Du kan bruke fletteteknikk for masse e-post. Dette innebærer å skape en Excel-fil som vil fungere som datakilden og deretter koble den til et Word-dokument hvor du har gjort et utkast av e-posten. Denne teknikken fungerer bare for MAPI (Messaging Application Programming Interface) kompatible e-postprogrammer som Outlook.
1. Lag en liste over kontakter i MS Excel.Type i forskjellige overskrifter på første rad i hver kolonne som vil definere hvilken type data for den kolonnen. Kontaktinformasjon (eller en hvilken som helst annen type data) skal deles opp i mer spesifikke enheter. For eksempel bruke overskriften "fornavn" for en kolonne og "etternavn" på den neste. Adresser bør ha en kolonne for tall og navn på gater og en egen kolonne for navn på byer. Disse etikettene er viktige fordi de vil være referansepunktet når du utfører utskriftsflettingen. Flettefeltene som skal settes inn i Word-filen skal matche kolonneoverskriftene på deg Excel-fil. Når du har fullført listen lagre Excel-filen.
2. Skriv inn e-post i MS Word.Leave tomme områder der mottakerinformasjon ville gå. For eksempel i hilsenen, bare plassere "Kjære" eller "Til:" og la navnet tomt. Navnene på mottakerne vil bli plassert i automatisk gjennom utskriftsflettingen. Gjør dette med alle de andre delene av din e-brevet. Skriv inn bare den generiske melding om at mottakerne vil lese.
3. Aktiver veiviseren for utskriftsfletting. Utvid Verktøy-menyen, og holder musepekeren på "Brev og masseutsendelser '. Fra undermenyen listen som vises på siden, klikk på Veiviser for utskriftsfletting. Dette vil nå ta deg gjennom de ulike trinnene i utskriftsflettingen. Fullfør hvert trinn og gå videre til den neste ved å klikke på Neste.
3.1 Velg en dokumenttype ved å velge "E Messages'.3.2 Velg et basisdokument ved å velge" Bruk gjeldende document'.3.3 Velg mottakere ved å klikke på Bla . Velg datakilde åpnes. Se etter kontaktinformasjon Excel-filen du har gjort tidligere, merker du den og klikker på Åpne. Det neste vinduet vil be deg om å velge en tabell fra Excel-filen. Pass på arket der du skrev inn kontaktinformasjonen er markert, og klikk på OK.3.4 Siden du allerede har skrevet brevet du kan fortsette å legge til flettefeltene. Plasser markøren på den aktuelle tomt på Word-dokumentet, og klikk deretter på 'Flere elementer "for å vise kolonneoverskriftene på Excel-filen. Velg riktig overskrift /informasjonstype og klikk på Sett inn. Gjør dette for alle områder av brevet der du trenger å fylle inn informasjon om mottakeren. E-postadresser bør være på toppen av dokumentet.
4. Send email.The to neste trinnene i veiviseren for utskriftsfletting vil tillate deg å forhåndsvise e-postmeldingen og fullføre flettingen. På det siste trinnet velge "Elektronisk post alternativet. Skriv inn litt tekst for emnefeltet feltet og klikk på OK. Outlook vil lansere og sende e-post til alle mottakerne du følger fra Excel listen.
Læring denne prosedyren i stor grad kan fremskynde kommunikasjon enten det er forretninger eller personlige. Det vil også gi deg en mulighet til å maksimere inter-funksjonaliteten til MS Office-programmer.