Ikke alle Excel 2016-regneark kommer fra maler. Mange ganger, må du opprette ganske unikt regneark som ikke er ment å fungere som standardmodeller som visse typer arbeidsbøker genereres. Faktisk kan de fleste av regneark som du oppretter i Excel være av denne typen, spesielt hvis din bedrift ikke stole på bruk av standardiserte regnskaper og former.

Planlegging arbeidsbok
< p> Når du oppretter en ny arbeidsbok fra bunnen av, må du starte med å vurdere layout og design av dataene. Når du gjør dette mental planlegging, kan det være lurt å stille deg selv noen av følgende spørsmål:

Har oppsettet av regnearket krever bruk av datatabeller (med rad- og kolonneoverskriftene begge) eller lister (med kolonneoverskriftene only)?

Har disse datatabeller og lister må legges ut på et enkelt regneark eller kan de plasseres i samme relative posisjon på flere regneark i arbeidsboken (som sider i en bok) ?

datatabellene i regnearket bruker samme type formler?

noen av kolonnene i datalister i regnearket få innspill fra formel beregning eller de får sin input fra andre lister (kalt oppslagstabeller
) i arbeidsboken?

vil noen av dataene i regnearket vises grafisk, og vil disse listene vises i samme regneark (referert til som innebygde diagrammer
), eller vil de vises på separate regneark i arbeidsboken (kalt chart ark
)?

Har noen av dataene i regnearket kommer fra regnearkene i separate arbeidsbokfiler?

Hvor ofte vil dataene i regnearket oppdateres eller lagt til?

Hvor mye data vil regnearket til slutt holde?

blir dataene i regnearket deles hovedsakelig i trykt eller elektronisk skjema?

Alle disse spørsmålene er et forsøk på å få du vurdere den grunnleggende formål og funksjon av det nye regnearket før du begynner å bygge den, slik at du kan komme opp med en design som er både økonomisk og funksjonell.

Økonomi

Økonomi er en viktig faktor fordi når du åpner en arbeidsbok, blir all sin data lastes inn i datamaskinens dynamisk minne (kjent bare som minne
). Dette kan ikke utgjøre noen problemer hvis enheten du kjører Excel 2016 på en av den nyeste generasjonen av PC-er med mer minne enn du kan tenke på å bruke på en gang, men det kan utgjøre litt av et problem hvis du kjører Excel på en liten Windows tablett med et minimum av minne eller smarttelefon med begrenset minne eller dele arbeidsboken fil med noen som datamaskinen er ikke så godt utstyrt. Avhengig av hvor mye data du stappe inn i arbeidsboken, kan du selv kommer for å se Excel krype og krype jo mer du arbeider med det.

For å beskytte mot dette problemet, sørg for at du don ' t pad datatabellene og lister i arbeidsboken med ekstra tomme "spacer" celler. Holde bordene så tett sammen som mulig på samme regneark (med ikke mer enn en enkelt tom kolonne eller rad som en separator, som du kan justere for å gjøre så bredt eller høyt som du liker) eller - dersom design gjør - holde dem i samme region påfølgende regneark.

funksjonalitet

Sammen med økonomien, må du ta hensyn til funksjonaliteten til regnearket. Dette betyr at du trenger å ta høyde for fremtidig vekst ved valg av plassering av sine datatabeller, lister og diagrammer. Dette er spesielt viktig i tilfelle av datalister, fordi de har en tendens til å bli lengre og lengre som man fortsetter å legge til data, noe som krever flere og flere rader av de samme få kolonnene i regnearket. Dette betyr at du bør vanligvis vurdere alle radene av kolonnene som brukes i en dataliste som "utenfor grensene." Faktisk, alltid plassere diagrammer og andre som støtter tabeller til høyre for listen snarere enn et sted under den sist brukte rad. På denne måten kan du fortsette å legge data på listen uten å måtte stoppe og første flytte noen urelaterte element ut av veien.

Dette romlig bekymringen er ikke det samme når du plasserer en datatabell som vil total verdier både nedover radene og på tvers av kolonner tabellen - for eksempel en salgs tabell som oppsummerer dine månedlige salget av elementet med formler som beregner månedstotalen i den siste raden i tabellen og formler som beregner element summer i den siste kolonnen. I denne tabellen, trenger du ikke bekymre deg for å måtte flytte andre elementer, for eksempel innebygde diagrammer eller andre som støtter eller urelaterte data tabeller, fordi du bruker Excel evne til å utvide rader og kolonner i tabellen innenfra.

Som tabellen ekspanderer eller trekker seg omkringliggende elementer bevege seg i forhold til og med tabellen utvidelse og sammentrekning. Man gjør denne typen redigering til bordet fordi innsetting av nye tabell rader og kolonner i forkant av formlene sikrer at de kan tas med i beregningene totalt. På denne måten raden og kolonnen av formlene i datatabellen fungerer som en grense som flyter med utvidelse eller sammentrekning av sine data, men som holder alle andre elementer i sjakk.

Fullfører arbeidsboken design

Etter at du har mer eller mindre planlagt ut hvor alt går i det nye regnearket, er du klar til å begynne å etablere de nye tabeller og lister. Her er noen generelle tips om hvordan du setter opp en ny datatabell som inneholder enkle totalt beregninger:

Skriv inn tittelen på datatabellen i den første cellen, som danner venstre og øvre kant av bordet.

Skriv inn rekken av kolonneoverskriftene i raden under denne cellen, som starter i den samme kolonnen som cellen med tittelen på bordet.

Oppgi rad overskrifter ned den første kolonnen i tabellen, med start i den første raden som skal inneholde data. (Å gjøre dette etterlater en tom celle der kolonnen rad overskrifter skjærer rad med kolonneoverskriftene.)