Common Outlook Spørsmål og tips
Outlook er et flott program som bidrar til å holde mange av oss organisert med e-post, kalender, møter, kontakter og mye mer. Flertallet av Outlook økter som jeg har gjort er one-on-one. Selv om jeg ikke har alle brukerne i ett klasserom, jeg fortsatt har en tendens til å få flere vanlige spørsmål.
De spørsmålene som jeg mottar mest vanligvis gjelder små tips og triks, administrerende innboksen og dele kalendere . Jeg tenkte jeg kunne ta med noen av de oftest stilte Outlook spørsmål i dette innlegget, sammen med noen tips.
Mailtips
For Outlook-brukere som er på en Exchange-server, har du en flott funksjon tilgjengelig til du ringte Mailtips. Mailtips hjelpe deg å unngå vanlige feil i Outlook. For eksempel ville det hjelpe deg når du tilfeldigvis treffer "Svar alle" når du bare mente å trykke "Svar". På toppen av meldingen, forteller den deg hvor mange mottakere det er inkludert i ditt svar, som vil hjelpe deg å raskt innse at det kommer til 15 personer i stedet for 1. For å slå av denne funksjonen på eller av, gå til Fil klikker du Alternativer og velge Mail kategori til venstre. Se figur 1.
Figur 1
Bla nedover til du kommer til Mailtips og klikk på Mailtips Valg-knappen. Se figur 2.
Figur 2
Elementene som kan vises inkluderer: Sende Restriksjoner, Ubesørgelig Message, og informasjonsMailTips. Jeg har funnet Ubesørgelige Meldings tips for å være verdifull fordi jeg vet før jeg selv sende meldingen hvis noen adresse er ikke gyldig. Svar-All eksempelet jeg brukte tidligere er den som har virkelig hjulpet meg mest. Når jeg er sliten og jobber sent på kvelden, er det fint å vite om jeg tilfeldigvis treffer Svar alle ved en feiltakelse.
Du kan vise Mailtips automatisk i alle tilfeller, kan ha dem viser bare når de gjelder for din melding eller kan slå dem helt av. Jeg har det satt bare skal vises når de gjelder til min e-postmelding.
Kalender Del
Mange av oss jobber i et team eller avdeling. Noen ganger trenger vi å kunne få tilgang til noen tidsplan. Ved hjelp av Outlook, kan du dele din timeplan via e-post, på nettet, eller bruker en Exchange-server.
Til e-post kalenderen din, klikk på kalenderen. Deretter velger du kategorien Hjem. Klikk på E-post kalender-knappen (se figur 3)
Figur 3
Følgende vindu vil dukke opp (se figur 4).
Figur 4
Velg kalender som du ønsker å dele (hvis du har mer enn én). Deretter velger datointervall og detaljnivået du ønsker å inkludere på mailet kalenderen. Merk at det er en tekstboks for å kun vise gangen i løpet av din arbeidstid (som er satt i Outlook-alternativene).
I delen Avansert, kan du klikke på Vis-knappen for å se de resterende alternativene, herunder layout som du ønsker for kalenderen. Klikk OK når du er ferdig.
Hvis du vil publisere kalenderen på nettet, går du til kategorien Hjem og klikker Publish Online. Den velger publisere denne kalenderen. Se figur 5.
Figur 5
Når du publiserer til Office.com, kan du bestemme hvem som får vise kalenderen. Du kan velge detaljnivå og hvor lang tid du vil dele kalenderen.
Hvis du vil dele via Exchange-server, går du til kategorien Hjem, og velg Del Kalender. Se figur 6 for delingsinvitasjonen vinduet som åpnes.
Figur 6
Du kan velge den personen (e) for å dele den med ved å legge dem til i "Til" linjen. Mottakerne er varslet via e-post som du har delt kalenderen. Du kan finne ut detaljene for å dele og legge en melding til invitasjonen mottaker.
Tilgang Outlook Remotely
Outlook pleide å være vanskelig å forholde seg til når du åpner det når du var borte fra kontoret. Nå kan du bruke nett Office Outlook for å få tilgang til e-post fra noen av de store nettleserne. Og, med celler telefoner, spesielt Windows-telefon, kan du få tilgang til Outlook-informasjon enkelt.
Ifølge Microsoft, "Outlook.com er en gratis e-posttjeneste som ser ut og føles som Outlook. Du kan også legge til Outlook.com-kontoen til Outlook til å administrere alle dine e-post, kalendere og kontakter. "Hvis du har en Outlook-konto via en Exchange-server, kan du ha blitt gitt på nettstedet for å gå til hvor du kan logge deg på Outlook-kontoen. Hvis ikke, kan du gå til http://www.outlook.com og bruke Microsoft-konto for å sette opp alt. Fjerntilgang Outlook vil ikke ha hvert element i desktop-versjonen. Hvis du bruker Office 365, vil den versjonen av Outlook være nærmere skrivebordsversjonen.
samtalevisning
I Outlook (2010 og 2013), kan du se på innboksen i samtaler, i stedet enkeltmeldinger. Klikk kategorien Vis, og ser mot venstre for å finne Vis som Samtaler boksen. Se figur 7.
Figur 7
Hvis du ikke har en sjekk i boksen, vil du ønsker å klikke på boksen. Figur 8 viser vinduet som vises.
Figur 8
Du kan velge å sette opp samtalen visning for alle postkasser /mapper eller bare den aktuelle mappen du har valgt. Når du går tilbake til å se på innboksen din, kan du åpne eller utvide en samtale ved å klikke på den lille trekanten /pilen til venstre for meldingshodet. Se figur 9.
Figur 9
Håper noen av disse tipsene kan hjelpe deg liker å bruke Outlook enda mer
Bilde kreditt: http://www.flickr.com/photos/thos003 /