Hvis selskapet kommer til å bruke sosiale nettverkstjenester som Facebook, Twitter, Google + og Linkedin for reklameformål, eller for å kommunisere med andre, for eksempel kunder, partnere og leverandører, er du et steg fra å bruke et flott verktøy som har gjort gjøre forretninger på nettet mye mer praktisk. Men du må være klar over at noen urettmessig bruk av sosiale nettverk nettsteder kan føre til problemer. For eksempel, hvis det inngått avtale mellom deg og en klient i en utveksling av meldinger på et sosialt nettverk og en tvist skjer, meldingene kan bli forespurt av motstridende råd i løpet av eDiscovery fase av en sivil rettssak. Derfor er det viktig at du gjør følgende for å unngå trøbbel:

Etablere en klar politikk på sosiale medier bruk

Denne politikken bør skissere klart hva nettsamfunn kan skal brukes til og av hvem. I denne politikken, bør du være klar over at kun autoriserte folk har lov til å uttale seg på vegne av selskapet på sosiale nettverkssider og offentlige diskusjonsgrupper. Det bør også staten klart hvilke handlinger og atferd er forbudt med hensyn til sosiale nettverk bruk.

Vær oppmerksom på sikkerhetsproblemer

Alle ansatte skal være klar over sikkerhetsrisikoen ved bruk av sosiale nettverk nettsteder. Dette innebærer det grunnleggende, som å bruke et sterkt passord, spesielt for kontoen som representerer selskapets viktigste tilstedeværelse på et sosialt nettverk nettsted. Ansatte bør også være oppmerksom på phishing eller social engineering forsøk og aldri formidle intern informasjon til en person som utgir seg for å være en ansatt, kunde eller partner for din virksomhet uten å være 100% sikker på at den personen de snakker med er ikke en bedrager.

Kontroller datalagrings politikk av sosiale nettverkstjenestene du bruker

Hvis selskapet blir gjenstand for en regulatorisk etterforskning eller et sivilt søksmål, informasjon knyttet til aktiviteten på sosiale nettverkstjenester kan bli forespurt av en eDiscovery firmaet for lovlige formål. Dette ville bety at du trenger å slå over data som søyler på sidene, meldinger, instant messenger logger, osv selv om denne informasjonen har siden blitt slettet fra kontoen eller om den sosiale nettverk konto har blitt stengt. Ulike nettsteder har ulike retningslinjer for hvor lenge dataene oppbevares på sine servere etter å ha blitt fjernet av en bruker. Sørg for at du er klar over det, og at den juridiske avdelingen kan be om en kopi av data som involverer selskapets virksomhet på disse områdene.

Ikke diskuter sensitiv eller konfidensiell informasjon

Hvis du trenger å diskutere informasjon som er sensitiv, unngå å gjøre det gjennom sosiale nettverk. Det er potensielle farer for å gjøre det, for eksempel ved et uhell å lage en privat melding synlig offentlig, ha din konto hacket, ved et uhell å informere en bedrager som utga seg for noen andre, osv