A Few Excel Tips

Siden antallet ett program som jeg trener på er Excel, jeg tenkte jeg skulle ta med noen tips om Excel i dette innlegget. De fleste av trenings forespørsler som jeg får er for Excel middels eller avansert. I løpet av årene, virker det som det er noen funksjoner som har kommet i hendige flere ganger, enten for meg selv eller i å hjelpe andre i en opplæring klasse. Jeg håper du er i stand til å bruke disse tipsene, også!

For de av dere som bruker databasen funksjonene i Excel, ledende nuller kan presentere et problem. For eksempel si at du skriver inn navn og adresser. I postnummer feltet kan det være et postnummer som begynner med en null (05 678). Når du taster inn 05 678 og trykk enter, vil Excel ikke vise den ledende null. Excel vil vise nummeret som 5678.

En måte å løse problemet på er å lage et tilpasset tallformat for alle cellene der kan du legge inn tall som begynner med en null. Å skape et tilpasset tallformat, velger du først alle cellene der du vil være på vei inn tall som kanskje begynner med en null. Høyreklikk på at utvalget, og velg Formater celler. I kategorien nummer, velger du Tilpasset etter kategori

I feltet Type, fjerner enhver vises informasjon (General, for eksempel), og skriv inn en null for hvert siffer -. Inkludert nuller - du vil vise i den valgte cellen eller celler. For eksempel, hvis du ønsket å gå inn 05678 du ville komme inn 00000 i feltet Type. Så alt du trenger å gjøre er å klikke på OK-en veldig enkel løsning på en av de frustrerende Excel situasjoner!

Et annet tips til bruk innen Excel database element (i 2007 og 2010-versjonene) er Excel-tabellen funksjonen . Du kan bruke Table funksjon for å hjelpe deg å beregne, format og sortere data raskt. Hvis du noen gang har hatt behov for å gjøre et Excel-regneark se bra ut i en hast, så vil du elske denne funksjonen tabellen.

Hvis du vil gi dine regnearkdata et mer profesjonelt utseende, start ved å velge dataområdet og klikke på Sett fanen. (MERK:. Det vil ikke fungere hvis du har tomme rader mellom kolonneoverskriftene og de faktiske data) Klikk på tabellikonet fra Table gruppen å bestemme omfanget og klikk på OK. Deretter velger du fra en av de forhåndsdefinerte tabellstiler. Klikk på "Total" hake i Tabellstiler alternativet gruppe og bla deretter til den siste raden i tabellen. Hvis du klikker på rullegardinpilen til høyre for kolonnen (e) du ønsker oppsummert, kan du da velge å Average, grev, Sum, etc. For å sortere dataene på en bestemt kolonne, kan du klikke på pil ned på toppen av kolonnen og velge hva slags alternativ du ønsker.

Et annet spørsmål som jeg har jobbet med nylig var relatert til konverteringer mellom ulike målinger. I prosessen med å hjelpe noen fra et annet land, måtte jeg finne ut noen utveksling mellom våre amerikanske standard måle og det metriske systemet. Siden jeg ikke har alle disse konverteringene memorert, var jeg i stand til å bruke Excel til å hjelpe til. Hvis du noen gang har hatt til å konvertere miles til kilometer, inches til centimeter, eller Fahrenheit grader til Celsius grader så Excel kan hjelpe deg, også.

For Excel 2007/2010 brukere, klikker du på Office-knappen i 2007 (eller Fil-kategorien i 2010) > Klikk Alternativer for Excel-knapp > Klikk Tillegg til venstre > Klikk på Analyseverktøy fra listen > Kontroller at Excel Add-Ins er valgt i Behandle-boksen > Klikk på Start. . Klikk for å sette en hake i boksen ved siden av Analyseverktøy og klikk deretter på OK for å gå tilbake til regnearket

For brukere Excel 2003 (tidligere eller), Gå til menyen Verktøy > Velg Add-Ins > Velg Analyseverktøy boksen > Klikk på OK.

Deretter kan du bruke Excel-funksjoner for å gjøre konverteringer. For eksempel, hvis du ønsker å konvertere 2 1/2 pounds til kilo, bruker du følgende Excel-funksjonen: = KONVERTER (2,5, "lbm", "kg") Svaret ditt bør være 1,133981. For å finne kilo tilsvarer £ 1, bare erstatte 2,5 i formelen med 1,0, noe som bør gi et resultat av 0,453592. For en fullstendig liste over måleenhetskonvertering tilgjengelige i Excel, kan du gå til følgende Microsoft-webområde: http://office.microsoft.com/en-us/excel/HP100623111033.aspx

Håper du er i stand til å utmerke seg med Excel ved hjelp av disse tipsene! Anmeldelser