Når du bruker en database program som Tilgang 2013, du kan ikke bare begynne å legge inn data. I stedet må du opprette en relasjonsdatabase design, dele inn informasjon i en eller flere tabeller, hver består av felt (som er som kolonnene i et regneark). Tabeller er forbundet ved hjelp av relasjons blir, i hvilket et felt i én tabell fyrstikker (vedrører) et felt i en annen. Her er den generelle ideen..
Lag en liste over de mulige feltene (biter av informasjon), inkludert tekst, numerisk, dato, sant /usant, og andre typer data
Eliminer overflødige felt.
ikke oppbevar den samme informasjonen i mer enn ett sted. Hvis du kan beregne ett felt fra en annen, bare en butikk. (Oppbevares fødselsdato eller alder, men ikke begge, for eksempel.)
Gruppe feltene i henhold til hva de beskriver, slik at hver gruppe blir en tabell. En ordre-entry database for en butikk kan ha en tabell for kunder, én for produkter, og en for bestillinger.
Plan for å inkludere en tabell over stats navn og to-bokstavkoder, og en tabell med alle andre kode eller forkortelsen du planlegger å bruke i databasen. Du vil bruke disse tabellene for å skape drop-down menyer av verdier du kan velge når du taster inn poster.
Primærnøkkelen feltet som identifiserer hver post i tabellen. Du kan fortelle Tilgang til tildele et unikt ID-nummer til hver post ved hjelp av et Autonummer-feltet.
Se hvilke tabeller inneholde felt som svarer felt i andre tabeller. I en ordre-entry database, må ordretabellen inneholde et felt som identifiserer kunden som har plassert ordren - et felt for å matche primærnøkkelfeltet i Kunder-tabellen. De fleste relasjoner er en-til-mange
, etter som en post i en tabell kan matche mer enn en (eller ingen) poster i en annen tabell.
Tips for å velge felttyper i Access 2013
Når du oppretter en database i Access 2013, bestemmer du hva slags hvert felt vil bli. Tilgang gir 12 felttyper du kan velge blant. Velg en felttype som best beskriver dataene du vil lagre i feltet og som fungerer for den type analyse du trenger å bruke feltet. Her er tips om når du skal bruke hvilken type felt.
Feltet TypeWhat Det HoldsShort TextText opptil 255 tegn (inkludert mellomrom andpunctuation). Bruk et tekstfelt, ikke et nummer feltet for koder evenif de ser ut som tall, for eksempel telefonnumre, postnummer, andother post codes.Long TextText inntil 65.536 tegn. En lang tekst feltet kan containRich tekst (formatert tekst), og du kan sette den til Tilføy Kun sothat det kan akkumulere tekstnotater uten at brukeren todelete hva ’ s allerede there.NumberOnly tall. Du kan bruke + eller ndash &; før nummeret, så vel som et punktum. Hvis du planlegger å gjøre matte med et felt, bruker AAntall eller valuta field.CurrencyNumbers med valuta tegn foran dem ($, ¥, og snart) .AutoNumberNumbers unike for hver post og tildeles av tilgang som du addrecords, som starter på 1. Bruk en Autonummer-felt som den primære keyfield for de fleste tables.Date/TimeDates, klokkeslett eller both.HyperlinkText streng formatert som en hyperkobling. (Hvis du klikker på linken, det tar deg til siden.) Denne felttypen er spesielt nyttig ifrelated informasjon er tilgjengelig på web.Yes /Noyes eller nei (en bestemt tilstand er, eller isn ’ t, ineffect) – eller andre to-ords sett, for eksempel True /False, On /Off, og Mann /Kvinne. Bruk et ja /nei-feltet hvis du vil vise thefield som en avkrysningsboks på forms.AttachmentStores en eller flere hele filer – bilder, lyd, Worddocuments, selv video — i en Vedlegg field.CalculatedData opprettet med en formel. Bruk en Beregnet felt når acalculated verdi vil bli brukt i mange spørringer, skjemaer, og rapportene.
Handy Tilgang 2013 Snarveier
Noen mennesker vil heller bruke tastaturet enn musen og Access 2013 har en rekke hurtigtaster for disse menneskene. Følgende hurtigtaster er spesielt nyttig i Access 2013. Noen tastetrykk jobbe hvor som helst i Access 2013; andre jobber i spesielle synspunkter, som nevnt
. Nøkkel CombinationActionF1Displays Hjelp windowCtrl + F1Hides eller viser RibbonF5Goes til posten med rekordmange du typeF6Moves fokus til et annet område av windowF7Checks stavemåten i de utvalgte objectF11Hides eller viser navigasjons~~POS=TRUNC PaneDelDeletes valgt objectAlt + enterin design vis, viser egenskapene til selectedobjectCtrl + CCopies valgt tekst eller objekter i clipboardCtrl + FFinds tekst (med mulighet for å erstatte den) i den åpne tabellen, spørring, eller formCtrl + NStarts en ny databaseCtrl + OOpens en databaseCtrl + PPrints de valgte objectCtrl + SSaves valgt objectCtrl + VPastes innholdet på utklippstavlen til den aktive windowCtrl + XDeletes den markerte teksten eller objektet og lagrer det i theclipboardCtrl + ZUndoes siste handling som kan angres (vår alle -timefavorite) Ctrl +;! Typer dag ’ s dateCtrl + "Dupliserer oppføringen fra samme felt i previousrecordEscCancels hva du ’ re skrive.
