Når du har laget feltnavn og en oversikt over datalisten og formatering dem som en tabell, er du klar til å begynne å legge inn resten av dataene som poster i påfølgende rader av listen. Den mest direkte måten å gjøre dette på er å trykke på Tab-tasten når cellepekeren er i den siste cellen i den første posten.
Å gjøre dette gjør at Excel legge til en ekstra rad til data liste der du kan skrive inn riktig informasjon for den neste posten.
Når du gjør dataregistrering direkte i en dataliste tabellen, trykker du på Tab-tasten for å gå videre til neste felt i den nye posten i stedet for venstre piltast. På den måten når du har fullført oppføringen i det siste feltet på posten, vil du automatisk utvide dataliste, legge til en ny rekord, og plasserer cellepekeren i det første feltet i den rekorden. Hvis du trykker på pilen til venstre for å avslutte inntastingen, Excel flytter bare cellepekeren til neste celle utenfor datalisten bordet.
Bruke skjema-knappen
I stedet for å legge inn registreringer av en dataliste direkte i tabellen, kan du bruke Excel data skjemaet for å gjøre oppføringene. Det eneste problemet med å bruke dataskjemaet er at kommandoen for å vise form i et regneark med en dataliste er ikke en del av båndet kommandoer. Du kan få tilgang til data skjemaet bare ved å legge sin kommandoknapp til Quick Access Toolbar eller en tilpasset Ribbon kategorien
For å legge til denne kommandoen knappen til verktøylinjen for hurtigtilgang, gjør du følgende:.
Excel åpner dialogboksen med kategorien Quick Access Toolbar valgt alternativer for Excel.
Form kommandoknappen du ønsker å legge til Quick Access Toolbar er bare tilgjengelig når du klikker på kommandoer Ikke på båndet alternativet Velg kommandoer fra nedtrekkslisten.
Klikk på kommandoer Ikke på båndet alternativet nær toppen av Velg kommandoer fra nedtrekkslisten.
Klikk Form i listen Velg kommandoer fra boksen, og klikk deretter på Legg til.
Excel legger skjema-knappen helt til enden av verktøylinjen for hurtigtilgang. Hvis du ønsker det, kan du klikke på Flytt opp og Flytt ned til å flytte skjema-knappen på denne verktøylinjen.
Legge til poster via dataskjemaet
den første gangen du klikker på egendefinerte skjema-knappen du har lagt til Quick Access Toolbar, Excel analyserer rad med feltnavn og oppføringer for den første posten og skaper en dataskjemaet. Denne informasjonen skjemaet viser feltnavnene nedover venstre side av skjemaet med oppføringene for den første posten i de aktuelle tekstboksene ved siden av dem. Her kan du se dataskjemaet for den nye Employee data database; det ser litt ut som en tilpasset dialogboks.
Skriv inn det andre registrering av listedata i sin dataskjemaet.
Data skjema Excel skaper inkluderer oppføringene du har gjort i den første posten. Dataene Skjemaet inneholder også en rekke knapper (på høyre side) som du bruker til å legge til, slette eller finne konkrete poster i databasen. Rett ovenfor den første knappen (Ny), viser dataskjemaet nummeret på posten du ser på, etterfulgt av det totale antall poster (1 av 1 når du først opprette data form). Når du oppretter nye oppføringer vil det vise New Record over denne knappen i stedet for rekordmange.
All formatering som du tilordner til de spesielle poster i den første posten brukes automatisk til disse feltene i etterfølgende poster du skriver og brukes i dataskjemaet. For eksempel, hvis dataliste inneholder en telefon feltet, må du skrive inn kun de ti sifrene i telefonnummeret i telefon innen dataskjemaet dersom den første telefonnummeret oppføring er formatert i den første posten med Special telefonnummer format . På den måten tar Excel en ny oppføring i telefon filen, for eksempel 3075550045, for eksempel, og automatisk formaterer den slik at det ser ut som (307) 555-0045 i riktig celle i datalisten.
prosessen for å legge poster til en dataliste med dataskjemaet er enkel. Når du klikker på knappen Ny, viser Excel en blank dataskjemaet (merket New Record på høyre side av data form), som du får til å fylle ut.
Når du har angitt informasjonen for det første feltet, trykk på Tab-tasten for å gå videre til neste felt i posten.
Whoa! Ikke trykk på Enter-tasten for å gå videre til neste felt i en post. Hvis du gjør det, vil du sette inn nye, ufullstendig registrering i databasen.
Fortsett å legge inn informasjon for hvert felt og trykke Tab for å gå til neste felt i databasen.
Hvis du vil erstatte oppføring, bare begynne å skrive. < .no>
Hvis du vil redigere noen av tegnene i feltet, trykk → eller klikk på i-bjelke peker i oppføringen for å finne innsettingspunktet; deretter redigere oppføringen derfra.
Når du legger inn informasjon i et bestemt felt, kan du kopiere oppføringen gjort på dette feltet fra den forrige rekorden ved å trykke Ctrl + '(apostrof). Trykk Ctrl + ', for eksempel for å få frem den samme oppføring i staten innen hver ny rekord når du taster inn en rekke plater for mennesker som alle bor i samme tilstand.
Når du skriver inn datoer i et datofelt bruk en konsekvent datoformat som Excel vet. (For eksempel, skriv noe sånt som 7/21/98
.) Når du skriver inn postnummer som noen ganger bruker ledende nuller at du ikke vil forsvinne fra posten (for eksempel postnummer 00102), formatere første feltet oppføring med den spesielle postnummer tallformat. Når det gjelder andre tall som bruker ledende nuller, kan du formatere den ved hjelp av tekstformat eller sette en '(apostrof) før den første 0. apostrof forteller Excel til å behandle tall som en tekst, men viser ikke opp i selve databasen. (Det eneste stedet du kan se apostrof er på formellinjen når cellepekeren er i celle med numerisk angivelse.)
Trykk på pil ned-tasten når du har skrevet inn all informasjonen for ny rekord. Eller, i stedet for ned-piltasten, kan du trykke på Enter eller klikk på Ny-knappen. Excel setter ny rekord som den siste posten i databasen i regnearket og viser en ny blank dataskjemaet der du kan skrive inn den neste posten.
Når du gå videre til en ny rekord i dataform, setter Excel posten nettopp fullført som den siste raden av listen.
Når du er ferdig med å legge til poster i databasen, trykker du på Esc-tasten eller klikk på Lukk-knappen nederst i dialogboksen for å lukke dataskjemaet.