Data Validation-funksjonen i Excel 2013 kan være en ordentlig tidsbesparende når du gjør repeterende dataregistrering, og kan også gå langt i å forebygge feilføring i regneark. Når du bruker datavaliderings i en celle, viser deg hva slags dataregistrering er tillatt i cellen.
Som en del av å begrense en dataregistrering til et tall (som kan være et helt tall, desimaltall, dato, eller tid), kan du også angi tillatte verdier for den type tall (et helt tall mellom 10 og 100 eller en dato mellom 1 januar 2012, og 31. desember, 2012, for eksempel).
Når du begrense dataregistrering til tekst, kan du angi omfanget av minimums- og maksimums tekst lengde (i tegn), eller enda bedre, en liste over tillatte legge inn tekst som du kan velge fra en pop-up-menyen (åpnes ved å klikke på en pop -up knappen som vises til høyre for cellen når den inneholder cellepekeren).
Når du bruker datavaliderings å begrense typen dataregistrering og utvalget av akseptable verdier i en celle, kan du også angi en inngang melding som vises automatisk ved siden av cellen når du velger det, og /eller en feil varselmelding som vises hvis du prøver å legge inn feil type oppføring eller et nummer utenfor det tillatte området.
å bruke data Validation funksjonen, sette cellepekeren i cellen der du vil begrense den type data som du kan gjøre det, og klikk deretter data Validation-knappen i kategorien data om Ribbon (eller trykk Alt + AVV) . Data Validation dialogboksen åpnes med kategorien Settings valgt
Du klikk deretter på rullegardinknappen festet til Tillat rullegardinlisten og velg blant følgende elementer:.
å fjerne eventuelle tidligere restriksjoner dermed avbryte datavalidering og nok en gang gjør det mulig for brukeren å legge inn noe han ønsker inn i cellen
Hele Antall
å begrense oppføring til et helt tall som faller innenfor en viss rekkevidde eller fester seg til bestemte parametere som du angir
desimal
å begrense adgang til et desimaltall som faller innenfor et bestemt område eller hefter til bestemte parametere som du angir
List
å begrense adgang til en av flere tekstoppføringer som du angir, som du kan velge fra en pop-up menyen som vises ved å klikke en pop-up-knappen som vises til høyre for cellen når den inneholder cellepekeren
Dato
å begrense adgang til en dato som faller innenfor et bestemt område, eller på eller før en bestemt dato
tid
å begrense adgang til et tidspunkt som faller innenfor et bestemt område, eller på eller før en bestemt tid på dagen
tekst lengde
å begrense et tekst slik at lengden på tegn ikke faller under eller gå over et visst antall eller faller innenfor et område som du angir
Custom
å begrense adgang til parametrene angitt av en bestemt formel lagt inn i en annen celle i regnearket
Hvis du vil angi en inngang beskjed når du har valgt alle elementene på kategorien innstillinger, klikk på fanen Input budskapet til datavalidering dialogboksen, der du skriver en kort tittel for innspill meldingen (for eksempel listeoppføringen
) i Tittel tekstboksen, og skriv deretter inn teksten i . melding i Input melding listen under
Hvis du vil angi en varselmelding, klikker Feil Alert kategorien i datavalidering dialogboksen, der du kan velge hva slags advarsel fra rullegardinlisten stil: Stopp (standard, som bruker en rød knapp med et kors i det), Warning (som bruker en gul trekant med et utropstegn i det), eller informasjon (som bruker en ballong med en blå jeg
i det ).
Når du har valgt hvilken type varsling, du legger inn tittel for sin dialogboks i sin Tittel tekstboksen og skriv inn teksten i varselmeldingen i feilmeldingen listeboksen.
vil bruke begrensning du definerer i datavalidering dialogboksen til alle andre celler som er formatert på samme måte som i et celleområde formatert som en tabell, klikker du bruke disse endringene til alle andre celler med samme innstillinger boksen før du klikker OK.
Hvis du vil kopiere begrensning til et område som ikke er formatert som en tabell, bruke datavalideringsfunksjonen til å sette opp den type oppføring og tillatte området i den første cellen og deretter bruke fyllhåndtaket til å kopiere at cellens datavalidering innstillinger til påfølgende celler i samme kolonne eller rad.
Dette er langt, den mest populære bruken av datavalideringsfunksjonen til å skape en rullegardinmeny der du eller noen som bruker regnearket kan velge ønsket data.
Denne figuren viser deg hva som skjer i regnearket når du lukker dialogboksen data~~POS=TRUNC validering~~POS=HEADCOMP. Her ser du pop-up meny (med en liste over byer hentet fra celleområdet A2: A6). Slik det ser ut når du klikker cellen nye pop-opp-knappen
I denne figuren, kan du se også innspill listeoppføringen meldingsboks opprettet for denne cellen ved hjelp av alternativene i kategorien Input budskapet til datavalidering dialogboksen. Merk at du kan flytte denne meldingsboksen (offisielt kjent som en kommentarfeltet
) slik at det er nær cellen, men ikke kommer i veien for å velge en oppføring - bare dra kommentarboksen med musen pekeren.
Denne figuren viser hva som skjer hvis du prøver å legge inn en oppføring som ikke er på nedtrekkslisten.
for å finne celler til som datavaliderings er blitt anvendt, åpner gå til dialogboksen (Ctrl + G eller F5), og klikk deretter på Spesial knappen og klikk på alternativet knappen datavaliderings i gå til spesielle dialogboksen.
Klikk på samme alternativ-knappen under datavaliderings å ha Excel gå til neste celle som bruker de samme datavalideringsinnstillinger som den aktive cellen. La alternativet Alle knappen under datavaliderings valgt å gå til neste celle som bruker noen form for datavaliderings setting.
For å bli kvitt datavalidering innstillinger tildelt en bestemt celle eller celleområde, velger du cellen eller rekkevidde, åpne datavalidering dialogboksen (Alt + AVV), og deretter klikker du Fjern alle-knappen før du klikker OK.