Secrets of Tilgang 2013 Database Design
Her er de fem bud database design, enten du bruker Access 2013 eller en annen database program. En godt utformet database gjør vedlikehold av data enklere.
Der du lagre informasjon har ingenting å gjøre med hvor den vises. I et regneark, skriv deg informasjon der du vil det skal vises når du skriver ut regnearket, men databaser fungerer annerledes. I en database, lagrer man informasjonen i tabeller basert på strukturen av informasjonen. En del av informasjonen kan vises på mange rapporter, men du oppbevare den i bare ett felt i en tabell.
Denne regelen er en konsekvens den første regelen. Hvis du ønsker å bestille titlene skal vises i alle store (kapital) bokstaver i dine bestillinger, kan Tilgang kapitalisere titlene for deg. Oppbevar boktitler med dette riktig, slik at du ikke blir sittende fast med å ha dem i store bokstaver på hver rapport. Tilgang har mange innebygde funksjoner som kan justeres slik at tekst, tall og datoer er formatert.
Hvis du ikke gidder å lage en god, fornuftig design for databasen - og hvis du ikke er nøye med å oppgi riktig, rene data - databasen vil ende opp full av søppel. En godt utformet database er lettere å vedlikeholde enn en dårlig utformet en fordi hver bit av informasjon er lagret bare én gang, i en tydelig merket felt i en tydelig merket tabell, med de riktige valideringsregler på plass. Ja, det høres ut som mye arbeid, men å rydde opp en database på 10.000 feil poster er (tilgivelse statement) enda mer arbeid.
Hvis du oppretter en database for å bli delt med eller distribueres til andre mennesker, lagre alle tabeller i en database (bakenden) og alle de andre objektene i en annen database (front end). Deretter kan du koble disse to databasene for å gjøre alt arbeidet. Skille tabellene fra alt annet effektiviserer hele leksen med å oppdatere spørringer, skjemaer, rapporter og andre ting senere uten å forstyrre dataene i tabellene.
Ok, er dette tipset ikke om design, men det er også viktig å utelate: Lag en sikkerhetskopi av databasen din hver dag. Med flaks, har kontoret allerede et system for regelmessig (sannsynligvis nattlig) sikkerhetskopier som inneholder databasen. Hvis ikke, ta en sikkerhetskopi av databasen din med jevne mellomrom, og i hvert fall ta en sikkerhetskopi før du gjør noen store endringer. Holde flere sikkerhetskopier, ikke bare det nyeste, i tilfelle det tar en stund å oppdage et problem.
Finne riktig Tilgang 2013 verktøy for å holde Garbage Out
Hvis dataene som går inn i databasen gjennom tabeller og skjemaer er søppel, noen effekt eller analysen du gjøre med spørringer og rapporter vil gi deg søppel også. Heldigvis, Access tilbyr mange verktøy for å hjelpe deg å sørge for at dataene som går i hvert felt er det data som er ment å gå i det feltet. Du kan finne mange av de verktøyene som holder søppel i tabell utformingsvisning:
Data Type:.
Bruk riktig datatype for å hindre data av feil type blir inngått
Feltstørrelse:
Denne egenskapen begrenser antallet tegn. Hvis du vet at et felt aldri skal overstige fire tegn, for eksempel sette Feltet Størrelse 4.
Format:
Denne egenskapen gjør dataene se til høyre. Du kan endre teksten til store bokstaver eller små bokstaver, for eksempel
Input Mask:.
En inndatamaske
begrenser informasjonen tillatt i et felt ved å angi hva tegn du kan skrive. Bruk en inngang maske når du vet skjemaet dataene bør ta - hvis et ordrenummer har to bokstaver etterfulgt av fire siffer, for eksempel. Telefonnumre og postnumre er andre eksempler på områder der inngangs masker er nyttige. Input masker jobbe med Format-feltet eiendommen
Standardverdi:.
Denne egenskapen definerer en verdi som vises som standard hvis ingen annen verdi er angitt. Standardverdien vises i feltet til en annen verdi er angitt
Felt eller Record
valideringsregel.
Data må passere denne regelen før det er lagt inn. Denne egenskapen fungerer med Validation Tekst eiendommen regel
Må.
Denne egenskapen angir at feltet må ha en verdi for deg å lagre posten. Når ingen verdi er angitt, betyr Access ikke opprette en ny rekord når Tab eller Enter trykkes, og New Record-knappen er nedtonet
Tillat Zero Lengde:.
