et Word-dokument, grupper ofte behov for å gjennomgå og gjøre redigeringsendringer. Hvis du ønsker å være i stand til å spore hvem som gjør hvilke endringer kan spore endringer funksjonen være svært nyttig. Du kan se hvem som ønsker hva endringene og deretter velge å godta /avvise endringene. (Merk: Hvis du har dokumentbeskyttelse slått på, må du gå til kategorien Review, klikker du på Begrens redigering, og deretter velger du Stopp beskyttelse hvis det er et passord, må du skrive det inn og deretter bør kunne. tilgang til Spore endringer-funksjonen.)
Slå på sporing
For å slå på sporing, åpne Word-fil og gå til fanen Review. Klikk Spor endringer-knappen i Tracking gruppen. Se figur 1. Knappen er en segmentert knapp, slik at du ønsker å klikke på øverste halvdel av-knappen. Hvis du velger nederst på knappen, får du en drop-down menyen og deretter måtte klikke Spor endringer fra menyen.
Figur 1
Du kan også legge til en indikator på statuslinjen nederst i Word-vinduet. Bare høyreklikk på statuslinjen og velg Spor endringer. Se figur 2.
Figur 2
Display Belte Endringer
Klikk på fanen gjennomgang og bruke Vis for korrektur nedtrekkslisten (rett til høyre av Spor endringer-knappen) for å velge mellom:
Final: Vis Markup
Final
Original: Vis Markup
Opprinnelig Anmeldelser
Se figur 1. Endelig vil vise dokumentet som om du hadde akseptert alle endringene. Originalen vil vise dokumentet som om du forkastet alle endringene. Både Original og Final skjule sporede endringer, men ikke fjerne dem fra dokumentet. Du må gå gjennom Godta eller Avvis prosessen for hver endring for å bli kvitt det. Når du klikker på Godta eller Avvis-knappen i kategorien Review, du har muligheten til å avvise eller besvare Alle endringer i dokumentet.
Visningsmuligheter
Tidligere Vi klikket den øverste halvdelen av Spor endringer segmentert knappen. Hvis du klikker på nedre halvdel av-knappen, vil du kunne få tilgang til alternativene for å spore endringer. Se figur 3. Du kan tilpasse hvordan hver av markeringene vises og formateringen på ballongene som forteller deg som har gjort hva endringen.
Figur 3
Print Belte Endringer
For å skrive ut dokumentet med sporede endringer, klikk på kategorien Fil, og velg Skriv ut. Under Innstillinger klikker du skrive ut alle sidene i rullegardinlisten og sørg for at Print Markup har en sjekk ved siden av den. Hvis den ikke gjør det, og klikk deretter Skriv ut Markup å slå den på. Se figur 4. For å skrive ut uten å vise sporede endringer, sikre at Print Markup gjør er avmerket. Under Print All nedtrekkslisten vil du også finne muligheten til å skrive ut en liste over markeringer.
Figur 4
Endre brukernavn
På omtale klikker du den nederste halvdelen av Spor endringer-knappen og velg Endre brukernavn. Ordet alternativer åpnes slik at du kan endre brukernavnet, med mindre det har blitt låst av systemadministratoren. Se figur 5.
Figur 5
Velg Anmeldere
I kategorien Review, klikk på Vis Markup nedtrekkslisten og peker på anmeldelser. Sjekk eller fjern merket for anmeldelser. Se figur 6.
Figur 6
Velg Markup Elementer
I kategorien Review, bruke Vis Markup rullegardinlisten til å velge hvilke typer markeringer deg ønsker at det skal se. Se figur 6 ovenfor. Du kan velge mellom Kommentarer, Ink, innsettinger og slettinger, og formatering. Mesteparten av tiden, jeg holder alle disse viser, og trenger ikke å gjøre noen endringer. I denne samme nedtrekkslisten sørge for at Uthev oppdateringer er valgt.
Velg Redigere Balloons
I kategorien under Show Markup nedtrekkslisten Review, du kan velge å vise dine revisjoner i ballonger, viser alle revisjoner inline (dette er med teksten), eller bare vise kommentarer og formatering i ballonger. Standarden for redigering ballonger er å vise kun kommentarer og formatering i ballonger. Se figur 7.
Figur 7
Gjennomgang Pane
For å slå på Gjennomgang Pane, gå til fanen Review og klikk på Gjennomgang Pane rullegardin liste. Se figur 8 for et eksempel på hva den vertikale korrekturruten ser ut. Den vertikale ruten vil dukke opp på venstre side av Word skjermen. Den horisontale ruten vil vises under dokumentet. Jeg faktisk liker dette panelet. Jeg kan forstå hvordan det kan bli sett på som for mye informasjon for noen mennesker. Den gir data om de revisjoner som er gjort, så det er godt å vite at det er tilgjengelig hvis du trenger det. For å slå av korrekturruten, klikker du bare korrekturruten nedtrekkslisten og velge samme rute som du har å vise og det vil veksle off
Figur 8
Spore endringer -. Slå av
Før du slår av funksjonen, vil du ønsker å godta eller forkaste endringene som er gjort ved hjelp av disse knappene i Endringer-gruppen i kategorien Review. Se figur 1. Deretter kan du gå til kategorien Review og klikk på Spor endringer-knappen. (Du kan også høyreklikke på statuslinjen, og velg Spor endringer for å slå av denne funksjonen.)
En av de tingene som har fanget meg en gang før sender ut et dokument uten å slå av belte revisjoner. Når mottakeren åpnet dokumentet, og slått på deres mulighet til å spore sine endringer, kunne de se alle revisjoner og strikeouts. Du kan slå på en advarsel, slik at når du prøver å sende dokumentet fra Word-menyen, vil den fortelle deg at du fortsatt har revisjon sporing aktivert. Gå til Fil, Alternativer og Trust Center. Klikk på Innstillinger for klareringssenter knappen til høyre. Velg deretter Personverninnstillinger kategori til venstre. Sett en hake ved siden av "Advar før utskrift, lagring eller sende en fil som inneholder sporede endringer eller kommentarer." Se figur 9.
Figur 9
Bilde kreditt: http://www.flickr.com/photos/stereoscopy/