Hvis du ’ ve noen gang prøvd å sette sammen et dokument samarbeide så du ’ ll vet hodepine involvert. Først ’ s den første utkast som du e ut til ditt årskull, raskt etterfulgt av e-postmeldinger som inneholder kommentarer, endret versjoner av dokumentet, og endringer i endringene. Ganske snart kan du bli overveldet og at ’ s før du ’ ve selv prøvde å innlemme alle disse elementene i en sammenhengende andre utkast som den neste runden av forvirring kan begynne. Heldigvis Google Docs 'samarbeid funksjon eliminerer mesteparten av stresset som det lar flere folk til å jobbe på et dokument samtidig.
Når du oppretter dokumentet, blir du "eier", og du kan dele det med opptil to hundre mennesker. Av disse kan femti arbeide samtidig, men disse grensene er mer enn nok for de fleste prosjekter. Du kan også diktere tilgangsnivåer som samarbeidspartnere har. Hvis du vil at bare noen få å kunne redigere så du ’ d gi dem det privilegium i Aksje delen. Andre kan være begrenset til å legge til kommentarer eller bare muligheten til å vise dokumentet -. Veldig nyttig for å holde mengden av forandringer ned som dokument når sluttfasen
Hver bidragsyter blir automatisk tildelt en farge slik at deres arbeid kan skilles fra andre, og deres navn vises som de skriver. Google beholder også revisjonen historien til disse endringene slik at når som helst kan gå tilbake og spore hvor endringene fant sted. Det ’ s intuitive og enkle å bruke. 1. Til å begynne samarbeid i sanntid på et dokument, klikker du på blå Share-knappen øverst i høyre hjørne. Dette åpner et vindu der du kan skrive inn e-postadressene til de du ønsker å invitere.
2. Når de aksepterer dine fremskritt kan du begynne å jobbe sammen. For å unngå forvirring om hvem som gjør endringer, Google somt fargekoder hver brukers innlegg og setter sitt navn over eventuelle endringer de gjør.
3. Hvis du ønsker å diskutere ideer til dokumentet, må du sjekke noe med dine kolleger, eller dele en relevant link, deretter klikke på " Andre seere og rsquo; rullegardinmenyen under " Del ’ knappen åpner opp en Google Talk stil chat-boksen.
4. Som dokumentet er lagret på nettet, brukerne er også i stand til å lage kommentarer når de tenker på dem ved å klikke på Kommentarer-knappen. De kan også kommentere spesifikke deler av dokumentet ved å merke dem, så høyreklikke og velge Kommentar alternativet.