En av de vanligste problemene med data som du importerer inn i Excel er at tekst etikettene er ikke helt riktig. For eksempel kan du finne deg selv med byen, staten, og Postnummer informasjon som er en del av en adresse lagret i en enkelt celle i stedet for i tre separate celler.
Eller, du kan finne den samme informasjonen som er lagret i tre separate celler når du vil at dataene som er lagret i en enkelt celle. Du kan også finne at biter av informasjon som du vil ha lagret som etiketter i stedet lagres som verdier og vice versa.
Hva er big deal?
Bare for å gi deg en rask idé om hva dette betyr, ta en titt på disse regnearkene. Ok, dette er falske data, sikker. Men eksemplene viser en vanlig situasjon. Listen informasjonen du ser her bruker unødig lange produktnavn, goofs opp noen kundenavn ved å legge store tall til kundens navn, og deretter setter alle i byen og staten informasjon i ett felt. Yuk.
Sjekk ut hvordan denne informasjonen blir omorganisert, slik at det er mye lettere sortert og filtrert. For eksempel PRODUCT2 feltet forkorter produktnavnet ved å endre Big Bob Håndbok for bedriften å bare BBgt.
De store navnene er i hovedsak redigert ned til bare det første ordet i butikken navn - en enkel endring som gjør at du kan se salget for Bean Takle, Mac Shack, og Steves Charters. Adresseinformasjonen er delt i to felt: by og stat
Her er ett annet viktig poeng:.. Den omorganisering som gjør det mulig å krysstabulere data ved hjelp av en pivottabell (noe
svar på noen av dine problemer
Alt dette redigering er utført ved hjelp av tekstfunksjoner.
Excel gir to dusin tekstfunksjoner som gjør det mulig å manipulere tekststrenger på måter å enkelt omorganisere og manipulere dataene du importerer til en Excel-arbeidsbok.
Hvis du nettopp har lest ordet funksjon Hotell og du skrape hodet, kan det være lurt å gjennomgå innholdet i vedlegget.
For å få beskrivelser av tekstfunksjoner, klikker du på pil ned ved siden av Autosummer-funksjonen i kategorien Hjem, og velg Flere funksjoner fra rullegardinlisten Excel-skjermer.
Når Excel viser Sett inn funksjon dialogboksen, velger du tekst fra eller velg en kategori-boksen, og deretter bla gjennom listen over tekstfunksjoner som Excel-skjermer i Velg en funksjon boks før du ser den funksjonen du har et spørsmål til.
I Excel 2007 eller Excel 2010, velger du Hjem-Tab oss velge Insert → Funksjon for å vise Sett inn funksjon dialogboksen
.