I Office 2011 for Mac, fungerer utskriftsfletting ved å bringe data som er lagret i en datatabell i Word 2011. En god data tabellens første rad (og bare første rad) har overskriftene, også kalt felt
eller kolonnenavn.
Alle etterfølgende radene inneholder data. Det er ingen sammenslåtte celler i et databord, og det er ingen helt tomme rader eller kolonner, selv om tomme celler er tillatt
Word kan bruke mange ulike datakilder for å utføre en utskriftsfletting.
Et Excel-regneark eller dataområdet.
En Filemaker Pro databasefil.
Avanserte brukere kan bruke ODBC og VBA til å koble til praktisk talt alle datakilder, inkludert Microsoft Access, SQL Server, Oracle og MySQL.
Hvis du ikke har en datatabell, alternativet ny datakilde lar deg lage en datatabell fra bunnen i et nytt Word-dokument ved hjelp av en serie dialoger. Dette alternativet er bra for små databaser opp til et par tusen poster.
Velge felt for en datakilde for utskriftsfletting
Når du velger ny datakilde, du er presentert med Opprett datakilde dialogen. Først definerer du felt for nye data. Som standard blir du presentert med noen vanlig brukte felt. I Plassholder List feltet, kan du skrive nye hodenavn og legge dem til i listen ved å klikke på Legg plassholder knappen.
Når du er ferdig med å velge feltnavn, og klikk på OK-knappen, og du vil bli bedt om å lagre den nye Word-dokument. Gi ny datakilde et navn og deretter lagre filen.
Utfylling av data for utskriftsfletting i Word 2011 for Mac
Så snart filen er lagret, vil du være presentert med en lett-å-bruke database innspill form som kalles data~~POS=HEADCOMP.
Den venstre siden av data~~POS=HEADCOMP viser din feltnavn. Dra rullefeltet hvis alle feltene ikke passer i dialogboksen. I sentrum kolonnen skriver du dataoppføringer for den aktuelle posten. Den nåværende rekorden nummer vises i opptaks navigasjon på bunnen av dataskjemaet.
I dialogboksen Data, trykk Tab eller ned-piltasten for å gå videre til neste felt i en post. Trykk Shift-Tab eller opp-piltasten for å velge forrige felt.
Når du arbeider med datatabellen i Word, kan du redigere direkte i tabellen. Slå på databasen verktøylinjen ved å velge View → Verktøylinjer → Database fra menylinjen
Ikke la mobberne prøver å si at du ikke bør gjøre disse tingene i Word.. Hvis du liker Word og er komfortabel med disse verktøyene, er det helt greit å bruke Word for en grunnleggende database. Du kan bruke kategorien Tabeller av båndet med Database verktøylinjen for å administrere tabell din stil, opsjoner, og grenser.