Hver liste du satt sammen i Excel 2 013 data vil ha noen form for foretrukket rekkefølge for å opprettholde postene. Du kan sortere på ett eller flere felt. Avhengig av listen, kan det være lurt å se postene i alfabetisk rekkefølge etter etternavn.

I tilfelle av en klient data bord, kan det være lurt å se postene ordnet alfabetisk etter firmanavn. I tilfelle av listen Employee data, er den foretrukne rekkefølgen i numerisk rekkefølge etter ID-nummer tildelt hver ansatt når han eller hun er ansatt.

Når du først gå inn poster for en ny dataliste, trenger du ikke tvil legge dem inn i enten foretrukket rekkefølge eller i hvilken rekkefølge du hente sine poster. Du vil snart oppdage, at du ikke har muligheten til å legge påfølgende poster i den foretrukket rekkefølge. Når du legger til en ny rekord, Excel stifter den rekorden på bunnen av databasen ved å legge en ny rad.

Tenk deg at du opprinnelig angi alle poster i en klient data liste i alfabetisk rekkefølge etter selskap, og deretter legge rekorden for en ny klient. Pammy sin Pasta Palace Excel
setter ny rekord i bunnen av fatet - i den siste raden rett etter Zastrow and Sons - i stedet for å sette den i riktig posisjon, som er et sted etter Acme Pet Supplies.

Dette er ikke det eneste problemet du kan ha med den opprinnelige posten orden. Selv om postene i listen data forbli stabile, foretrukket rekkefølge bare representerer den rekkefølgen du bruke de fleste
av tiden. Hva med de gangene du trenger å se postene i en annen, spesiell rekkefølge?

For eksempel, hvis du vanligvis arbeider med en klient data liste i numerisk rekkefølge etter saksnummer, kan du i stedet trenger å se postene i alfabetisk rekkefølge etter kundens etternavn for raskt å finne en klient og se opp sin balanse på grunn i en utskrift.

Når du bruker poster å generere adresseetiketter for en masseutsendelse, vil du postene i postnummer bestille. Når du genererer en rapport for kontorepresentanter som viser hvilke klienter er i hvis territorium, må du postene i alfabetisk rekkefølge etter tilstand og kanskje til og med av byen.

Å ha Excel riktig sortere postene i en dataliste, du må spesifisere hvilket felt verdier bestemme den nye rekkefølgen av postene. (Slike felt er teknisk kjent som sorteringsnøkler
i språkbruk på databasen entusiast.) Videre må du spesifisere hva slags rekkefølge du vil opprette ved hjelp av informasjonen i disse feltene. Velg mellom to mulige ordre:

Synkende rekkefølge:
Tekst oppføringer er plassert i alfabetisk rekkefølge fra A til Z, er verdiene plasseres i nummerrekkefølge fra minst til størst, og datoene er plassert i orden fra eldste til nyeste


Stigende rekkefølge.
Dette er det motsatte av alfabetisk rekkefølge fra Å til A, numerisk rekkefølge fra største til minste, og datoer fra nyeste til eldste.
Når du trenger å sortere dataene listen på bare ett bestemt felt (for eksempel Rekordmange, etternavn, eller selskapets felt), klikker du bare på at feltets Autofilter-knappen og deretter klikker du den aktuelle sorteringsalternativ på sin nedtrekkslisten:

Sorter A til Z
eller Sorter Z til A
i et tekstfelt

Sorter minste til største
eller Sorter største til minste
i en rekke felt

Sorter Eldste til nyeste
eller Sorter Nyeste til eldste
i et datofelt

Excel deretter re-bestillinger alle postene i listen data i samsvar med den nye stigende eller synkende rekkefølge i det valgte feltet. Hvis du finner ut at du har sortert listen ved en feil, klikker du bare på Angre-knappen på verktøylinjen for hurtigtilgang eller trykke Ctrl + Z med en gang for å gå tilbake listen til sin orden før du valgt en av disse sorteringsalternativer.
Excel viser når et felt har blitt brukt for å sortere listen data ved å legge til en pil opp eller ned til Autofilter-knappen. En pil som peker opp indikerer at stigende sorteringsrekkefølge ble brukt, og en pil som peker nedover indikerer at synkende sortering ble brukt. Anmeldelser