data Validering Bruke Excel

Fra tid til annen jeg hjelpe en venn som har ansvaret for faglig utvikling i hennes organisasjon. Jeg fikk en panisk telefon fra henne en dag. Hun var nesten i tårer fordi hun var å samle data for hennes store årsskiftet rapporten og trodde hun hadde mistet mye av sine data fra hele året.

Hun hadde brukt Autofilter i Excel til å trekke litt informasjon for en liste over folk som hadde fullført sine videreutdanning studiepoeng i løpet av det året. Hennes listen skal ha hatt rundt 800 folks kurs. I stedet hadde hun bare 400 viser.

Fordi hun ikke hadde kommet inn dataene danner seg selv, kunne hun ikke vite det eksakte antallet som hadde blitt inngått for året. Hun var klar over at de fleste i hennes organisasjon måtte delta i workshops gjennom året. Siden var det nesten 900 ansatte, visste hun at antallet var altfor lavt.

Etter å ha snakket med henne og frivillighet for å ta en titt på hennes Excel-fil, min venn roet ned litt. Hun sendte meg filen slik at jeg kunne se over det. Jeg fant problemet innen et par minutter. Det virker som den som var den dataregistrering personen eller personene hadde hver sin måte abbreviating begrepet "videreutdanning". Så ble hun filtrere data for ett semester og datamaskinen hoppet over de andre forkortelser.

Har du oppretter eller håndtere regneark der andre går inn dataene? Hvis du ønsker å unngå vennen min situasjon, må du sørge for at dataregistrering er så automatisert og feilsikker som mulig. For å gjøre dette, er en metode for å bruke datavalideringsfunksjonen på spesifiserte celler /kolonner.

For eksempel, i stedet for å ha noen type i avdelingen der de jobber, lage en liste over alle avdelingene for dem å velge mellom i en rullegardinliste. Du kan bruke den til å sørge for at de hadde riktig, oppdatert avdelingsnavn og ikke feilstaver noe.

For å sette dette opp, velger du cellene hvor du ønsker å legge til datavalidering. Deretter, på kategorien Data, klikker du på "Data Validation" -knappen. (Merk: knappen er segmentert slik at du kan klikke på øverste halvdel av-knappen for å velge datavalidering, eller du kan klikke på nedre halvdel av-knappen for å velge fra menyen Se figur 1.
Figur 1
<. p> Når dialogboksen åpnes (se figur 2), kan du velge kategorien Innstillinger. Under Tillat velger List. Så under Source, enten velge cellene med avdelingsnavn eller skriver avdelingsnavn i deg selv (med komma skille hver avdeling navn). Det er egne kategorier i denne dialogboksen hvis du ønsker å legge til en inngang melding eller feilvarselmelding. Når du klikker OK, vil du ha en in-cell nedtrekkslisten tilgjengelig.
Figur 2 < ! br>

Håper du liker disse Excel-funksjoner og er i stand til å sette dem til god bruk Hvis du trenger mer hjelp eller opplæring på alle Excel-funksjoner, kan du gi meg beskjed

Bilde kreditt: http: //www.flickr.com/photos/nevermindtheend/