Feilsøking Problemer med innebygde objekter i en presentasjon
I mange av PowerPoint-klasser som jeg har lært, er det som regel noen spørsmål om embedding stedene. Nummer én problemet vi snakker om feilsøking bekymringer problemer med grafikk å bli for stor, og dermed gjøre hele presentasjonen for stor. Et annet punkt jeg vanligvis gjør er sikkerhetsspørsmål involvert i å bygge inn et Excel-regneark. Mange studenter vet ikke engang at dette er enda et problem.
Store innebygd grafikk
I nesten hver presentasjon du ser, grafikk spiller en viktig rolle. Noen mennesker bruker svært høyoppløselig grafikk som kan føre til problemer når du prøver å sende e-post eller sende presentasjonen til noen andre. Jeg har laget noen store presentasjoner som var for stor til å sende e-post. De fleste gratis e-postprogrammer og mange selskaper satt restriksjoner for å begrense størrelsen på e-postvedlegg.
Så, hvordan kan du fikse problemet? Det er et par måter å omgå store innebygd grafikk. Det ene er å bruke et bilde redigering programvare for å redusere oppløsningen til en håndterlig størrelse som 1024 x 768. Microsoft Picture Manager, som er på de fleste Windows-PCer eller kan lastes ned som en app gratis, vil arbeide for å endre oppløsningen.
Et annet alternativ som kan gjøres innen PowerPoint er å komprimere bildene. Du kan klikke på et bilde, og deretter gå til Verktøy Format kategorien Bilde. På venstre side av det båndet, klikk på knappen Komprimer bilder. Se figur 1.
Figur 1
Når du klikker på knappen Komprimer bilder, vil du ha valget mellom å redusere bildestørrelsen og slette det beskårne områder av bildet. Se figur 2. I mange av mine presentasjoner, har jeg dukket grafikk. Hele bildet er fremdeles, selv om det beskårne delen ikke vises. Du lagrer hele bildet. Ved hjelp av bildekomprimering innebygd i PowerPoint, kan du slette de delene av bildet som er beskåret.
Figur 2
Du vil ønske å fjerne avkryssing "Apply bare til dette bildet "hvis du har flere bilder i presentasjonen du ønsker å komprimere. Hold Kryss av i boksen for "Slett beskårne områder av bilder" hvis du ønsker det beskårede delen av bildene fjernet.
Skjult Excel data
En problemer som mange brukere ikke engang vet om er når du kopierer og limer å bygge inn en del av et Excel-regneark som dere andre deler av regnearket er tilgjengelige. Du kan være potensielt være at konfidensielle data for å bli utsatt!
Når du kopierer og lime inn data eller informasjon fra et Excel-regneark i PowerPoint, vil de fleste brukerne gjør en lime spesiell hjelp av alternativene knappen når du limer inn. Brukeren vil kopiere utvalget fra et Excel-regneark og deretter gå til PowerPoint å lime den inn som et innebygd objekt.
Det fungerer godt for brukeren å kunne foreta en fin jakt bord som kan være dimensjonert enkelt. Men hva som egentlig skjer er at hele regnearket er innebygd. Alt brukeren trenger å gjøre er å dobbeltklikke den innebygde Excel regneark for å kunne se alt på at regnearket kategorien plus har tilgang til de andre kategoriene i den samme filen. Det andre problemet er at hele Excel-filen er lagret i PowerPoint, og skaper en mye større presentasjon.
For å unngå dette problemet, når du kopierer noe fra Excel og lime inn i PowerPoint, sørg for at du velger det første limefunksjon , som er Bruk Destination Styles. Dette vil ikke lime inn hele regnearkfilen, men i stedet bare legger utvalget som du ønsker fra Excel-filen. Se figur 3.
Figur 3
Jeg håper denne opplæringen hjelper deg å finne en mer effektiv måte å legge inn dine objekter i PowerPoint mens du holder filen på en håndterlig størrelse!