effektivt sorterings- og søke innboksen i Outlook
Jeg kan ikke fortelle deg hvor mange ganger jeg har hatt en klient må stanse vår one-on-one trening sesjon for å håndtere e-post. Vi er vanligvis sitter ved pulten sin og jobber med sine filer og en melding kommer opp med en ny e-postmelding de fikk
Jeg har hørt.
" Innboksen min er å ta på seg et liv på egen hånd. "
" Jeg beklager, jeg må svare på dette nå eller vil jeg miste denne meldingen i alle de andre tilstopping innboksen min. "
" jeg må forlate denne meldingen i innboksen min, fordi det er en påminnelse for meg. "
De fleste jeg trener bruker Microsoft Outlook for deres e-postprogram. Outlook har så mange gode verktøy som kan benyttes for å hjelpe temme en ustyrlig innboks. Men jeg må gi en ansvarsfraskrivelse: Brukeren må ta litt tid å sette opp disse opp, og må bruke litt tid hver dag å opprettholde de mottatte og sendte meldinger
Sorter Bruke kolonneoverskriftene I din standard Outlook-innboksen, du vanligvis har tre ruter. Du har Folder ruten til venstre, listen meldingen i midten, og leseruten til høyre. I midtseksjonen (se figur 1), vil du ha et alternativ til "Søk Nåværende Mailbox". Vi vil dekke det i neste avsnitt av dette innlegget. Du vil også ha en slags alternativ, som vanligvis er satt til "Av Date" som standard. Figur 1 Når du klikker på pil ned ved siden av " etter dato ", vil du få flere andre valg inkludert Fra, Til, størrelse, emne og mange flere. Se figur 2. Figur 2 Kanskje du har lyst til å velge "Vis som Samtaler" fra rullegardinlisten for å organisere innboksen din, også. Denne funksjonen vil gruppen svarene med den opprinnelige meldingen. Dette bidrar til å redusere antall individuelle deler av e-post i innboksen din. Og holder det de relaterte elementer sammen i en tråd. På toppen er også et sted å velge "Alle" eller "Uleste" -meldinger. Ved siden av disse valgene er knappen "Nyeste" med en pil. Du kan justere bestillingen fra nyeste til eldste og vice versa. Sorter Bruke Vis Tab Et annet sted å tilpasse sorteringsrekkefølgen er på kategorien Vis. Se figur 3. Figur 3 For å endre feltet meldingene er sortert etter, klikk på feltet (Dato, Fra, Til, etc.) i "Arrangement" galleri. Gjøre en omvendt sortere, legge til kolonner, eller til og med utvide eller skjule gruppen meldinger du er på i innboksen. Gruppene kan variere avhengig av hvordan du har valgt å sortere. For eksempel, hvis du sorterer etter "Date", vil det ha grupper kalt "Monday", "Last Week", etc. Hver av disse delene vil ha en bar på vei. Se figur 4. Figur 4 "Message Preview" -knappen er på venstre side av Arrangement gruppen. Denne funksjonen vil endre hvor mange linjer av meldingen du ser i den midterste ruten listen. For hver e-post, vil du se avsender, emnefeltet og dato /klokkeslett-stempel. Du kan velge å vise opptil 3 linjer med tekst fra kroppen av meldingen. I kategorien visning, til høyre side er knappene for å endre oppsettet. Du kan tilpasse rutene (og plasseringen av) som er åpne inkludert Folder ruten, Reading ruten og oppgavelinjen. Avansert visning Innstillinger I kategorien Vis mot de aller venstre er en "Vis innstillinger" -knappen. Når du klikker på den, vil den Avanserte Vis innstillinger dialogboksen åpnes. (Merk: Du kan også finne dette på rullegardinlisten over meldingslisten, under "etter dato" Se figur 1 og 2..) Se figur 5 nedenfor for "Advanced Vis innstillinger" i dialogboksen Figur 5 Fra denne dialogboksen på valg er å endre hvordan meldingene er gruppert. Klikk på "Grupper etter" -knappen. Se figur 6. Elementer kan grupperes etter ett eller flere av feltene. Figur 6 Filtrering og Searching Et annet valg fra Advance Innstilling av visning av dialogboksen er "Filter". Filtrering kan hjelpe deg å se etter en enkelt melding eller flere meldinger som oppfyller visse vilkår. Se figur 7 og 8. Du kan søke etter meldinger i henhold til å sende, mottaker, der du er den eneste personen på "Til" linje, og etter bestemte søkeord i emnefeltet. De fleste av denne typen søker kan gjøres fra søkeboksen på toppen av listen over e-postmeldinger i innboksen. Å gjøre flere fremskritt søk som ikke kan gjøres fra søkefeltet, se figur 8. På "Flere valg" fanen, kan du se etter meldinger etter kategori, flagg, viktighet /prioritet, eller til og med vedlegg av en viss størrelse. Figur 7 Figur 8 Hvis du har grunnleggende søker å gjøre, kan du bruke søkefeltet, som er ligger like Listen over meldingen i innboksen din. Du kan skrive inn et søkeord eller kontaktens navn i boksen. I tillegg kan du velge å søke gjeldende postkasse, gjeldende mappe, undermapper, eller alle Outlook-elementer. Se figur 9. Figur 9 Når du klikker i søkefeltet, vil du se en «Søk» -feltet (Figur 10) som har mange alternativer tilgjengelig. Knappene på kategorien Søk bånd kan brukes som et avansert søk, akkurat som på fanen Avansert i dialogboksen Filter-boksen. Du kan også få tilgang til tidligere søk og andre søkeverktøy fra denne kategorien. Figur 10 Betinget formatering En av funksjonene som jeg virkelig liker om Outlook (og Microsoft Excel) er betinget formatering. Med Betinget formatering, kan du velge å få meldinger som oppfyller visse standarder for å ha en annen formatering. E-posten som oppfyller de fastsatte kriteriene kan tilpasses med forskjellige font, farge, størrelse, stil og virkning. Dette er i hovedsak å sette en regel, men er mye enklere å sette opp for de grunnleggende elementene i listen. Se figur 11. Figur 11 Håper du kan bruke disse tipsene med en gang Bilde kreditt: http: //www.flickr. com /bilder /calotype46 /Anmeldelser
<. p>