Det er litt vanskelig informasjon om emnet - og noen av bevisene er motstridende - men det virker logisk å si at en uorganisert kontor fører til mye uproduktiv tid brukt på jakt etter ting. En studie fra Brother fant at arbeidstakere avfall, i gjennomsnitt 76 timer per person per år på jakt etter feilplasserte elementer på sitt skrivebord. Og år siden, NEC-Mitsubishi sagt rotete skrivebord kan føre til mental og fysisk stress, både som følge av frustrasjon med rot og på grunn av dårlig holdning mens du arbeider rundt all dritten.

Dataene er ikke akkurat vitenskapelig, men å ha en ren og organisert arbeidsområde er sikkert en god idé for enhver liten bedrift. Selv om det ikke er bedre for din egen tilregnelighet, tenk på det i form av inntrykk du gir til kunder og kunder som besøker dine lokaler. En slurvete kontor telegraferer en unappealing melding til besøkende "Jeg gjør slurvete arbeid."

Gå så papirløs som mulig

Et sentralt premiss for de fleste organisering og produktivitet strategier er å minimere tiden du tilbringer arbeider med papir. Når du plukker opp et stykke papir, foreta en umiddelbar avgjørelse på hva du kan gjøre med det: Lov om det, delegere det til noen andre, arkivere det, eller kaste det bort. Men ikke bare slippe den på skrivebordet. De aller fleste av papir på pulten din er sannsynligvis søppel, med en mindre andel av materialet som du bør ha i en fil.

Dealing med hva som gjenstår burde være en del av det arbeidet du gjør i løpet av dagen, med målet som - ved slutten av hver dag - vil skrivebordet være ren. Dette er en effektiv måte å hjelpe deg å starte følgende arbeidsdagen med et klart hode i stedet for en følelse av å være overveldet.

Going papirløse er ikke veldig vanskelig i dag. Det første trinnet er å konvertere papirdokumenter til digital form. Registrer deg for e-fakturering for nytte uttalelser, oppfordrer entreprenører til å sende fakturaer via e-post, og bruke gjør-ikke-mail lister for å kutte ned på søppelpost. Mens du er i gang, bruke ulike tjenesteleverandører personvern sette systemer for å velge bort å motta markedsføring meldinger.

Neste, må du ha en plan for å håndtere papirdokumenter som du mottar. Enhver skanner og OCR-programvare pakken kan gjøre jobben for deg, eller du kan investere i noe mer spesialiserte, for eksempel en Neat selskapet skanning enhet, som har mater spor for dokumenter store og små. Slipp kvitteringer og papirfakturaer i enheten, og deretter kaste papiret etter at skanningen er ferdig. Du kan skanne visittkort med en frittstående enhet eller med en app som Worldcard Mobile

En liten advarsel:. Med noen banker, kan eldre finansielle dokumenter ikke være tilgjengelig for utskrift på etterspørsel. Relevante lover kan kreve at du beholder av finansielle poster for inntil syv år for skatteformål, så hvis banken din ikke gir langsiktig arkivering, må du enten arkivere PDF-filer selv (på din egen datamaskin) eller holde papirkopier. Selvfølgelig bør du Kép dine arkivskap organisert, også - etter år, konto, eller emne - og spylt årlig

Embrace digitale notater

Hva om alle disse notatene deg. ta i løpet av dagen? Utallige bedriftseiere har bærbare etter notebook fylt med oppgavelister, produktideer, møtereferater og andre Ephemera, hvorav ingen er noensinne nevnt igjen. I stedet, de bærbare PC-rot opp skrivebord skuffer og bokhyller, hogging plass og samle støv.

I tillegg til å få ekstra junk av skrivebordet, gå digitalt organiserer samlinger av extemporaneous tanker til noe mer sammenhengende og nyttig. Evernote har raskt blitt de facto industristandard for denne typen oppgave; en spesiell versjon av programmet for forretningsbrukere som ønsker å dele informasjon med flere brukere forfaller i desember. Microsoft tilhengere foretrekker kanskje OneNote.

Ikke i peke bort på en mobiltelefon skjerm? Bruk en diktafon app for å lagre lydmeldinger til deg selv. Bedre ennå, bruke diktat programvare som Dragon Naturally Speaking å konvertere dine betraktninger til tekst. Det kan ikke være perfekt, men det er heller ikke din håndskrift.

Organisere digitale filer og mapper

Nå som du har en rekke digitale dokumenter, hva gjør du med dem? Datamaskinen skal være så organisert som skrivebordet; ellers, du har nettopp flyttet rotet fra et fysisk sted til en virtuell en.

Start med skrivebordet ditt. For mange brukere, er skrivebordet en ødemark av glemte programmer og tilfeldige filer fra årene som har gått. Organisere området akkurat som du ville din fysiske desk: Avinstaller apps du ikke trenger, slette katt bilder du har lastet ned fra Facebook, og sette resten av ting i mapper

systemets dokumenter. , bilder og andre brukerspesifikke mapper er det beste stedet å parkere dataene dine, fordi Windows er konfigurert til å indeksere disse områdene for å søke. Mapper bør følge en naturlig hierarki (for eksempel "Arbeidstakere > 1099 Contractors > Bob Smith" eller "Årsregnskap > BofA > 2012"), og du bør holde dem ryddig nok til å unngå å måtte bla for å se innholdet i enhver mappe. Hvis en mappe blir for store, delte den i naturlige undermapper. Og husk, jo mer beskrivende navn på hver fil eller mappe er, jo lettere vil det være å finne den igjen senere.

Neste, gjøre det samme for din innboks. Bruke innboksen som en catch-all for hver melding du noensinne har mottatt er flott hvis du liker å sende masse "jeg ikke se e-posten din" unnskyldninger. Ellers er det et mareritt venter på å skje. Noen velorganiserte mennesker gjør en tom innboks en hverdag, end-of-dagers mål; de beveger seg noe ikke adressert den dagen til en kalenderelement. Andre prøver å holde innboksen sin nesten tom, slik at en melding til å forbli for hver store gjøremål element. Med min innboks opprettholdt på et håndterbart 6 til 12 elementer, kan jeg se på et øyeblikk hvilke prosjekter jeg må jobbe med neste.

Ironisk nok, teknologisk bekvemmelighet fungerer mot deg i denne søken. Faktisk er Googles offisielle posisjon som søker etter dokumenter er enklere enn å sende dem, noe som er grunnen til at mappene får minimal oppmerksomhet i Gmail. I min erfaring, men tilbringer ekstra sekunder hver dag organisere mitt digitale liv er vel anvendt tid. Hvorfor? Fordi mens søket kan hjelpe meg å finne en melding, vil det ikke for at jeg ser det i første omgang, og det kan bla av bunnen av skjermen så raskt at jeg leste det aldri i første omgang.
< p> Ikke alle e-postklienter og operativsystemer behandle søke på samme måte: Windows 7 indekserer ikke Outlook "Slettede elementer" -mappen, for eksempel. Som et resultat, kan du søke Outlook søppel mappen manuelt i klienten, men ikke fra Start-menyen.

Organiser utstyr

Med all den oppmerksomheten organisere papirarbeid, er det lett å glemme de andre ting hoper seg opp på skrivebordet ditt - inkludert tchotchkes, maskinvare, eksterne enheter og kabler som forbinder alt. Her er hvordan å holde rot i sjakk.