for å bevæpne dem med informasjon og utstyre dem med de verktøyene de trenger for å gjøre jobben sin. Hvor endringer i systemer, programvare og maskinvare er bekymret, kan denne praksisen oppsummeres i korte serier av leveregler som er presentert og kort forklart her. Den grunnleggende underliggende prinsippet, derimot, er å kommunisere tidlig og ofte, og å sørge for at brukerne har informasjon, opplæring og støtte de trenger for å takle de så endres så uunngåelig i hverdagslige livet. Dette innebærer litt ekstra planlegging og innsats, men resultatene bør til slutt spare tid, penger og slitasje på IT, help desk og teknisk støttepersonell.

1. Gi rikelig med advarsel:
Når endringen er nødvendig, la brukerne og deres ledere vet godt på forhånd. Med nok forhåndsvarsel, faktisk, bruker og ledelse innspill kan ofte bidra til å forbedre den type, kvalitet og mengde endringer som må gjøres.

2. Pilot din vei til suksess:
større endringene overveid, jo mer nedbrytende de kan være. Lag en pilot implementering del av cut-over plan, og innebære en gruppe interesserte brukere i prosessen. Et godt kjøre pilotprosjekt vil lære deg hva brukerne trenger å vite, hvor problemer og fallgruver ligge, og hvor og hva slags forskudd trening og kommunikasjon er nødvendig for å få rang og fil klar til å gjøre et bytte. Dette gir også en flott mulighet for IT-ansatte til å bli kjent med nye systemer og evner, og å trene opp help desk eller teknisk støttepersonell før piloten gir vei til full-skala distribusjon.

3. Be om og handle på tilbakemeldinger:
Lag brukerne føler at deres meninger teller, og de vil ofte gå langt for å dele dem med deg. En Web-basert system som tillater brukere å legge inn kommentarer eller forslag kan fortsatt bli moderert til å skille klinten fra hveten (men alle svar skal få en e-post bekreftelse i det minste), og handlekraftige eller interessante elementer lagt ut og deles med piloten og (eventuelt) hele brukermiljøer. Premier (gratis lunsjer, en ekstra time fri fra jobb, eller andre lavkost elementer) kan gi ekstra insentiver for deltakelse og øke tilbakemeldinger kvalitet. Ofte, noen av de beste ideene for å forberede brukere for endring kommer fra pilotbrukere som foreslår hva som ville fungere best for andre brukere som deler deres behov, bekymringer og jobb roller.

4. Hold styr på vanlige problemer, fallgruver, misforståelser og spørsmål:
Sjekk alle aktive forum eller melding på nettet og du vil se mer kunnskapsrike brukere eller eksperter holder frem for mindre informert eller opplevd, men du vil også alltid finne en gull -mine over ofte stilte spørsmål og svar. Kjent som vanlige spørsmål, slike dokumenter søke å destillere vanlige problemer, løse typiske problemer, og enshrine den kollektive vidd og visdom av erfarne brukere til fordel for sine mindre erfarne eller kunnskapsrike brødre. Enhver veldrevet overgang drift vil bruke sin pilot befolkningen for å identifisere kjernen spørsmål (og svar) som skal gå inn i en slik FAQ.

5. La piloten drive fullskala utrulling:
Developers, ledere og brukere alle representerer viktige valgkretser når det gjelder finansiering, oppretting og bruk av nye systemer og tjenester. Dessverre, alle tre gruppene har ofte svært forskjellige ideer om hva slags informasjon som er viktig og hva slags opplæring de trenger. Det er viktig å starte med noen form for trening i løpet av pilot, men for å avgrense og forbedre at trening basert på fellesskap tilbakemeldinger som innledende treningsinnsats er bygget og levert. Anta minst halvparten av hva du sier og gjør vil måtte endres, og du kan bli gledelig overrasket når anslagene viser seg å være for liberal.

6. Sørg for at alle brikkene er på plass før den store bryteren skjer:
Altfor mange introduksjoner inkluderer ingen piloter og bare presentere brukere med et nytt system og en " synke-eller-svømme " nærme seg. Langt færre hodepine vil skje - og langt mindre helpdesk eller teknisk støtte aktivitet som er nødvendig - hvis brukerne er informert og trent på forhånd, og kundestøtte og teknisk støtte på samme måte forberedt på å gi hjelp og bistand fra det øyeblikket at nye systemer eller tjenester gå live.

7. Vedlikehold er vanskelig å gjøre riktig, men prøver likevel:
fristelsen til å hvile på laurbærene - i alle fall for en stund - kan være uimotståelig når en lansering er i gang og nye systemer er oppe og går. Men det er den tiden da valg brukerne blir enda viktigere. Nå, svar på spørsmål som " Hva mer trenger du å vite " " Hvordan kan vi forberede deg til å gjøre jobben din bedre " " Hva liker du ikke om det nye systemet eller tjenesten " " Hva mer kan vi tilby i form eller trening " og så videre bli enda viktigere. Teknologi er faktisk en nøkkel til å forbedre produktiviteten, men ingenting slår sin informert søknad i hendene på interesserte, kunnskapsrike brukere.

Mer om dette emnet

Seks tips for å lage en Windows administrator oppgave å overvåke og begrense brukerrettigheter enklere

Guide til nettverksadministrasjon Anmeldelser

Flere Administrator tips
Hvis IT kan fortelle brukerne hva som kommer, hjelpe dem å forstå og verdsette hva som er nytt og annerledes, og jobber tett og konstruktivt med brukerne ikke bare å fikse det som er ødelagt eller sub-par, men også for å bedre på hva som er tilgjengelig, bør bruker hodepine være lengre og færre mellom. Mens en viss smerte er uunngåelig, er mindre sannsynlig når brukere er for opptatt med å få ting gjort å klage på hindringer i deres vei til suksess.

Ed Tittel er en forfatter, trener og konsulent som spesialiserer seg på kodespråk, informasjonssikkerhet og IT-sertifiseringer. Han skriver og svarer på spørsmål jevnlig om IT-karriere og organisatoriske emner. E-post Ed med kommentarer og spørsmål på [email protected]. Anmeldelser