Du kan bruke Excel Subtotals funksjonen til delsum data i en sortert liste. Til delsum en dataliste, må du først sortere listen på feltet som du vil at delsummer, og deretter utpeke feltet som inneholder verdiene du ønsker summert - disse trenger ikke å være de samme feltene i listen data.
Når du bruker Subtotals funksjonen, du er ikke begrenset til å ha verdiene i det angitte feltet lagt sammen med SUM-funksjonen. Du kan i stedet ha Excel returnere antall oppføringer med ANTALL-funksjonen, gjennomsnittet av oppføringene med GJENNOMSNITT-funksjonen, den høyeste oppføringen med maksimal funksjon, den laveste begynner med MINIMUM funksjon, eller produktet av oppføringer med VARE funksjon.
Til delsum lønn innenfor hver avdeling i mitt eksempel ansattes data liste, først sortere listen i A-to-Z orden på Dept kolonnen fordi Excel er å skape en ny delsum ved hver endring i kjøpe oppføringer i listen (regnskap, administrasjon, Engineering, og så videre)
. Excel ikke tillater deg å delsum en dataliste formatert som en tabell. Før du kan bruke Delsum kommandoknapp, må du først konvertere tabellen til en normal celleområde. For å gjøre dette, klikker du på en celle i tabellen, og klikk deretter kategorien Design på Tabellverktøy kontekstuell kategorien på båndet.
Til slutt klikker på Konverter til Range kommandoknapp i Verktøy-gruppen, etterfulgt av Ja-knappen i varselet dialogboks som ber deg om å bekrefte denne handlingen. Excel fjerner deretter filter knapper fra kolonnene på toppen av listen data og samtidig beholde den opprinnelige tabellformatering.
Figuren nedenfor viser hvor enkelt det er å bruke Subtotals funksjonen for å få total i en dataliste . Listen prøven Medarbeider data er sortert først etter den Dept feltet i stigende rekkefølge og deretter av Lønn-feltet i synkende rekkefølge (størst til minst) og konvertert listen data til et utvalg.
Deretter klikker du på Subtotal kommandoknappen på båndet Data fanen for å åpne Delsum dialogboksen.
Her er Dept feltet valgt som feltet for hvor delsummer skal beregnes i hver endring i rullegardinlisten Sum som funksjonen til å bruke i Bruk funksjon rullegardinlisten, og Lønn boksen som feltet som har verdier som skal summeres i Legg Delsum Å liste boks.
Figuren nedenfor viser resultatene som oppnås etter klikke på OK i Delsum dialogboksen. Her ser du nederst på data liste som viser de lønns delsummer for administrasjonen, Engineering, menneskelige ressurser, og informasjonstjenester avdelinger sammen med totalsummen av lønn for alle avdelinger.
The grand total er vises nederst på listen data fordi Summary data i boksen nedenfor er valgt i Delsum dialogboksen -. Hvis du ikke vil ha en totalsum, fjerne merket fra denne boksen
Som du kan se, når du bruker Subtotals kommando, skisserer data samtidig som det legger radene med avdelingslønns totaler og totalsummen Excel. Dette betyr at du kan skjule listen data ned til bare sine avdelings delsumlinjer eller bare totalsummen rad rett og slett ved å kollapse omrisset ned til den andre eller første nivå.
(Husk at du kan veksle mellom å vise og skjule disposisjonssymboler på venstre kant av listen data ved å trykke Ctrl + 8.)
I et stort dataliste, kan det være lurt Excel til å sette inn sideskift (ofte referert til som bryte
< i> s
) hver gang data endringer i feltet som listen blir Samlede (dvs. feltet utpekt i hver endring i rullegardinlisten).
For å gjøre dette , kan du enkelt velge sideskift mellom grupper i boksen i Delsum dialogboksen for å sette en hake i det før du klikker OK for å delsum listen.