Excel Auto funksjonen gjør filtrere ut uønskede data i en dataliste så enkelt som å klikke på Autofilter-knappen på den kolonnen som du vil filtrere dataene og deretter velge de riktige filtreringskriteriene fra denne kolonnen rulle gardinmenyen.
Hvis du åpner et regneark med en dataliste, og du finner ikke Autofilter knapper festet til hver av feltnavnene på toppen av listen, kan du vise dem bare ved å plassere cellepekeren i en av cellene med feltnavnene og deretter klikke kommandoen Filter-knappen på data kategorien båndet er eller trykke Ctrl + Shift + L eller Alt + AT.

Filter alternativer på en kolonneAutorullegardinmenyen avhenger av type oppføringer i feltet. På rullegardinmenyen i en kolonne som bare inneholder datooppføringer, inneholder menyen en dato Filter alternativ som en undermeny av selve filtrene er festet.

På rullegardinmenyen i en kolonne som inneholder kun numeriske verdier (foruten dato) eller en blanding av datoer med andre typer numeriske oppføringer, menyen inneholder en rekke filtre alternativ. På rullegardinmenyen i en kolonne som inneholder bare å legge inn tekst eller en blanding av tekst, dato og andre talloppføringer, inneholder menyen en Tekst Filters alternativ.

I tillegg til de datofiltre, Tekst Filters , filtre eller Nummer alternativer (avhengig av type felt), inneholder Autofilter rullegardinmenyen for hvert felt i listen data en listeboks med en fullstendig liste over alle postene som er gjort i denne kolonnen, hver med sin egen boksen. På det mest grunnleggende nivå, kan du filtrere listen data ved å fjerne merket for alle oppføringer der postene du ikke ønsker å se i listen.
Denne slags grunnleggende filtrering fungerer best i områder som by, staten, eller land, som inneholder mange dubletter, slik at du kan se en undergruppe av data liste som inneholder bare de byer, stater eller land du ønsker å jobbe med på den tiden.

Den enkleste måten å utføre denne grunnleggende type filtrering på et felt, er først å fjerne markeringen i boksen foran (Velg alle) alternativet øverst av feltets listeboksen for å fjerne merket, og velg deretter hver av boksene som inneholder oppføringene for postene du ønsker vises i listen filtrert data.

Når du er ferdig med å velge avmerkingsboksene for alle oppføringene du vil beholde, klikker du OK for å lukke Autorullegardinmenyen.
< p> Excel skjuler deretter radene i datalisten for alle poster unntatt de som inneholder oppføringene du nettopp valgte. Programmet lar deg også vite hvilke felt eller felt har blitt brukt i filtreringsoperasjon ved å legge en membran filter ikonet til kolonnens Auto knappen.

For å gjenopprette alle postene til listedata, kan du fjerne filtrering ved å klikke på Clear kommandoknappen i Sort & Filter gruppe kategorien Data av båndet eller ved å trykke Alt + AC.

Når du gjør dette grunnleggende form for liste filtrering, kan du velge bestemte oppføringer fra mer enn ett felt i denne listen. Her vil du bare de ansatte i selskapet som jobber i bygg-og informasjonstjenester avdelinger i Chicago og Seattle kontorer.

For å gjøre dette, velger kun de Engineering og informasjonstjenester oppføringer i listeboksen på Dept feltets Autorullegardinmenyen, og bare de Chicago og Seattle oppføringer i listeboksen på Location feltets Autorullegardinmenyen.

Som du ser, etter filtrering listen Medarbeider data slik at bare de postene for ansatte i enten Engineering eller Information Services avdeling i enten Chicago eller Seattle kontorsteder er oppført, legger Excel kjeglen filter ikonet til Autofilter knappene på både Dept og Sted feltene i den øverste raden, noe som indikerer at listen blir filtrert hjelp kriterier som involverer begge feltene.
Husk at etter å filtrere listen data på denne måten, kan du kopiere øvrige postene som utgjør den ønskede undergruppe av listen data til et nytt område i samme regneark eller til et nytt ark i arbeidsboken.

Du kan deretter sortere data (ved å legge Autofilter knapper med kommandoen Filter-knappen på kategorien Data), kartlegge data, analysere data, eller oppsummere data i en pivottabell.