Word 2013 har en nyttig funksjon som kalles fletting. En utskriftsfletting
kombinerer en dataliste, vanligvis av navn og adresser (som er, mailing informasjon), med et standardbrev, en etikett eller en konvolutt mal for å produsere tilpassede kopier av brev for hver person.
Store selskaper bruker utskriftsfletting til å sende tilpassede annonser, men det er ikke bare for bedrifter. Hjemmebrukere kan dra nytte av utskriftsfletting for julekort adresseetiketter, fest invitasjoner, klubb nyhetsbrev, og mer
Utføre en utskriftsfletting er en tre-trinns prosess.
Lag hoveddokument og deretter sette inn flettekoder i det.
Utføre flettingen operasjon mellom datakilden og hoveddokumentet.
data~~POS=TRUNC kilden~~POS=HEADCOMP må være en avgrenset fil
. Med andre ord, det må være noen konsekvent måte at den skiller mellom en kolonne eller rad med data og den neste. Her er noen mulige datakildetyper:
Excel eller Word-tabellen:
Hvis datakilden er et Excel-regneark, hver type informasjon er i en egen kolonne. Det samme gjelder hvis datakilden er en Word-tabell
Ren tekst.
Hvis datakilden er en ren tekstfil, hver kolonne er avgrenset (atskilt) av en bestemt tegn, for eksempel en fane eller et komma. Når en tekstfil bruker komma, det er en kommaseparerte verdier, eller CSV, fil
Outlook.
Hvis datakilden er en Outlook-kontaktlisten, hver type informasjon . er i et eget felt
Ordliste:
Hvis du ikke har en datakilde allerede, velger utsendelser → Velg mottakere og rarr; Type Ny liste for å opprette en med Type ny liste i Word.
en datafilen bør ikke inneholde noe annet enn data (og kanskje en enkelt rad av feltetiketter, med navn, adresse, by, stat, og ZIP). Ikke bruk tomme rader eller titler på toppen av siden, fordi det forvirrer Utskriftsfletting verktøyet. Sjekk datafilen for å fjerne overflødig rader før du bruker filen som utskriftsflettingen kilde.
Etter å ha forberedt datafilen, setter du opp hoveddokumentet. Du kan enten opprette hoveddokumentet fra grunnen av, eller du kan starte med et eksisterende dokument og konvertere den til å være en hoveddokumentet for utskriftsfletting. Hoveddokumentet består av vanlig tekst pluss koder som viser hvor flettefeltene skal settes inn.
Så, som det siste trinnet i sammenslåingsprosessen, ta deg sammen de to delene. Du kan gjøre det enten ved å sende resultatene direkte til skriveren, eller ved å opprette et nytt dokument som inneholder flette, som du deretter kan redigere etter behov, og deretter skrive ut.