Excel Tips: Hold Organisert Bruke COUNTIFS
Nylig gjorde jeg en Excel treningsøkt for et team av selgere som fokuserte deler av dagen på formler. Det var interessant at selv om de fleste av brukerne var middels brukere, de hadde ikke skapt noen av IF statistiske funksjonene i Excel. Etter å ha sett på noen av sine data, jeg umiddelbart tenkte på COUNTIFS formelen.
Jeg var glade for å være i stand til å vise dem disse gems å legge til sin verktøykasse for dataanalyse. Jeg begynte med et enkelt eksempel for å hjelpe dem å se hvordan de kunne bli organisert ved hjelp av en COUNTIFS formel. Jeg spurte om de hadde noen gang blitt stilt overfor oppgaven med å holde en løpende oversikt over elementer som kan ha en statusendring over tid? Her er et scenario: La oss si at selskapet har gjennomført en politikk som krever at alle ansatte til å delta på en treningsøkt på sikkerhet og deretter å passere sikkerhets eksamen som følger. La oss si at de ansatte er ventet å delta den nødvendige treningen, som vil bli tilbudt over en fem måneders periode i løpet av året. I tillegg må eksamen tas og bestått innen utgangen av kalenderåret.
Hvis din bedrift har ulike avdelinger og ønsker å se hvor mange som har deltatt på en av treningene og også ønsker å finne ut hvordan mange mennesker fra de ulike avdelingene har bestått eksamen, noen må gå gjennom dataene med jevne mellomrom og avgjøre hvem som har deltatt ved avdelingen, og som har bestått av avdelingen. Dette er ikke vanskelig å gjøre hvis du har noen få ansatte, men la oss si at det er over 200 mennesker som jobber i selskapet, og husk at de jobber i ulike avdelinger! Så mye for merkene!
COUNTIFS funksjonen kan la deg se på flere forhold samtidig. Hvis du ønsker å finne ut (1) som har deltatt ved avdelingen og (2) som faktisk har bestått eksamen ved avdelingen, de COUNTIFS (ikke å forveksles med ANTALL.HVIS-funksjonen, som bare ser på én betingelse) kan være en livredder hvis du har store mengder data for å analysere.
For dette scenariet, vi ville ha fornavn i kolonne A, etternavn i kolonne B, avdeling i kolonne C, dato deltok sikkerhet økt i kolonne D, og en "Ja" i kolonnen E hvis testen ble bestått. I dette eksemplet har vi brukt 27 rader, med våre data i hver kolonne i rader 2 gjennom 27. I et område nedenfor dataene, (rad 31) ville du ha instituttene oppført i en kolonne med en plass i neste kolonne der du . ville sette antall for hver
Du ville bruke følgende formel i cellen ved siden av HR-avdelingen: = COUNTIFS ($ C $ 2: $ C $ 27, "HR", $ E $ 2: $ E $ 27 ,"Ja"). Formelen ville gjøre en teller bare dersom den ansatte hadde deltatt i klassen og fullført eksamen. Du kan følge opp med en enkel divisjon å gjøre prosentandelen i neste celle, også.
Det er imidlertid to viktige retningslinjer som må være observed- (1) områdene du undersøker må være konsekvent når det gjelder av måten data er lagt inn, for eksempel, kan du bruke den samme saken og ordlyden-hvis du bruker HR gang, så vær konsekvent og skriver det samme ordlyd for dette elementet-ikke type "Hr" eller "hr" neste gang; (2) Kriteriene Ranges bør gjøres absolutte områder, f.eks $ C $ 3: $ C $ 350 eller områdene bør gis spesifikke navn slik at de forblir konstant når kopiert
Du vil finne som du oppdaterer data. -I dette eksempelet datoen en sesjon ble fulgt, og hvis en person har bestått eksamen, kan du få oppdatert informasjon ved summer for hver avdeling.
Nå går TELLER noe!
Om Versitas
Versitas (www.versitas.com) er en ledende landsdekkende programvare opplæringsbedrift som leverer på stedet og nettbasert opplæring til ledende selskaper i store amerikanske markedene og rundt om i verden.
For mer informasjon, kontakt [email protected]