Microsoft gir faktisk mer enn en metode for å bruke Outlook 2013 for å samarbeide med andre mennesker. Sharepoint Team Services kobler til Outlook og hjelper deg å samarbeide. Sharepoint er i utgangspunktet en online-baserte samarbeidsverktøy som hjelper deg med å koordinere møter, prosjekter og aktiviteter samt dele dokumenter med andre mennesker.
Men Sharepoint kan også sette opp mapper i Outlook slik at du kan se nøkkelinformasjon ( for eksempel dokumenter, kalendere og oppgaver) fra et Sharepoint-nettsted, selv når du ikke er online. Sharepoint gir noen praktiske samarbeidsfunksjoner som du kan bruke med folk utenfor organisasjonen
I de fleste tilfeller trenger du ikke har et valg om hvorvidt du bruker Microsoft Exchange eller Sharepoint Team Services.; noen andre (for eksempel systemadministratoren) bestemmer at for deg. Faktisk kan det være nødvendig å bruke begge produktene; Outlook kobler til Exchange og Sharepoint samtidig uten problem.
Sjansene er, hvis du noen gang bli involvert med Sharepoint Team Services, vil du gjøre det fordi noen ber deg om å delta i et felles team. Hvis ingen noensinne spør, trenger du ikke å tenke på det, og du kan hoppe over de neste avsnittene.
Bli med på en Sharepoint-teamet
Den første nøkkelen til å låse opp Sharepoint er en e- post som ber deg om å delta i et Sharepoint-team. Meldingen er en vanlig e-post som har brukernavn, passord, og en link til Sharepoint-området.
Klikk på linken.
Din nettleser åpner til et område som er viet til aktiviteter av det laget du har blitt bedt om å delta. Hver Sharepoint-området ser annerledes; Klikk på linkene på området for å se hva den har å tilby.
Logg inn med navn og passord som er i e-posten.
Link Outlook til Sharepoint data
Visse deler av en Sharepoint-nettsted kan knyttes til Outlook, slik at informasjonen fra nettstedet vises automatisk i Outlook. Hvis du ser et ikon på Sharepoint-nettsted merket Koble til Outlook, kan du klikke dette ikonet for å sende informasjonen fra denne siden rett til Outlook.
Tilgang Sharepoint data fra Outlook
Microsoft Office er tett integrert med Sharepoint. Hvis du gitt de riktige tillatelsene, kan Outlook tilgang til nesten all informasjon på Sharepoint-området og holde versjoner av dokumenter som er lagret på Sharepoint-området i synk med de som er lagret på systemene -. Og vice versa
Informasjon som Sharepoint sender til Outlook dukker opp i sitt eget sett av Sharepoint mapper. Hvis du klikker på post-knappen i navigasjonslinjen, ser du at Sharepoint inneholder mapper som en del av listen. Klikk på en Sharepoint-mappe for å se hva som er inni.
Disse mappene har felles dokumenter, for eksempel Word, Excel og PowerPoint-filer. Når du velger et dokument, vises en forhåndsvisning av det i leseruten - hvis du dobbeltklikker et dokument, åpnes dokumentet i sin egen applikasjon, for eksempel Word.
Hvis du har de nødvendige tillatelsene, kan du redigere dokumentet frakoblet og deretter sende den oppdaterte dokument til Sharepoint-området med endringene. Du kan vanligvis ikke legge til nye elementer til Sharepoint-mapper direkte via Outlook, men. I stedet, du vanligvis legge til informasjon til Sharepoint gjennom de respektive Microsoft Office-program (for eksempel Word) eller når du er logget inn på Sharepoint-området med nettleseren.
Du kan se delte Sharepoint kalendere og oppgaver i Outlook nøyaktig samme måte som du viser Outlook kalendere eller oppgaver informasjon. De vises i de samme listene som dine egne kalendere og oppgaver - du kan til og med vise delte kalendere side om side med din egen kalender. Hvis du har de riktige tillatelsene, kan du endre kalendere og oppgaver, eller opprette nye oppføringer.
Så når er du mest sannsynlig til å kjøre over Sharepoint, og da vil du bruke Exchange? Utveksling er best egnet for kommunikasjon, planlegging og oppgave innstillingen blant mennesker som deler den samme e-postsystem, mens Sharepoint er bedre egnet for folk som trenger å samarbeide med delte dokumenter og informasjon - spesielt for de som ikke har samme e-post system eller selskapets ressurser.