Excel Tips: Tabell Det

Har du noen gang fått et Excel-regneark, og fant det å være den mest kjedelige filen du noensinne har sett på? Jeg har hatt mange mennesker viser meg en Excel-fil under en treningsøkt og sa: «Jeg trenger å gjøre dette ser bra ut, men bare ikke kan bruke timer på å gjøre det."

Hvis du noen gang har hatt behov for å gjøre en Excel regneark se bra ut i en hast, så må du bruke funksjonen tabellen. Den ble introdusert for et par versjoner siden, men har blitt oppdatert og forbedret, slik at det er super enkelt å ta en vanlig gjeng med data og at det ser presentabel i bare noen få minutter. Og når du slår på funksjonen tabellen kan du enkelt sortere, beregne og formatere data for enhver anledning.

For de fleste av oss, det tar bare ca 5 enkle trinn for å få alt ser flott! I første omgang har våre data er tastet inn, men har ingen skyggelegging, grenser, formatering, etc. Vi kan også ikke ha noen organisasjon til dataene. Hovedsak, alt ser veldig tørt.

Hvis du vil gi dine Excel-data et mer profesjonelt utseende, start ved å velge dataområdet som du vil formatere. (Pass på at dataene du har valgt har ingen tomme rader mellom overskrifter og dine data. Tabellen funksjonen fungerer ikke med tomme rader. Deretter klikker du på kategorien Hjem. Klikk Format som tabell-knappen og velge mellom ulike forhånds -Designet tabellstiler. Ikke bry deg om stilene er ikke akkurat det du ønsker. Du kan tilpasse og justere lett etter at du har gjort ditt første valg.

En liten dialogboks som ber deg hvis dataområdet er riktig. Du kan også velge på dette punktet hvis du har kolonneoverskrifter eller ikke, slik at Excel vil vite å bruke dem. Når du er ferdig med de to delene, kan du klikke på OK. Merk, hvis du ønsker å kunne å sortere, er det best å ha kolonneoverskriftene (eller som Excel kaller dem, overskrifter). Du har nå et bord laget av dataene som allerede er formatert og klar til å gå.

Hvis du vil tilpasse tabellen videre, du kan bruke Tabellverktøy utformingen fanen øverst i Excel-skjermen. Du vil se i bokser som vil tillate deg å legge Totalt kolonner eller rader, bare ved å plassere en sjekk i boksen. Du kan også fjerne eller legge spesiell formatering for den første raden eller kolonnen ved hjelp av de samme avmerkingsboksene. Hvis du velger Total Row boksen, vil du se en ekstra rad lagt på bunnen av dine data. Du kan klikke på noen av disse cellene og velger å Sum, Antall, GJENNOMSNITT, etc. noen av kolonnene med data. (Det er en rullegardinpilen ved siden av hver celle som du klikker på i denne Total Row, hvor du kan velge den funksjonen du ønsker å bruke.)

I tillegg kan du sortere data på bestemt kolonne ved å velge rulle pil ned på kolonneoverskriften du ønsker på. For eksempel, hvis du hadde en adresseliste med navn, adresse, by, osv, kan du bare klikke på rullegardinpilen til høyre kolonnen overskriften City of og velger å sortere de fra A til Z.

Som du ser, kan funksjonen bordet gjør fikser opp en kjedelig regneark veldig rask og enkel

Bilde Credit: http://www.flickr.com/photos/sean94110/