En god samling av informasjon har mye av verdi. Men du kan ikke presse full verdi fra en liste over kontakter eller oppgaver hvis du ikke kan få en rask håndtak på hvilke elementer som er viktige og som ikke er. Kategorier funksjonen i Outlook er utviklet for å hjelpe deg å skille hva som er presserende fra hva som kan vente.
Tildele en kategori
Når du først sette opp Outlook 2007, kan du finne ut hvilke kategorier som er tilgjengelig ved å klikke på Kategoriser knappen på toppen av innboksen skjermen, like til høyre for Forward-knappen, eller ved å velge Handlinger -> Kategoriser. Den Kategoriser knappen ser ut som en liten, flerfarget tic-tac-toe torget. Flere andre Outlook-moduler også vise Kategoriser knappen; det gjør den samme jobben uansett hvor du finner den. Ved å klikke på Kategoriser knappen får du opp en liste over (surprise!) Kategorier, hver oppkalt etter en farge. Hvis du bare ønsker å fargekode elementene ved hjelp av standard, er prosessen ganske enkel
Følg disse trinnene for å tildele en kategori til et element:.
1. Klikk på elementet du vil kategorisere.
Elementet er uthevet.
2. Klikk på Kategoriser knappen og velg den kategorien du ønsker fra listen., En farget blokk vises i posten for å indikere hvilken kategori du velger.
Du kan tilordne flere kategorier til hvert element, men å legge for mange på en vare kan være mer forvirrende enn å tildele ingen kategorier i det hele tatt.
Gi nytt navn til en kategori
Du kan knytte et navn med hver farge slik at du vet hvorfor du tildele en bestemt kategori til et bestemt element.
For å endre navn på en kategori, følgende:
1. Klikk på Kategorier-knappen og velg Alle kategorier.
Farge kategorier dialogboks.
2. Klikk på kategorien du ønsker å endre navn.
Kategorien du valgte utheves.
3. Klikk på knappen Gi nytt navn.
Kategori du velger i trinn 2 er omgitt av en boks til å vise at du kan redigere den.
4. Skriv inn det nye navnet du vil tilordne til den kategorien.
Navnet du skriver vises i stedet for det gamle navnet.
5. Klikk på OK.
Farge kategorier dialogboksen lukkes.
Hvis du endrer navnet på en kategori som du hadde allerede tildelt noen Outlook-elementer, den kategorien navneendringer på disse elementene automatisk.
Endre en kategori farge
Du kan endre fargen på en kategori så vel som dens navn. Tildeling av minneverdige farger kan gi viktige ledetråder om hvordan arbeidet går eller hvor godt du holder tritt med dagens prosjekter
Følg trinnene for å endre fargen på en kategori.
1. Klikk på Kategorier-knappen og velg Alle kategorier.
Farge kategorier dialogboks.
2. Klikk kategorien som du ønsker å tildele en ny farge.
Kategorien du valgte utheves.
3. Klikk på Farge-knappen., En rullegardinliste vises med de fargene du kan velge.
4. Klikk fargen du vil tilordne.
Fargen du velger vises i stedet for den gamle fargen.
5. Klikk på OK.
Farge kategorier dialogboksen lukkes.
Du kan også velge None og skape en fargeløs kategori. Det er slags trist, men hvis det passer humøret, gå for det. Det kan være lurt å lage fargeløse kategorier fordi Outlook tilbyr bare 25 farger, og du kan ha mer enn 25 kategorier. Men når du kommer forbi 25 kategorier, kan du vurdere å kutte ned på antall kategorier for å redusere forvirring.
Tildele en kategori hurtigtast
Du kan gi hver kategori en hurtigtast, som lar deg tildele en kategori uten å berøre musen. Det er veldig praktisk når du ønsker å zoome gjennom en skjerm full av e-postmeldinger eller oppgaver og sette alt inn i en slags orden
Hvis du vil tilordne en hurtigtast til en kategori, gjør du følgende:.
1. Klikk på Kategorier-knappen og velg Alle kategorier.
Farge kategorier dialogboks.
2. Klikk kategorien som du vil tilordne en hurtigtast.
Kategorien du valgte utheves for å vise at du har valgt den.
3. Klikk på Hurtigtast menyen.
Liste over hurtigtaster vises.
4. Klikk på hurtigtasten du vil tilordne.
Navnet på hurtigtasten du velger vises til høyre i kategorien.
5. Klikk OK
Du kan ikke tilordne mer enn én hurtigtast til en kategori.; det ville være forvirrende. Du kan imidlertid tilordne mer enn én kategori for en vare. Anmeldelser