Når du bruker en database program som Access 2010, kan du ikke bare begynne å legge inn data. I stedet må du opprette en relasjonsdatabase design, dele inn informasjon i en eller flere tabeller, hver består av felt (som er som kolonnene i et regneark). Tabeller er tilkoblet ved hjelp av relasjons tiltrer, der et felt i en tabell kamper (gjelder til) et felt i en annen. Her er den generelle ideen.
.
Lag en liste over de mulige feltene (biter av informasjon), inkludert tekst, numerisk, dato, sant /usant, og andre typer data.
Eliminer overflødige felt.
Ikke oppbevar den samme informasjonen i mer enn ett sted. Hvis du kan beregne ett felt fra en annen, bare en butikk. (For eksempel, lagre fødselsdato eller alder, men ikke begge deler.)
Gruppe feltene i henhold til hva de beskriver, slik at hver gruppe blir en tabell. For eksempel kan en ordre oppføring database for en butikk har en tabell for kunder, én for produkter, og en for bestillinger.
Plan for å inkludere en tabell av statlige navn og to-bokstavkoder, og et bord hver annen kode eller forkortelsen du planlegger å bruke i databasen. Du vil bruke disse tabellene for å lage dropdown lister over verdiene du kan velge fra når du taster inn poster.
Primærnøkkel er feltet som identifiserer hver post i tabellen. Du kan fortelle Tilgang til tildele et unikt ID-nummer til hver post ved hjelp av et Autonummer-feltet.
Se hvilke tabeller inneholde felt som svarer felt i andre tabeller. I en ordre oppføring database, må ordretabellen inneholder et felt for å identifisere kunden som har plassert ordren - et felt for å matche primærnøkkelfeltet i Kunder-tabellen. De fleste relasjoner er en-til-mange, hvor en post i en tabell kan matche mer enn en (eller ingen) poster i en annen tabell.
Tips for å velge felttyper i Access 2010
Når du oppretter en database i Access 2010, bestemmer du hva slags hvert felt vil bli. Her er tips for når man skal bruke hvilken type felt.
Feltet TypeWhat Det HoldsTextText opptil 255 tegn (inkludert mellomrom andpunctuation). Bruk et tekstfelt, ikke et nummer feltet for koder – for eksempel telefonnumre, postnummer og andre postnumre – selv om de ser ut som numbers.MemoLike et tekstfelt, men flere av dem – opp til 65,536characters. En memo feltet kan inneholde rik (formatert) tekst, og youcan sette den til Tilføy Only, slik at den kan samle tekst notater, uten å tillate brukeren å slette det ’ s alreadythere.NumberOnly tall. Du kan bruke + eller ndash &; før nummeret, og adecimal punkt. Hvis du planlegger å gjøre matte med et felt, kan du bruke en rekke orCurrency field.CurrencyNumbers med valuta tegn foran dem ($, ¥, og snart) .AutoNumberNumbers unike for hver post og tildeles av tilgang som du addrecords, som starter på 1. Bruk en Autonummer-felt som den primære keyfield for de fleste tables.Date/TimeDates, klokkeslett eller both.OLE ObjectObject Linking and Embedding. Don ’ t bruke den når creatinga ny database; bruke den nye type vedlegg i stedet fordi itstores data flere efficiently.HyperlinkThis tekststreng er formatert som en hyperkobling. (Hvis du klikker thelink, det tar deg til siden.) Dette er spesielt nyttig ifthere ’ s relatert informasjon på Web.Yes /Noyes eller nei (en bestemt tilstand er, eller isn ’ t, ineffect) – eller andre to-ords sett, for eksempel True /False, On /Off, eller Mann /Kvinne. Bruk ayes /No feltet hvis du vil vise feltet som en avkrysningsboks onforms.AttachmentYou kan lagre én eller flere hele filer – bilder, lyd, Word-dokumenter, selv video —
i en Attachmentfield.CalculatedYou inn en formel som Tilgang bruker for å beregne verdien ofthis feltet basert på andre felt i tabellen. Bruk en Calculatedfield når en beregnet verdi vil bli brukt i mange spørringer, skjemaer og rapporter.
Handy Tilgang 2010 Snarveier
Disse hurtigtastene er spesielt nyttig i Access 2010. Noen tastetrykk jobbe hvor som helst i Access 2010, mens andre bare fungerer i bestemte synspunkter, som nevnt.
Nøkkel eller CombinationActionF1Displays de Hjelp window.Ctrl + F1Hides eller viser Ribbon.F5Goes til posten med rekordmange du type.F6Moves fokus til et annet område av window.F7Checks stavemåten i de utvalgte object.F11Hides eller viser navigasjons pane.DeleteDeletes den utvalgte object.Alt + enterin utformingsvisning, viser egenskapene til selectedobject.Ctrl + CCopies valgt tekst eller objekter i Clipboard.Ctrl + FFinds tekst (med mulighet for å erstatte den) i den åpne tabellen, spørring, eller form.Ctrl + NStarts en ny database.Ctrl + OOpens en database.Ctrl + PPrints de valgte object.Ctrl + SSaves valgt object.Ctrl + VPastes innholdet på utklippstavlen til den aktive window.Ctrl + XDeletes den markerte teksten eller objektet og lagrer det i theClipboard.Ctrl + ZUndoes siste handling som kan angres Ctrl + (vår all-timefavorite!);. Typer dag ’ s date.Ctrl + "Dupliserer oppføringen fra samme felt i previousrecord.EscCancels det du skriver.
