I dag er det nesten umulig å hindre ansatte fra å bruke sosiale medier - Facebook, Twitter, Linkedin, Instagram, Pinterest - mens på jobb. Noen bedrifter er fint med det, selv oppmuntre ansatte til å fremme selskapet og dets produkter eller tjenester på sosiale medier. På samme tid, men de ønsker ikke produktivitet å skli, eller å ha arbeidere skildre selskapet negativt på populære sosiale mediekanaler

[Relatert: En dag i livet til en sosial CIO].

Så hva kan organisasjoner realistisk ta for å begrense eller kontrollere sosiale medier bruk mens på jobb, uten å virke som Big Brother eller forby bruken? Følgende er fem eksperttips, sammen med en sidebar på de juridiske konsekvensene av å bruke sosiale medier for å arbeide eller på kontoret.

1. Involvere alle avdelinger. "Sosiale medier er ikke bare ansvarlig for sosiale medier eller markedsføring avdeling," sier Mirna Bard, grunnlegger, Digital markedsfører verktøykasse. "For å lage en effektiv politikk, involvere menneskelige ressurser, juridiske og etterlevelse, samt PR og markedsføring avdelinger. Dette vil minske risiko og sørge for at den sosiale mediepolitikk er tilpasset til selskapet ", og er i samsvar med selskapet og juridiske krav.

2. Bruk et filter. "Installere en DNS-baserte Web filter er avgjørende for å sile ut uønskede sosiale medier nettsteder [og] også beskytte de ansattes datamaskiner fra ondsinnede infeksjoner," sier Nick Espinosa, CIO, BSSi2, som gir IT-støtte og konsulenttjenester. "En Web filter vil blokkere nettsteder eller annonser som kan være skadelig for datamaskinen og også gir mulighet for begrensninger om hvor brukerne kan gå. Alle har en annen oppfatning av hva de kaller "sosiale medier", og det er en forskjell mellom å sjekke Facebook og sjekke Ashley Madison konto på jobb, "sier han. "Forstå forskjellene og filtrere tilsvarende."

3. Avsatt tid hver dag for sosial mediebruk. "Dersom en arbeidstaker ønsker å bruke sosiale medier på jobben de kommer til å finne en måte", sier Espinosa. "Hvis de ikke kan bruke nettverket, så vil de bruke sin mobiltelefon. Den beste politikken et selskap kan sette på plass er å ikke begrense tilgangen til sosiale medier, men å begrense tid. Lag en politikk som begrenser sosial mediebruk til bestemte tider i løpet av dagen - lunsj, for eksempel - eller gi brukeren en begrenset mengde tid i løpet av dagen for å sjekke og være aktiv med sosiale medier, "han antyder. "Dette tilfredsstiller ikke bare deres behov, men også gir selskapet gode bruks beregninger."

4. Har en skriftlig sosiale mediepolitikk. «Inkluder sosiale medier retningslinjer i organisasjonens ansatt håndbok," råder Lisa Brown Morton, president og CEO i Nonprofit HR. "Dette vil holde de ansatte i vet om hva de kan og ikke kan gjøre på sosiale medier."

På samme måte, "gi dem med språk om hvordan du kan snakke om din organisasjon [på sosiale medier nettsteder]. Sosiale medier er en utmerket plattform for å rekruttere, bygge troverdighet og dele dine hardt arbeid, "påpeker hun. "La de ansatte snakke [på sosiale medier] på en måte som fordeler og fremmer din organisasjon."

"Den beste sosiale medier politikk er direkte og konkret, og kommunisere tydelig til de ansatte hva de bør og skal ' t gjør, "sier Jenn Deering Davis, medstifter og sjefredaktør, Union Metrics, en leverandør av sosiale medier analytics og svar. "Sørg for at dine retningslinjer er både lett å forstå og å følge."

5. Ikke være strenge. "Sosiale medier er en stor del av mange menneskers liv, og de ønsker å bruke det på, og for arbeid", sier Deering Davis. "Så gi rom for sosiale medier i organisasjonen, og finne måter å la det fungere for deg. I stedet for nedslående sosiale medier bruk ", eller forby det direkte," oppfordrer ansvarlig, riktig bruk. "

Den juridiske siden av å bruke sosiale medier på, og for arbeid

Josh Druckerman, advokatfullmektig på White Harris, en ledelse-side sysselsetting advokatfirma, diskuterer noen av de juridiske problemstillinger rundt bruk av sosiale medier på jobben eller av ansatte.

Selskapet eier sine sosiale medier kontoer, ikke de ansatte. "Hvis din bedrift gjør bruk av sosiale medier for markedsføring, for eksempel gjennom et selskap Twitter-konto, blogg, Linkedin eller Facebook-side, politikken bør gjøre det veldig klart at selskapet eier alle [sine] sosiale medier kontoer, samt alle de tilhørende tilhengere, 'liker' 'venner' eller andre online forbindelser knyttet til disse kontoene.

"Firmaet skal også kreve at alle passord, tilgangskoder og administratorlegitimasjon for selskapets sosiale medier sider gis til, lagres av og gjort tilgjengelig for selskapet til enhver tid, og at selskapet må holdes underrettet om eventuelle endringer i passord, administratorer eller uautoriserte tilganger. "

Ansatte har rett til å kommunisere med andre ansatte, og snakke om selskapet, på sosiale medier. "The National Labor Relations Board er å montere en korstog mot arbeidsgivers sosiale medier politikk som 'chill' ansatt tale om vilkår og ansettelsesvilkår. Som et resultat, bør arbeidsgivere sørge for at deres sosiale mediepolitikk ikke forby ansatte å diskutere sine fordeler, lønn, betaler praksis eller arbeidsvilkår med andre ansatte.

"For eksempel, en politikk som forbyr legge ut negativ informasjon om selskapet og politikk hindrer ansatte fra 'frien' hverandre på Facebook har blitt slått ned av NLRB for brudd på arbeidstakerrettigheter å organisere etter § 7 i National Labor Relations Act. "

De ansatte må avsløre når de publiserer på vegne av selskapet. "Arbeidstakere som legger om, fremmer eller gjennomgå sine selskapets produkter eller tjenester er pålagt ved FTC forskrifter for å inkludere en ansvarsfraskrivelse som sier at de er ansatt i selskapet. Tilsvarende, hvis et selskap ansetter eller kompenserer tals å promotere selskapet på sosiale medier, kompenserer en blogger for en gjennomgang eller engasjerer en endorser å tweet om et tilbud, må de markedsføringsRegnskapet omfatter en ansvarsfraskrivelse at den enkelte er tilknyttet selskapet. "