Use Google Docs Som en Admin

Google Docs er en fin måte å dele dokumenter (for eksempel denne artikkelen), men å holde styr på aksjer kan være vanskelig.

Det kan bøtes på med noen tanke ut samlinger (mapper) og ved å unngå noen vaner.

Ideen er å tenke som en administrator. Du ønsker å være sikker på at du vet hvem som kan bruke det på en effektiv måte.

Det er to måter å gjøre dette. Den første er å dele etter samling, snarere enn av filen. Dette er ikke noe spesielt, men det er en god idé å gi navn til samlingen av personen eller gruppen. Den andre metoden er å sette opp delte samlinger per individ. Dette er mer arbeid, men det har noen fordeler.

For hver person, oppretter du en egen, dedikert samling som bare deles med dere to. Gjør dette for alle som du ønsker å dele dokumenter med. Husk å merke mappen noe sånt som "sitt navn - navnet ditt" og plassere dem i en "andeler" samling. Herfra bruke den delte etiketten til en fil eller samling du vil. Du kan høyreklikke et element og velg Organiser ... for å sjekke ut alle etiketter du vil.

Samlingene at ethvert dokument tilhører show ved siden av filnavnet. Med riktige etiketter, kan du se nøyaktig hvem dokumentet er delt med. Ikke så med tradisjonelle metoder. Fra hoveddokumentet oppføring, for å se hvem som har tilgang til en samling, må det velges. For en gruppe filer som ikke er i en samling, må du velge dem én etter én. Dette kan være tidkrevende, som listen aksje viser bare i beskrivelsen av de enkelte dokumentene.

For hver ny felles element, har en e-post som skal sendes ut til den nylig involvert part. Dette kan være et problem hvis en fil ikke har mye informasjon i den. Det er ingenting å rapportere ennå. Siden en samling opprettet for en person (eller gruppe) er ikke ny, den kan brukes til å gi tilgang uten for tidlig varsling.

Dessverre, vil det være ganger når du ønsker å oppheve tilgangen. Å gå gjennom store mengder filer er en tid vask. Jeg har opplevd bugs når du fjerner folk fra den delte listen i en samling. Med den enkelte etiketten metoden, kan du se nøyaktig hva som deles med dem ved å vise at personens etiketten. Du kan også slette etiketten helt.

Du kan ta denne ideen til neste nivå ved å ha to aksjer per person. Bruk én for full tilgang og en annen for lesetilgang. Et annet nivå av undersamlinger og noen farge-koding vil bidra til å organisere systemet. Dette er mer enn folk flest egentlig trenger, men det er en idé verdt å vurdere.

En enkel måte å miste oversikten over dokument aksjer er å tilordne dem til folk ved fil. Det er ingen enkel måte å administrere dokumenter med denne metoden. Det går dobbelt for å dele en fil med en link. Gitt, for en person som ikke bruker Gmail, kan dette være det eneste alternativet. Sound råd vil være å lage en offentlig samling for filer individuelt delt via linker. Da ville du være i stand til å holde styr på dem.

Denne personen etiketten metoden vil ta noe initiativ, men det er verdt arbeidet. Opprette aksjen er en engangs problemfri. I det lange løp, er det mindre påtrengende til kontakter. Sluttresultatet er en organisert, fleksibel, visuelle system designet for å være enkel å administrere. Du har selv tilbakekallings evner. Andre funksjoner, som gruppe e-post, bør ikke være hemmet i det hele tatt. Brukere kan fortsatt se hvem som har tilgang til et dokument fra deleknappen. Anmeldelser