vanligste spørsmålene under Excel Training
De fleste av Excel trening som jeg gjør i disse dager er på 2010-versjonen. Selv om Microsoft Office 2013 ut, er de fleste av kundene gi litt tid til å se hvordan det fares med de tidlige adopters. Jeg har også funnet at budsjettet problemene er ikke slik at organisasjonene å oppdatere så ofte som hvert tredje år.
Så, når jeg gjør trening på Excel 2010, er det to nye funksjoner som jeg får mange spørsmål om. De er Slicer og Sparklines. Hvis du ikke er kjent med disse to funksjonene, vil du ønsker å være! De kan være flott tid sparere og legge dybde til dagens elementer som du sannsynligvis allerede bruker.
pivottabell og Slicer
I tidligere versjoner av Excel, jeg har hatt ved hjelp av pivottabeller. Hver versjon har stadig forbedret på den enkle å lage og manipulere disse meget nyttige skapninger. Pivottabeller virkelig lar deg tilpasse og oppsummere data i så mange forskjellige måter.
I mine treningsøkter, får jeg ofte spørsmål om hvordan man skal justere pivottabeller for å fylle ut informasjon i henhold til kundens behov. Jeg tror den nye Slicer funksjonen i Excel 2010 vil hjelpe med denne type spørsmål. Det vil også tillate deg å få et annet syn på analyse ved hjelp av pivottabeller.
The slicer brukes i pivottabeller for å filtrere data og flytte den rundt eller endre størrelsen på skjermen. I hovedsak, det kan du se et bilde av en pivottabell eller pivottabellen detalj i regnearket. Og, akkurat som pivottabell gjorde i tidligere versjoner, den høvelen snapshot oppdateres når dataene i pivot tabellen endres /justeres.
The slicer visningen kan være svært nyttig for deg å vise en del av pivottabell i en rapport i stedet for hele greia. The slicer trekker pivottabell data og viser den i et diagram-stil-boksen.
For vårt eksempel, kan du laste ned og bruke filen koblingen Excel på dette innlegget. Det vil hjelpe deg med et enkelt eksempel for å prøve ut. Åpne den nedlastede filen og klikk på regneark kalt pivottabell data. Dette er data som pivottabellen eksempelet er basert på. (Dette er bare gjort opp data.) Se figur 1.
Den pivottabell har allerede blitt opprettet på pivottabell Eksempel arket. Klikk på regnearket i filen og klikk i celle D9 å velge det. Se figur 2.
Når du har valgt din pivottabellen, klikk på pivottabell Tools kategorien Alternativer. Du kan deretter klikke Sett inn Slicer knappen og velg å sette inn høvelen. Du vil se en slicer vindu. Se Figur 3.
Bare plassere en sjekk på feltet som du ønsker å kunne bruke til å filtrere dataene. Velge mer enn én, jevn og klikk på OK. For vårt eksempel, klikk på boksene for Symbol og Aksjer felt. For hvert felt du har lagt til, vil du se et lite vindu vises. Hvis du har valgt to avmerkingsboksene, og vil du ha to vinduer åpne. Du kan flytte disse rundt slik at de ikke dekker dine data. Se figur 4.
Hvis du vil justere og filtrere data i pivottabell, klikker du bare på de ulike verdiene i hvert vindu. Dine data vil gjenspeile bare dataene som samsvarer med verdien for feltet. Det gjør det veldig fort å veksle mellom visningene ... mye raskere enn i tidligere versjoner!
Sparklines
I en klasse jeg lærte nylig, brukte jeg litt tid dekker diagrammer i Excel. Når jeg først brukte kartlegge funksjonen i Excel mange, mange år siden, var det vanskelig å manipulere og tungvint. I den nyeste Excel-versjon, er jeg overrasket over hvor enkelt og brukervennlig de har gjort kartlegging.
Fordi jeg liker diagrammer og visuelle fremstillinger av data så mye, jeg jublet når Excel lagt til muligheten for å slå dine tall inn historier for andre å lese! Microsoft gjorde dette ved å legge Sparklines, som er små diagrammer som passer inn i en celle. (Hvis du ønsket å bruke denne funksjonen i det siste, du trengte en spesiell tredjeparts add-in app installert.) I motsetning til andre oversikter, er disse ment å bli integrert med dataene.
Du kan enkelt legge til Sparklines i dataene. Bruk vår Eksempel filen på nytt. Gå til Sparklines arket. Se figur 5.
Velg cellene du ønsker å bruke først. Velg cellene B3 i vårt eksempel filen: E3. (Tips:. Du vil ønske å velge flere celler, rader eller kolonner du ikke ønsker å bruke bare én celle.) Når du har valgt cellene, klikker på kategorien Sett inn, hvor du finner en gruppe på tre spark knapper. Du kan velge å ha Sparklines som en linje, kolonne eller seier /tap. Se figur 6.
En dialogboks åpnes og vil være befolket med cellene som du vil bruke til å lage den spark allerede. Se figur 7.
Du må fylle i stedet for der du vil at spark diagrammer. Du kan sette dem i tomme celler ved siden av data, eller du kan sette inn en kolonne eller rad for dem. For vårt eksempel velger celle F3 som plassering. Du kan kopiere og lime disse eller bruke fyllhåndtaket for å kopiere spark ned til cellene F4. F7
Når du har valgt hvilken type Sparklines du ønsker, vil du ha en spark kategorien Verktøy som vil gi alle knapper for formatering. Se figur 8.
Du kan endre spark stil, akse, farge og data. De Sparklines virkelig hjelpe sette fokus på dine data ved å vise en økning eller nedgang i tallene dine visuelt. Du kan legge til markører på linjene (hvis du valgte linjen format) for høye, lave, første og siste punktene. Du kan selv velge fargen på prikken på linje for hver markør. Jeg har funnet disse til å være svært nyttig når undersøke data i team setting. Jeg mister ikke oppmerksomheten til mine tall crunchers forsøker å finne ut de lave /høye poeng lenger.
Så, trekk ut din nærmeste Excel-fil og legge til en "gnist" til regnearket!
< p> Last ned eksempel fil her: Excel_Example
Bilde kreditt: http://www.flickr.com/photos/calavera/