dashboarding og rapportering i Excel er ofte om å vise handle data. Du vil ofte finne at ledere er interessert i toppen og bunnen av ting: de 50 beste kunder, de nederste 5 selgere, de 10 beste produktene. Selv om du kanskje tror dette er fordi lederne har oppmerksomheten span av en fire år gammel, er det en mer logisk grunn til å fokusere på uteliggere.
Hvis du som manager, vet hvem bunnen ten inntekter -generating kontoer er, du kan bruke din innsats og ressurser i å bygge opp disse kontoene. Fordi du mest sannsynlig ikke ville ha ressurser til å fokusere på alle kontoer, viser et håndterlig undergruppe av kontoene ville være mer nyttig.
Heldigvis pivottabeller gjør det enkelt å filtrere data for de fem beste, den bunn ti, eller enhver tenkelig kombinasjon av topp eller bunnrekorder. Her er et eksempel
Tenk deg at i din bedrift, er tilbehør Business Segment en høy margin business -. Du få mest mulig profitt for hver dollar av salget i tilbehør segmentet. Å øke salget, ønsker sjefen din til å fokusere på de 50 kundene som bruker minst mulig penger på tilbehør. Han ønsker åpenbart å bruke sin tid og ressurser på å få disse kundene til å kjøpe mer tilbehør. Her er hva du skal gjøre: Dette er kraften av å bruke pivottabeller. for grunnlag av dine oversikter og rapporter. Fortsett å leke seg med Topp 10 filter muligheten til å se hva slags rapporter du kan komme opp med. Hvis det er uavgjort for noen rang i bunnen 50, viser Excel du alle de tilknyttede postene. Du kan fjerne de anvendte filtre i dine pivottabeller ved å ta disse handlingene.
Bygg en pivot tabell med Business Segment i filteret område, Customer i raden området, og salgssummen i verdier området; se figuren. For kosmetisk verdi, endre oppsettet til tabellform
Høyreklikk på kundenavn i Kundefeltet, velg Filter, og deretter Topp 10 -.. Som vist i denne figuren
Don ' t la etiketten Topp 10
forvirre deg. Du kan bruke Topp 10 muligheten til å filtrere både topp og bunn poster.
På dette punktet, har du nøyaktig hva din leder ba om -. 50 kunder som bruker minst mulig penger på tilbehør. Du kan gå et skritt videre og formatere rapporten litt ved å sortere på summen av salgsbeløpet og bruke et valutaformat til tallene. Se figuren.
Merk at fordi du har bygget denne visningen ved hjelp av en pivottabell, kan du enkelt tilpasse den nylig opprettede rapporten for å skape et helt nytt syn. For eksempel kan du legge til Timor-feltet - vist i denne figuren - til filter området for å få de 50 Storbritannia kunder som bruker minst mulig penger på tilbehør
Du kan legge merke til at i dette tallet, den nederste 50 Rapporten viser bare 23 poster. Dette er fordi det er færre enn 50 kunder i Storbritannia markedet som har tilbehør salg. Hvis du ber om bunnen 50, viser Excel opptil 50 kontoer, men færre hvis det er færre enn 50.
Klikk hvor som helst inni pivot tabell for å aktivere pivottabell Tools sammenheng kategorien på båndet
Velg fanen Alternativer på båndet.
Klikk på Fjern-ikonet og velg Fjern filtrene, som vist i denne figuren.