Her er de fem bud database design, enten du bruker Access 2013 eller annen database program. En godt utformet database gjør vedlikehold av data enklere.
Hvor du lagre informasjon har ingenting å gjøre med hvor den vises. I et regneark, skriv deg informasjon der du vil det skal vises når du skriver ut regnearket, men databaser fungerer annerledes. I en database, lagrer man informasjonen i tabeller basert på strukturen av informasjonen. En del av informasjonen kan vises i mange rapporter, men du oppbevare den i bare ett felt i en tabell.
Denne regelen er en konsekvens av den første regelen. Hvis du ønsker å bestille titlene skal vises i alle store (kapital) bokstaver i dine bestillinger, kan Tilgang kapitalisere titlene for deg. Oppbevar boktitler med dette riktig, slik at du ikke blir sittende fast med å ha dem i store bokstaver på hver rapport. Access har mange innebygde funksjoner som kan justere den måten at tekst, tall og datoer er formatert.
Hvis du ikke gidder å lage en god, fornuftig design for databasen - og hvis du ikke er nøye med å oppgi riktig, rene data - databasen vil ende opp full av søppel. En godt utformet database er lettere å vedlikeholde enn en dårlig utformet en fordi hver bit av informasjon er lagret bare én gang, i en tydelig merket felt i en tydelig merket tabell, med de riktige valideringsregler på plass. Ja, det høres ut som mye arbeid, men å rydde opp en database på 10.000 feil poster er (tilgivelse statement) enda mer arbeid.
Hvis du oppretter en database som skal deles med eller distribueres til andre mennesker, lagre alle tabeller i en database (bakenden) og alle de andre objektene i en annen database (front end). Deretter kan du koble disse to databasene til å gjøre alt arbeidet. Skille tabellene fra alt annet effektiviserer hele leksen med å oppdatere spørringer, skjemaer, rapporter og andre ting senere uten å forstyrre dataene i tabellene.
Ok, er dette tipset ikke om design, men det er altfor viktig til å utelate: Lag en sikkerhetskopi av databasen din hver dag. Med flaks, har kontoret allerede et system for regelmessig (sannsynligvis nattlig) sikkerhetskopier som inneholder databasen. Hvis ikke, ta en sikkerhetskopi av databasen din med jevne mellomrom, og i hvert fall ta en sikkerhetskopi før du gjør noen store endringer. Holde flere sikkerhetskopier, ikke bare det nyeste, i tilfelle det tar en stund å oppdage et problem.