Det var en gang en tid da den første stykke programvare folk flest installert på sin PC var Microsoft Office. Uten Word, Excel eller PowerPoint, noen form for arbeidsrelaterte oppgaver var praktisk talt ikke-startere. Enkle oppgaver som å holde orden på familiens økonomi eller skrive dokumenter for å dele med andre ble problematisk hvis du kommet bort fra Microsoft banen. Kontoret tilbyr fortsatt kompleksitet og kompatibilitet i dag, men andre alternativer har dukket opp, noe som gir det aller nødvendigste som folk flest faktisk bruker, men for en brøkdel av prisen. En av de mest populære av denne nye rasen er Google Docs, som har noen ganske fiffige triks opp sin virtuelle ermene.

Arbeid offline med Google Docs

Vi sier virtuelle fordi, som alle ting Google , Docs bor online. Det ’ s en fullt funksjonell kontorpakke med tekstbehandler, regneark og presentasjonspakke, pluss spesialiserte programmer for å lage skjemaer, tegninger og tabeller. Det beste er at det er gratis å bruke.

Google selv lagrer arbeidet ditt på sine servere (skyen) slik at du kan få tilgang til dine data fra enhver datamaskin med Internett-tilkobling. På grunn av sin online natur, er Docs også et utmerket alternativ for å samarbeide med andre på et dokument i sanntid uten komplikasjoner av e-post versjoner frem og tilbake. Med Docs, kan du opprette et dokument, enten ved å laste det fra harddisken eller fra en tom side direkte i Google Docs, invitere samarbeidspartnere, deretter se på som endringer skjer foran øynene dine.

Med de siste endringene i sin personvernpolicy, alle Googles tjenester jobbe under en enkelt bruker-ID. Hvis du allerede bruker Google+, Gmail, Google Calendar, Picasa, eller noen av de andre tjenestene, du ’ re allerede satt opp til å bruke Docs. Ellers kan du opprette en gratis konto og begynne å bruke tjenestene umiddelbart -. Bare gå docs.google.com

Hvis du er ennå å prøve seg i skyen, kan det ta litt tid å bli vant til Ideen om dine data ikke blir lagret lokalt (selv om du kan laste ned alt du opprette) og hever spørsmål om sikkerhet og konfidensialitet. Heldigvis Google tar disse tingene på alvor, på grunn av sin hele virksomheten avhengig av forbrukernes tillit. Så så lenge du holder passordet ditt trygt og aktivere ekstra tiltak som 2-trinns bekreftelse, da vi tror du ’ ll enig i at Google Docs er ganske fantastisk

Hvordan komme i gang

. 1. Bla til Google Docs nettside. Hvis du allerede har en Google-konto, kan du skrive inn dine vanlige påloggingsinformasjon og du ’ ll bli tatt til Docs startskjermen. Ellers opprette en konto ved å klikke på den røde Sign Up knappen.

2. På Docs hjemmesiden klikk på den røde knappen Opprett på venstre side av skjermen for å begynne et dokument. En rullegardinmeny vises som lar deg velge hvilken type fil: dokumenter, regneark, presentasjon og mer.

3. Du har kanskje allerede en fil på harddisken som du vil bruke i stedet. Hvis ja, klikk på den røde knappen Last opp ved siden Opprett for å importere den. De vanligste filformatene støttes, og det ’ s nyttig funksjon for å trekke ut tekst fra PDF-filer. Du får 1 GB gratis lagringsplass, men du kan kjøpe mer hvis du trenger det.

4. Hvis du velger et Word-stil dokument så du ’ re presentert med en ren, hvit og grå side på å skrive. Det første du må gjøre er å navngi dokumentet ved å klikke på " Untitled dokument ’ og legge inn noe passende.

5. Tekstbehandlingsprogrammet kan ha en spartansk utseende, men alle de funksjonene du forventer - formatering, utskrift, tabeller og hyperlenker er tilgjengelige på hovedverktøylinjen. Det ’ s også en ligning verktøylinje tilgjengelig for dem som trenger det.

6. Når du gjør endringer i en fil Google Docs lagrer automatisk i bakgrunnen. Dette betyr at du ’ ll aldri miste data hvis maskinen krasjer. Du kan også gå tilbake til en tidligere versjon ved å velge " Se endringslogg ’ fra Fil-menyen.

7. Når du ’ ve ferdig, kan du la dokumentet i skyen, lagre det på harddisken via Fil-menyen (en rekke formater er tilgjengelig), eller dele tilgang til den med utvalgte venner ved å klikke på den blå Share-knappen.

8. Utskrift fra Chrome nettleseren er enkelt, bare klikk på utskriftsikonet på verktøylinjen og dokumentet vil gå til hvilken skriver du har koblet til. Hvis du ’ re med en annen nettleser deretter en PDF-fil opprettes i stedet

9.. Som din liste over dokumenter som bygger seg opp, vil du vil at de skal være i en fornuftig rekkefølge. For å gjøre dette, klikk " Mine Samlinger ’ på startskjermen, klikker du på add mappeikonet, name it, deretter drar de aktuelle filene inn i den.