Dette egenskapen angir om en null-lengde entry som "" (anførselstegn uten mellomrom mellom dem) er tillatt (kun for tekst, lang tekst, og hyper felt). En null-lengde feltet lar deg å skille mellom informasjon som ikke eksisterer, og en nullverdi (blank) som er ukjent eller har ikke blitt angitt. Når dette alternativet er valgt, gjør det en null-lengde streng i et obligatorisk felt. Det kan være lurt å bruke en inngang maske for å lage en null-lengde feltet ser annerledes ut fra en nullverdi når begge er tillatt
indeksert.
Når du velger å indeksere et felt du kan angi at ingen like verdier er tillatt i feltet. Denne egenskapen er også tilgjengelig fra dataarkvisning; det er en sjekk boksen i kategorien Dataark av båndet
Lookup Fields.
Denne egenskapen gjør at brukeren kan velge en verdi for et felt som er lagret i et annet felt, og dermed eliminere mange stavefeil og standardisere alternativer for feltet. Bruk oppslagsveiviseren for å opprette et oppslagsfelt.
Ved hjelp av Visual Basic for Applications Effektivt i Access 2013
Når du automatisere en Access 2013-database applikasjon ved hjelp av Visual Basic for Applications (VBA), kan du gå seg vill med en blank side til å begynne å skrive kode. Hvor skal du begynne? Her er noen enkle retningslinjer å følge som får deg til å skrive VBA-kode som en proff:
Få hjelp
Trykk på F1 når som helst for å starte Microsoft Access hjelp, hvor du kan se eksempler på VBA-kode. .
Bruk Object Browser.
Object Browser lar deg utforske egenskapene og metodene for objektene i VBA. I Visual Basic Editor, velg Vis, deretter Object Browser eller bare trykke F2.
Jada, de innebygde hjelpeverktøy i VBA er fantastisk, men du kan også bruke din favoritt nettleser for å søke på Internett for å få hjelp med å skrive VBA-kode. Du kan også finne eksempler som du kan stjele - eller låne -.. For ditt eget prosjekt
Håndter dine feil
Selv den mest perfekte programmerer kan ikke stoppe feil oppstår, men han eller hun kan stoppe dem fra å bringe et program til en sliping stoppe. Bruk VBA innebygde feilbehandling med On Error Goto og CV uttalelser til felle feil og endre programflyten slik at programmene ikke frustrere folk som bruker dem.
Ansett funksjoner og sub prosedyrer for å håndtere oppgaver som skal utføres av ulike deler av programmet. Som en generell regel, hvis du finner deg selv å kopiere og lime inn koden fra ett område av et program til et annet, kan det være lurt å sette den koden i sin egen prosedyre.
makro~~POS=TRUNC designer i Access 2013 lar deg velge mellom lister over forhåndsdefinerte oppgaver for å automatisere din søknad. Bygg en makro som gjør det du vil ha, og deretter konvertere denne makroen til VBA-kode, slik at du kan se hvordan det ville se ut hvis du hadde skrevet det fra scratch.
Deling av data med andre programmer innenfra tilgang 2013
tilgang 2013 er en stor database applikasjon på egen hånd, men det spiller også godt med andre, slik at du kan vise og hente data fra flere andre programmer. Hvis et program støtter Visual Basic for Applications (VBA), kan du kontrollere den fra Access. Her ’ s kort liste over programmer som du kan ta kontroll over og dele data med:
Microsoft Excel: Mange brukere av Excel ende opp med å bli involvert med Access fordi de trenger mer struktur for lagring av sine data. Noen av disse menneskene don ’ t gjøre spranget til Access, men så et sterkt bånd fortsatt eksisterer mellom Access og Excel. Du kan bruke et Excel-regneark som en tabell i Access eller helt ta kontroll over et Excel-søknad fra VBA
Microsoft SQL Server. SQL Server er som Tilgang på steroider – minst fra bordet og spørring ståsted. Du kan flytte data fra Access til SQL Server for å forbedre hastighet og ytelse når du ’ re bruk av store mengder data. Etter at dataene er i SQL Server, kan du bygge din Access-skjemaer, rapporter, makroer og moduler for å bruke data fra SQL Server
Microsoft Word. De fleste som bruker tilgang har også brukt Word . Enten du ’ re å skrive et brev eller lage en liste over oppgaver å gjøre, er Word hvor du kanskje er vant til å snu. Du kan også bruke Word som et rapporteringsverktøy, hvor du kan lage bokmerker for å plassere data fra Access og noen andre – som kan være ukjent med Access — kan redigere annen informasjon i Word-dokumentet
Microsoft Sharepoint. Sharepoint er Microsofts ’ s visjon for å dele og samarbeide med data på nettet. Fra Access 2013, kan du dele data med en Sharepoint-server. Du kan også lage en tilpasset web-app som lagrer Access tabeller, spørringer, skjemaer (som utsikt) og makroer på et Sharepoint 2013-server og lar deg eller noen andre for å få tilgang til disse skjemaer på nettet – alt uten å ha tilgang 2013 installert
Microsoft Outlook. Outlook er mer enn bare en e-post verktøy; det ’ s også en kontakt styringssystem. Du kan dele kontakter, kalender og oppgaveinformasjon med Access-program, slik at du må skrive den på bare ett sted.