De fleste IT-organisasjoner har ikke formelt vurdere deres vedlikehold som en del av en virksomhet plan, men de burde. Å ha en formell plan som er både skrevet og ble enige om å lar deg bedre planlegge dine ressurser, synkron hensiktsmessig drift som har avhengigheter, samt at du kan måle resultatene av dine ansatte mot en meningsfull og målbar beregning.

Det beste stedet å lage din master plan er inne planlegging programvare som Microsoft Project. Imidlertid vil selv en enkel mal i et regnearkprogram gjør. Du vil sannsynligvis finne attraktive tredjeparts maler for å hjelpe deg i din oppgave. Selv om du velger å ikke bruke spesiell programvare, kan viktige variabler samles inn tabeller som inneholder viktig informasjon: oppgave navn, prioritet, varighet, tildelt personell og ressurser, avhengigheter, finansieringskilde, og eventuelle andre forhold av betydning for deg. Prioriteringer og avhengigheter er faktorer som ofte blir oversett. Imidlertid kan ikke alle planlagte arrangementer innkvarteres og faktorer som vedlikeholdsvinduer (f.eks backup vinduer) skal innlemmes.

Målet er å være i stand til å produsere en samlet kalender, samt kalendere og handlingsplaner for dine spesifikke ansatte.

Det er en veldig god idé å gå gjennom denne planen på månedlig og kvartalsvis basis, og kanskje redraft planen årlig basert på resultatene du var i stand til å oppnå. Husk at dette er et levende dokument som er på mange måter ligner på en forretningsplan, og du bør gjøre endringer som du trenger å -., Men krever riktige sign-offs når du velger å gjøre det

Barrie Sosinsky er president i konsulentselskap Sosinsky and Associates (Medfield MA). Han har skrevet mye om en rekke datamaskin emner. Hans selskap har spesialisert seg på tilpasset programvare (database og Web relatert), opplæring og teknisk dokumentasjon.