Secrets of Access 2010 Database Design
Her er de fem bud database design, enten du bruker Access 2010 eller en annen database program. En godt utformet database gjør vedlikehold av data enklere.
Der du lagre informasjon har ingenting å gjøre med hvor den vises. I et regneark, skriv deg informasjon der du vil det skal vises når du skriver ut regnearket, men databaser fungerer annerledes. I en database, lagrer man informasjonen i tabeller basert på strukturen av informasjonen. En del av informasjonen kan vises på mange forskjellige rapporter, men du oppbevare den i bare ett felt i en tabell.
Dette er en konsekvens av den første regelen. Hvis du ønsker å bestille titlene skal vises i alle store (kapital) bokstaver i dine bestillinger, kan Tilgang kapitalisere titlene for deg. Oppbevar boktitler med dette riktig slik at du ikke blir sittende fast med dem i store bokstaver på hver rapport. Tilgang har mange innebygde funksjoner som kan justeres slik at tekst, tall og datoer er formatert.
Hvis du ikke bry å skape en god, fornuftig design for databasen - og hvis du ikke er nøye med å oppgi riktig, rene data - databasen vil ende opp full av søppel.
En godt utformet database er lettere å vedlikeholde enn en dårlig utformet en fordi hver bit av informasjon er lagret bare én gang, i en tydelig merket felt i en tydelig merket tabell, med de riktige valideringsregler på plass. Ja, det høres ut som mye arbeid, men å rydde opp en database på 10.000 feil poster er (tilgivelse statement) enda mer arbeid.
Hvis du oppretter en database som skal deles med (eller distribuert til) andre mennesker, lagre alle tabeller i en database ( back end
) Hotell og alle de andre objektene i en annen database ( front end
)
. Deretter kan du koble disse to databasene sammen for å gjøre alt arbeidet. Skille tabellene fra alt annet effektiviserer hele leksen med å oppdatere spørringer, skjemaer, rapporter eller andre ting senere uten å forstyrre dataene i tabellene.
Ok, er dette tipset ikke om design, men det er også viktig å utelate: Lag en sikkerhetskopi av databasen din hver dag. Med flaks, har kontoret allerede et system for regelmessig (sannsynligvis nattlig) sikkerhetskopier som inneholder databasen. Hvis ikke, ta en sikkerhetskopi av databasen din med jevne mellomrom, og i hvert fall før du gjør noen store endringer. Holde flere sikkerhetskopier, ikke bare det nyeste, i tilfelle det tar en stund å oppdage et problem.
Hvordan holde Garbage Out of Your Access Database
Hvis dataene som går inn i databasen gjennom tabeller og skjemaer er søppel, så noen effekt eller analyse du gjør med spørringer og rapporter vil gi deg søppel også. Heldigvis, Access tilbyr mange verktøy for å hjelpe deg å sørge for at dataene som går i hvert felt er det data som er ment å gå i det feltet. Du kan finne mange av verktøyene for å holde søppel i tabell utformingsvisning:
Datatype :
Bruk riktig datatype for å hindre data av feil type blir inngått.
Feltstørrelse: Begrenser antall tegn. For eksempel, hvis du vet at et felt aldri skal overstige fire tegn, sett feltstørrelsen til 4 tegn
Format:. Gjør dataene se til høyre. For eksempel kan du endre teksten til store bokstaver eller små bokstaver. Input masker, for eksempel jobbe med Format-feltet eiendommen
Input Mask .
En inndatamaske
begrenser informasjonen tillatt i et felt ved å angi hva tegn du kan skrive. Bruk en inngang maske når du vet skjemaet dataene bør ta - for eksempel hvis et ordrenummer har to bokstaver etterfulgt av fire siffer. Telefonnumre og postnummer er andre eksempler på områder hvor inngangs masker er nyttige
Standardverdi .
Definerer en verdi som vises som standard hvis ingen annen verdi er angitt. Standardverdien vises i feltet til en annen verdi er angitt
Felt eller Record Validering Rule :., En regel som data må passere før den inngås. Denne egenskapen fungerer med Validation Tekst eiendommen regel
Obligatorisk .
Angir at feltet må ha en verdi i orden for deg å lagre posten. Når ingen verdi er angitt, betyr Access ikke opprette en ny rekord når Tab eller Enter trykkes, og New Record-knappen er nedtonet
Tillat null lengde .
