Begrense data i Excel
Har du noen gang ønsket en måte å begrense dataene i en celle i Excel til en viss liste eller Ja /Nei? Hvis du ønsker å matche visse parametre, deretter Data Validation (i Dataverktøy-gruppen) i kategorien Data er løsningen!
Det finnes flere alternativer for å hjelpe begrense dataene inn i en celle. Du kan opprette en gruppe av elementer som en liste over avdelinger. Du kan også bruke funksjonen til å begrense svar til Ja eller Nei. En annen måte å bruke data Validering er å kontrollere elementene i en celle til innenfor et visst antall range.
Ja /Nei
Hvis du har et regneark som har en kolonne som trenger et ja eller nei svar, kan du bruke datavalidering for å sette det opp. For eksempel, hvis du har en kolonne som har tittelen "Årlig Appraisal" og ønsker å vite om personen har hatt sin årlige evaluering ferdig, kan du bruke Yes /No funksjonen. Denne funksjonen vil også tillate deg å tvinge et svar den ene eller den andre, om ønskelig.
For å begrense verdiene for denne kolonnen til enten Ja eller Nei, begynner ved å velge cellene du ønsker å begrense. Klikk på fanen DATA og klikk deretter Data Validation-knappen (se figur 1), som ligger i Data Tools Group. Dialogboksen som vises nedenfor åpnes. Se figur 2. Klikk på pil ned i Tillat tekstboksen og velg List. Klikk i Source boksen og skriv "ja, nei" som vist nedenfor. (Merk: Du vil ikke skrive anførselstegn.) Dette vil begrense data som kan være innspill til de valgte cellene slik at de vil bare akseptere Ja eller Nei
Figur 1
Figur 2
Når datavalidering brukes på cellene, vil de ha en rullegardinpilen i cellen. Dette vil tillate brukeren å velge enten Ja eller Nei fra rullegardinlisten når cellen er valgt
Neste., Kan du klikke på fanen Message. Her kan du skrive en kort melding som forteller brukeren verdiene som kan legges inn i den valgte cellen. For dette eksempelet, gikk jeg "Vennligst skriv enten Ja eller Nei i cellen." Se figur 3. Når en av de begrensede celler er valgt, vil du se inngangen meldingen du skrev inn.
< p> Figur 3
På den siste kategorien i datavalidering dialogboksen "Feil Alert" er der du kan velge stilen på varsling du ønsker å ha. Standarden er Stop våken, som ikke vil la noe annet enn de alternativene du listen for å bli valgt. Det vil ikke tillate brukeren å skrive i cellen i det hele tatt. De må velge enten Ja eller Nei. Se figur 4. Jeg skrev inn "Du må velge enten Ja eller Nei" Når du er ferdig, kan du klikke på OK-knappen for å avslutte.
Figur 4
De andre alternativene for feil Alert er "Advarsel" og "informasjon". The Warning varsling gir en advarsel med beskjed om teksten du skriver. Det gir brukeren muligheten til å fortsette. Det vil tillate brukeren å legge inn sin egen tekst i cellen etter at de har avvist advarselen ved å klikke på "Ja" for å fortsette. Se figur 5.
Figur 5
Varsel Informasjon gir brukeren muligheten til å skrive inn tekst annet enn listeelementene, også. Meldingen gis til brukeren er mer uformell versus de andre to alarm stiler.
Figur 6
List
Hvis du vil lage en liste å velge fra i en bestemt celle, vil du gå til samme sted som for Ja /Nei utvalg. Marker cellene du vil legge inn begrensning på, og klikk på kategorien Data og Data Validering knappen. Deretter klikker du på rullegardinlisten i La seksjonen og velg List. I Kilde skriver i listen din. For eksempel, hvis du ønsker å være i stand til å velge fra en liste over avdelinger, oppgir navnene på de avdelingene adskilt med komma. Se figur 7.
Figur 7
Hvis du allerede har en liste i regnearket, kan du bruke den til å legge inn elementer i stedet for å skrive dem i. Bare klikk knappen med den røde pilen på slutten av Source boksen. Gå til hvor listeelementer er og klikk og dra for å velge disse cellene. Trykke Enter når du er ferdig for å gå tilbake til datavalidering dialogboksen.
Du kan klikke på fanen Melding og Feil Alert kategorien for å gjøre endringer der, hvis det er ønskelig.
Nummer
Det er mange andre måter å begrense data, blant annet ved nummer (heltall eller desimaltall), dato, tekst lengde og tid. Se figur 8. La oss si at vi har en kolonne som brukes til å angi de ansatte utviklingstiden for hver ansatt. For vårt eksempel, vil vi anta at hver person trenger 36 timer per år. I så fall vil vi velge å begrense våre tall mellom 0 og 36 for å angi antall timer.
Figur 8
Vi vil velge cellene i kolonnen i personalet utvikling timer. Etter å ha klikket Data Validation-knappen, velg desimal fra Tillat nedtrekkslisten siden vi ønsker å tillate delvis beløpet, slik timer, også. Deretter Data nedtrekkslisten bør settes til "mellom". Du kan skrive inn "0" for minimum og "36" for det maksimale. Se figur 9. Du kan legge til en Input Melding og en feil Alert, hvis ønskelig. Når du klikker på OK-knappen, vil du få lov til å skrive inn et tall mellom 0 og 36, men vil få en advarsel hvis det er noe over 36.
Figur 9 Anmeldelser
Data Validation er et svært nyttig verktøy, spesielt når du har flere personer med tilgang til og skrive inn data i et regneark. Det vil ta litt tid å sette den opp, men det er verdt det, fordi du slipper å gå tilbake og rette feil fra dataregistrering
Bilde kreditt.: Http: //www.flickr .com /bilder /jayw /Anmeldelser