Small Business Solutions som bruker Excel

Har du eier en liten bedrift? For mange folk, er det deres livslang drøm å være en entreprenør. Jeg vet det fordi jeg er gift med en av disse modige, selvstendige, og svært travle mennesker.

Min mann er stadig å forske og finne nye måter å gjøre ting. Han liker å automatisere en prosess eller i det minste forbedre det, hvis det er mulig. Hva gjør noe av dette har å gjøre med Excel og små forretningsløsninger, som tittelen på blogginnlegget leser? Vel, jobbet så hardt for å forbedre prosessene og holde tritt med en liten bedrift som regel etterlater svært lite tid til å presentere dataene dine (eller selv finne ut hvordan de skal presentere data) i Excel. De fleste små bedrifter eller ansatte ikke har tid til å formatere og gjøre sine regneark ser fantastisk. De er for opptatt "arbeider" i virksomheten.

Det er et par tips som kan hjelpe deg formatere og gjøre regnearket ser flott ut veldig raskt. Jeg tenkte jeg skulle inkludere disse for å hjelpe deg som en virksomhet entreprenør eller team medlem for å hjelpe deg å arbeide raskt for å gjøre informasjonen virkelig vise alle dine hardt arbeid uten å ta timer for å gjøre det.

Bord Anmeldelser

Hvis du vil gi dine Excel-data et mer profesjonelt utseende, start ved å velge dataområdet som du vil formatere. (Pass på at dataene du har valgt har ingen tomme rader mellom overskrifter og dine data. Tabellen funksjonen fungerer ikke med tomme rader. Deretter klikker du på kategorien Hjem. Klikk Format som tabell-knappen og velge mellom ulike forhånds -Designet tabellstiler. Ikke bry deg om stilene er ikke akkurat det du ønsker. Du kan tilpasse og justere lett etter at du har gjort ditt første valg.

En liten dialogboks som ber deg hvis dataområdet er riktig. Du kan også velge på dette punktet hvis du har kolonneoverskrifter eller ikke, slik at Excel vil vite å bruke dem. Når du er ferdig med de to delene, kan du klikke på OK. Merk, hvis du ønsker å kunne å sortere, er det best å ha kolonneoverskriftene (eller som Excel kaller dem, overskrifter). Du har nå et bord laget av dataene som allerede er formatert og klar til å gå.

Hvis du vil tilpasse tabellen videre, du kan bruke Tabellverktøy utformingen fanen øverst i Excel-skjermen. Du vil se i bokser som vil tillate deg å legge Totalt kolonner eller rader, bare ved å plassere en sjekk i boksen. Du kan også fjerne eller legge spesiell formatering for den første raden eller kolonnen ved hjelp av de samme avmerkingsboksene. Hvis du velger Total Row boksen, vil du se en ekstra rad lagt på bunnen av dine data. Du kan klikke på noen av disse cellene og velger å Sum, Antall, GJENNOMSNITT, etc. noen av kolonnene med data. (Det er en rullegardinpilen ved siden av hver celle som du klikker på i denne Total Row, hvor du kan velge den funksjonen du ønsker å bruke.)

I tillegg kan du sortere data på bestemt kolonne ved å velge rulle pil ned på kolonneoverskriften du ønsker på. For eksempel, hvis du hadde en adresseliste med navn, adresse, by, osv, kan du bare klikke på rullegardinpilen til høyre kolonnen overskriften City of og velger å sortere de fra A til Z.

Som du ser, kan funksjonen bordet gjør fikser opp en kjedelig regneark veldig rask og enkel !!

SmartArt

I Excel (og Word og PowerPoint), kan du bruke SmartArt-funksjonen til å lage liste, prosess, matrix og mange flere flotte diagrammer. Det er lett å lage og modifisere SmartArt.

For å sette inn en SmartArt figur inn i PowerPoint (eller Word og Excel), velg kategorien Sett inn, og klikk på SmartArt kommandoknappen på båndet. En dialogboks åpnes, slik at du kan velge den kategorien av SmartArt på venstre side.

Hvis du velger kategorien "List", kan du velge fra en av 40 diagrammer som tillater deg å vise elementer som tekst og bilder. For vårt eksempel, velg "Vertical Box List". Denne er fin å bruke når du har en punktliste. Den kan brukes til å vise flere grupper av informasjon, inkludert hovedoverskrifter og underoverskrifter eller tilleggs Nivå 2 informasjon.

Du vil se SmartArt figuren vises innkapslet i en ramme med en punktliste ruten ved siden av den. Du kan skrive inn i tekstboksene selv eller i punktliste. I denne varianten på listen diagrammet, kan du skrive i hovedoverskriften i den fargede boksen. Du kan legge til mer tekst (som et lavere nivå kule) i det hvite feltet under den fargede boksen.

Hvis du ønsker å endre farger eller stil, de er begge tilgjengelige på SmartArt verktøy Design fanen øverst . De to SmartArt-verktøy kategoriene (Design og Format) vises bare når du klikket på SmartArt figuren i seg selv. Du vil se en "Endre Colors" -knappen i midten av SmartArt verktøy Design tab bånd. Du kan velge en av de forhåndsformaterte farger som er kan variere avhengig av bakgrunnen design du har valgt for presentasjonen.

Eksperimenter et par ganger med denne funksjonen, og du vil snart bli en whiz!

Bilde Credit: http://www.flickr.com/photos/pamwood707/