Excel 2013 kan du legge til poster til datalister ved hjelp av dataskjemaet. Første gang du klikker på tilpasset skjema-knappen du har lagt til Quick Access Toolbar, analyserer Excel raden med feltnavn og oppføringer for den første posten og skaper en dataskjemaet.
Denne informasjonen skjemaet viser feltnavnene ned venstre side av skjemaet med oppføringene for den første posten i de aktuelle tekstboksene ved siden av dem. Du kan se dataskjemaet for den nye Employee data database; det ser litt ut som en tilpasset dialogboks.
Data skjemaet inneholder oppføringene du har gjort i den første posten. Dataene Skjemaet inneholder også en rekke knapper som du bruker til å legge til, slette eller finne spesifikke poster. Rett ovenfor den første knappen, viser dataskjemaet nummeret på posten, etterfulgt av det totale antall poster. Når du oppretter nye oppføringer vil det vise New Record over denne knappen i stedet for rekordmange.
All formatering som du tilordner til de spesielle poster i den første posten brukes automatisk til disse feltene i etterfølgende poster du skriver og brukes i dataskjemaet.
for eksempel, hvis dataliste inneholder en telefon feltet, må du skrive inn kun de ti sifrene i telefonnummeret i telefon innen dataskjemaet dersom den første telefonnummeret oppføringen er formatert i den første posten med Special telefonnummer format.
på den måten tar Excel en ny oppføring i telefon filen, for eksempel 3075550045, for eksempel, og automatisk formaterer den slik at det ser ut som (307) 555 -0045 i riktig celle i datalisten.
prosessen for å legge poster til en dataliste med dataskjemaet er enkel. Når du klikker på knappen Ny, viser Excel en blank dataskjemaet (merket New Record på høyre side av data form), som du får til å fylle ut.
Når du har angitt informasjonen for det første feltet, trykk på Tab-tasten for å gå videre til neste felt i posten.
Whoa! Ikke trykk på Enter-tasten for å gå videre til neste felt i en post. Hvis du gjør det, vil du sette inn nye, ufullstendig registrering i databasen.
Fortsett å legge inn informasjon for hvert felt og trykke Tab for å gå til neste felt i databasen.
Hvis du vil erstatte oppføring, bare begynne å skrive. < .no>
Hvis du vil redigere noen av tegnene i feltet, trykk → eller klikk på i-bjelke peker i oppføringen for å finne innsettingspunktet; deretter redigere oppføringen derfra.
Når du legger inn informasjon i et bestemt felt, kan du kopiere oppføringen gjort på dette feltet fra den forrige rekorden ved å trykke Ctrl + '(apostrof). Trykk Ctrl + ', for eksempel for å få frem den samme oppføring i staten innen hver ny rekord når du taster inn en rekke plater for mennesker som alle bor i samme tilstand.
Når du skriver inn datoer i et datofelt bruk en konsekvent datoformat som Excel vet. (For eksempel, skriv noe sånt som 7/21/98
.) Når du skriver inn postnummer som noen ganger bruker ledende nuller at du ikke vil forsvinne fra posten (for eksempel postnummer 00102), formatere første feltet oppføring med den spesielle postnummer tallformat.
Når det gjelder andre tall som bruker ledende nuller, kan du formatere den ved hjelp av tekstformat eller sette en '(apostrof) før den første 0. apostrof forteller Excel til å behandle tall som en tekst, men viser ikke opp i selve databasen. (Det eneste stedet du kan se apostrof er på formellinjen når cellepekeren er i cellen.)
Trykk ↓ tasten når du har skrevet inn all informasjonen for den nye posten. Eller, i stedet for ↓ tasten kan du trykke på Enter eller klikk på Ny-knappen. Excel setter ny rekord som den siste posten i databasen i regnearket og viser en ny blank dataskjemaet der du kan skrive inn den neste posten.
Når du er ferdig med å legge til poster i databasen, trykker du på Esc-tasten eller klikk på Lukk-knappen nederst i dialogboksen for å lukke dataskjemaet.