En av de enkleste måtene å være mer produktive i arbeidstiden er å redusere tiden du bruker på vedlikeholdsoppgaver som å sjekke din e-post. Disse oppgavene ødelegge din konsentrasjon på mer viktig arbeid, og en fersk studie fra UC Irvine tyder på at du sjekker e-post mindre ofte kan bidra til å redusere stress og øke graden av konsentrasjon på jobben.

Men når noen foreslår vi Sjekk våre innbokser sjeldnere, er vår første reaksjon ofte "Oh jeg ville få sparken hvis jeg noen gang prøvd det." For de fleste av oss, er e-post den primære formen for kommunikasjon i våre personlige og profesjonelle liv. Ignorerer det for det meste av dagen virker som en oppskrift på katastrofe, og selvfølgelig hvis du enkelt slette alt og lukk din e-postkonto helt det sannsynligvis vil bli.

Likevel, ved nærmer e-post ledelse strategisk og lære noen tips og triks folk flest kan komme unna med å sjekke e-post bare en eller to ganger om dagen uten mangler noen viktige opplysninger. Høres umulig? Her er trinnene du kan ta for å mestre innboksen din og holde e-post fra å ta over livet ditt.

Rydd opp i innboksen

Det første skrittet til å ta kontroll over din e-post livet er å tømme ut din reserve. Det er ille nok når du hele tiden sjekker etter ny e-post, men mange av oss også besatt ser tilbake gjennom vår innboks for å sørge for at vi ikke glipp av en viktig oppgave begravet et sted i 100+ uleste meldinger.

Du må gå gjennom ulest e-post og ta litt action på hver eneste melding, selv om det er bare å erklære det ikke lenger relevant, og slette den. Dette kan være mye arbeid, men det vil spare deg tid i det lange løp som de e-post vil endelig være ut av tankene dine. Sortere ut all din e-post bør også gi deg en bedre følelse av dine personlige e-postledelsesmønstre: etter å ha sett gjennom din e-post historie du vil vite hvem som forventer et svar, når du burde komme tilbake til dem og hva som er sannsynligvis kommer til å ankomme i innboksen snart.

I ekstreme tilfeller kan det være lurt å vurdere å bare erklære e-post amnesti og merking alle uleste meldinger som behandles. Hvis du velger å gå denne ruten, kan du sende en masse e-post ut til kollegaer la dem vite slik at de kan sende deg en høflig påminnelse om prosjekter de venter på å høre fra deg på.

Heldigvis har de fleste folk trenger ikke å ta slike ekstreme tiltak, og bør være i stand til å takle innboksen sin i et par timer. For nærmere retningslinjer om strategier for å spare tid ved rengjøring ut din gamle e-post, s sjekk ut vår guide til å hjelpe deg få din innboks Tilbake til Zero.

Organiser og Automat Din e-postadresse

Når du har kranglet dine gamle e-poster i form, er det på tide for deg å begynne å forberede for fremtiden. Det er lurt å organisere innkommende meldinger så effektivt som mulig, ellers dine mindre hyppige e-post sjekker vil bli maraton økter med å svare på e-post.

Det første trinnet er å organisere innboksen din i mapper basert på som har sendt deg en e-post og hvorfor. Når du har fått mapper satt opp som fungerer for deg vil du automatisk vil filtrere innkommende post, slik at du kan fortelle med et blikk som e-post vil trenge et svar.

For et generelt bilde av hvordan e-post filtre arbeid og konkrete tips for bruk med Gmail kan du sjekke ut vår Slik Guide til å bruke Gmail Filters, men med det store antallet e-post apps og tjenester som er tilgjengelige i dag er det umulig å dekke sette opp filtre for hver e- post løsning du kan bruke. Hvis du får problemer med å konfigurere din e-post for å automatisk filtrere meldinger, ta kontakt med IT-avdelingen.

Det er også ganske mange automatiserte funksjoner du bør slå av hvis det er mulig. Sørg for at din e-postklient av valget har varslinger slått av. Ideelt sett bør du deaktivere push-varsler på telefonen og andre enheter også. Det kan virke praktisk å ha telefonen eller nettbrettet minner deg på når du får ny e-post, men det er egentlig bare en annen distraksjon; du trenger ikke regelmessige påminnelser om e-posten du ble ikke kommer til å sjekke uansett.

På samme måte bør du sette e-postklienten av valget for å sjekke e-post sjeldnere. Helst e-postklienten skal ikke se etter ny e-post oftere enn du er, men selv kutte det ned til en gang i timen eller så burde gjøre underverker for din produktivitet. Selvfølgelig er noen e-postklienter som Gmail automatisk skal se etter ny e-post så lenge du har fanen åpen. Du kan eliminere denne distraksjon ved å slå av Gmails meldinger finnes under generelle innstillinger eller bare lukke din Gmail-vinduet når den ikke er i bruk.

sette grenser

Nå som du har en tom og selv organisere innboksen, kan du sjekke din e-postklient en eller to ganger i løpet av arbeidsdagen og fortsatt svare til 95 prosent av viktige e-samtaler. Men noen ganger også at nivået på innboksen nøysomhet er ikke nok til å holde deg fra å kaste bort timer en dag å lese og svare på e-post; hvis du får hundrevis av virksomhetskritiske e-poster om dagen, kan sterkere tiltak være nødvendige.

Hvis du arbeider med et spesielt høyt volum av e-poster eller har medarbeidere som forventer den type rask respons som bare kommer fra vår "alltid online" kultur, må du kanskje sette forventninger eksplisitt. Sett opp en auto-responder som lar dine kollegaer vet om den nye og forbedrede e-post tidsplan. Gmail Vacation Responder (ligger i Gmail Generelle innstillinger-menyen) er flott for dette formålet. Bare still responder opp med en automatisk melding om en uke eller to, og la det få ord ut om din nye strategi. Gmail lar deg også sette svaret å bare sende meldingen til personer i kontaktlisten, så det vil bare målrette kollegaer og venner som trenger å vite om dine e-post grenser.

Sørg for å forlate noen form av nødtelefon kanal åpen til enhver tid (som en telefonlinje eller direkte messanging klient) i tilfelle dine kollegaer virkelig trenger å kontakte deg før neste innboks sjekk, men hvis du følger våre innboks tips du vil bli overrasket over hvor ofte du kan trygt vente noen timer eller dager før du svarer på en bestemt e-postmelding.

Når du har fått dine grenser etablert, må du huske å respektere dem for andre. Hvis du ikke e-post med dine kollegaer på kveldstid eller i helgene om arbeidsrelaterte oppgaver de er mer sannsynlig å respektere e-post tidsplan som du har satt opp for deg selv. Ved å gjøre innboksen din mer effektiv kan du spare en time eller to hver dag, så bruk den tiden til å få gjort mer! Anmeldelser