Angir om en null-lengde entry som "" (anførselstegn uten mellomrom mellom dem) er tillatt (kun for tekst, Memo og hyper felt). En null-lengde feltet lar deg å skille mellom informasjon som ikke eksisterer, og en nullverdi (blank) som er ukjent eller har ikke blitt angitt. Når dette alternativet er valgt, gjør det en null-lengde streng i et obligatorisk felt. Det kan være lurt å bruke en inngang maske for å lage en null-lengde feltet ser annerledes ut fra en nullverdi når begge er tillatt
indeksert. Når du velger å indeksere et felt, kan du angi at ingen like verdier er tillatt i felten. Denne egenskapen er også tilgjengelig fra dataarkvisning - det er en sjekk boksen i kategorien Dataark av båndet
oppslagsfelt :
La brukeren velge en verdi for et felt. som er lagret i et annet felt. Dette eliminerer mange feilstavelser og standardiserer alternativene for feltet. Bruk oppslagsveiviseren for å opprette et oppslagsfelt.
Bruke VBA effektivt i Access 2010
Når automat en Access 2010-database program som bruker VBA, du kan gå seg vill med en blank side som å begynne å skrive kode. Hvor skal du begynne? Her er noen enkle retningslinjer å følge som får deg til å skrive VBA-kode som en proff.
Ja, viser denne artikkelen noen måter å forbedre ved hjelp av VBA i Access, men trykk F1 når som helst å starte Microsoft Office Access Help, der du kan lære om og se eksempler på VBA-kode.
Bruk Object Browser.
Object Browser lar deg utforske de ulike egenskapene og metodene for objektene i VBA. Fra VBA Editor vinduet, velger du View → Object Browser - eller bare trykke F2
Få mer hjelp
Jada, den innebygde hjelpeverktøy innen Access 2010 VBA er fantastisk, men du kan også bruke din favoritt nettleser.. å søke på Internett for å få hjelp på en rekke emner på å skrive VBA-kode. Du kan også finne eksempler som du kan stjele - eller låne -.. For ditt eget prosjekt
Håndter dine feil
Selv den mest perfekte programmerer kan ikke stoppe feil oppstår, men han eller hun kan hindre dem fra å bringe et program til sliping stoppe. Bruk VBA innebygde feilbehandling med On Error Goto og Fortsett uttalelser til felle feil og endre programflyten slik at programmene ikke frustrere folk bruker dem.
bruke funksjoner og sub prosedyrer for å håndtere oppgaver som skal utføres av ulike deler av programmet. Som en generell regel, hvis du finner deg selv å kopiere og lime inn koden fra ett område av et program til et annet, kan det være lurt å sette den koden i sin egen prosedyre.
Macro designer i Access 2010 lar deg klikke og velge fra lister over forhåndsdefinerte oppgaver for å automatisere din søknad. Bygg en makro som gjør hva du vil, og deretter konvertere denne makroen til VBA-kode slik at du kan se hvordan det ville gjerne om du tastet det fra bunnen av.
Deling av data med andre programmer innen Access 2010
Access 2010 er en stor database applikasjon på egen hånd, men det spiller også godt med andre. Du kan vise og hente data fra en rekke forskjellige programmer. Hvis et program støtter VBA, så du kan styre den fra Access. Her er en kort liste over Microsoft-programmer du kan ta kontroll over og dele data med:
Excel:
Mange Excel-brukere ende opp med å bli involvert med Access fordi de trenger mer struktur til å lagre sine data. Men noen av disse menneskene ikke gjør det, så det er fortsatt et sterkt bånd mellom Access og Excel. Du kan bruke et Excel-regneark som en tabell i Access, eller helt ta kontroll over et Excel-søknad fra Access VBA
SQL Server.
SQL Server er som Tilgang på steroider - minst fra bordet og spørring ståsted. Du kan flytte data fra Access til SQL Server for å forbedre hastighet og ytelse ved bruk av store mengder data. Når dataene er i SQL Server, kan du bygge din Access-skjemaer, rapporter, makroer og moduler for å bruke data fra SQL Server
Word.
De fleste som bruke Access har også brukt Word. Enten du skriver et brev eller lage en liste over oppgaver å gjøre, er Word hvor mange av oss snu. Du kan også bruke Word som et rapporteringsverktøy der du kan lage bokmerker for å plassere data fra Access, slik at du kan ha noen kjent med Access endre statiske data i rapporten.
Sharepoint er Microsofts visjon for å dele og samarbeide med data på nettet, og fra Access 2010, kan du dele data med en Sharepoint Server. Du kan også lage skjemaer og rapporter i Access og publisere dem til et Sharepoint-område, slik at brukerne kan bruke dem innenfra sine lesere - alt uten å Access 2010 installert
Outlook.
Outlook er mer enn bare en e-post verktøy; det er også en kontakt styringssystem. Ved hjelp av Access 2010, kan du sende e-post og samle inn data direkte fra de mottatte e-postmeldinger. Du kan også dele kontakten, kalender og oppgaveinformasjon med Access-program, slik at du må skrive inn disse dataene i bare ett sted.