Hvordan et bord er utformet har en direkte innvirkning på hvor godt et publikum absorberer og tolker dataene i tabellen. I Excel rapportering, bør hver bit av informasjonen i tabellen har en grunn for å være der. I et forsøk på å avklare, tabeller ofte oversvømme publikum med overflødig blekk som ikke tilføre verdi til informasjonen.

For eksempel, vil du ofte se tabeller som viser et tall som $ 145,57 når en enkel 145 ville være helt fint.

Hvorfor har de ekstra desimaler, som tjener bare til å legge til massen av tallene at publikum har til å pløye gjennom?

Her er noen retningslinjer å huske på når anvende formater til tallene i tabellen:

bruk desimaler bare hvis det presisjonsnivå er nødvendig

i prosenter, bare bruke minimum antall desimaler som kreves for å representere. data effektivt.

i stedet for å bruke valutasymboler (som $ eller £), la etikettene avklare at du refererer til pengeverdier.

Formater svært store tall til det tusener eller millioner sted.

Høyreklikk justere tall slik at de er lettere å lese og sammenligne.

Denne figuren viser en dårlig utformet bord.

Denne figuren viser samme bord med riktig antall formatering brukt. Legg merke til at de store inntekter og margin dollar beløp har blitt konvertert til tusenvis plass. I tillegg etikettene ovennevnte tallene nå viser tydelig slik.

Prosentene har blitt avkortet vise noen desimaler. Dessuten trekker fargekoding oppmerksomhet til Margin% kolonnen nøkkelen beregningen i denne tabellen.

Utrolig nok alle disse forbedringene er gjort enkelt med nummer formatering. Det er riktig; ingen formler ble brukt til å konvertere store tall til tusenvis sted, ble det ikke betinget formatering brukes til å fargekode Margin% marken, og det var ingen andre perifere triks av noe slag.